信息技術對高校檔案工作管理的影響

段曉芳

（河北日報報業集團，河北 石家莊 050013）

高校檔案工作面臨著新的挑戰，同時也迎來了新的發展機遇。為使高校檔案工作與高等教育同步發展，運用網絡媒體等新技術完善檔案管理工作，提升檔案管理水平。檔案信息化建設勢在必行。從而使高校檔案工作更好地為高校教學、科研及師生和社會服務。

一、信息技術擴展了檔案管理功能

隨著計算機技術、通訊技術和網絡技術在高校檔案管理工作中的應用日趨廣泛，不僅優化了檔案管理的傳統功能，而且催生了檔案管理的新功能。

（一）檔案管理工作兼具檔案信息的轉送功能

高校辦公自動化和電子政務的推行，伴生了大量電子檔案信息。大量文件經過數字化后，被錄入計算機，由檔案員對其進行分類、價值鑒定和著錄標引等，同時標注文件的主要特征信息以備檢索。文件在有關部門流轉完畢后，經檔案館進行鑒定、篩選，轉入檔案管理系統，或以磁盤、光盤等存儲實體入庫保管。隨著電子檔案數量的增加，高校檔案館逐步演變成信息管理中心。它可通過網絡滿足不同使用者的需要，使檔案資源得到充分而有效的共享。這樣，高校檔案館就又成了檔案信息資源交換中心，進一步凸顯了樞紐功能。

（二）檔案管理工作在宣傳教育方面支撐功能更為突出

高校檔案記錄了高校歷史及學校的發展軌跡，貯存著大量珍貴的原始信息。它包含了教學、管理、科研等諸多方面的內容，反映了各職能部門、教師、學生等不同層面的活動，包括研究報告、調查采訪錄、研討會發言、筆記、項目計劃報告和政策方針等；擴大了人際交流的范圍，提供了更多直接交流的機會。學校還可以通過檔案信息的原始呈獻，發揮宣傳教育服務功能，展出檔案實物，編纂出版史料匯編，舉辦專題講座、知識競賽等等。此外，可將檔案信息的教育功能拓展到培養人才和科研活動中，直接為師生員工提供服務。比如：為科研課題研究、產品研發、學術論文撰寫提供相關檔案情報資料條目和系統查詢，向廣大師生發布教學、科研成果信息，提供與高等教育相關的網上信息查詢服務等等。主動挖掘館藏檔案中體現特色的信息，有針對性的加工整合，可強化發揮檔案的宣傳教育功能。

二、信息技術豐富了檔案管理的形式和內容

（一）檔案的收存形式范圍更為多樣

高校檔案館的首要功能是收集在學校工作中具有保存價值的紙質檔案。隨著網絡信息技術的出現，各高校陸續建立起校園網，以紙質檔案為主的存檔格局已被磁盤、光盤、縮微膠片等其他檔案載體所打破，收集范圍進一步擴大，而且增設了數據庫，擴展了專題庫。為多方面滿足學校教學工作，提高服務能力奠定了基礎。

（二）檔案服務功能更為人性化

服務功能是檔案生存和發展的基石，利用好網絡信息實現資源共享，多方面多角度顯現給利用者，是網絡信息技術賦予檔案服務工作的新功能。網絡技術對檔案管理工作的進一步滲透拓展了檔案管理工作的人性化服務空間。查閱者對信息的需求己由單一性向綜合性方向發展，用戶希望能一次性獲得關于某一主題的目錄、論文、照片、圖像、聲音等全面的信息。往往無從下手，知識的多樣性、無序性和人們的精力、時間的有限性形成尖銳的矛盾。因此在服務方法、服務質量方面可對檔案查閱者進行心理分析，根據查閱者的不同需求設計不同的查閱模式或個性化檔案服務功能。具體來講，可以采用以用戶為中心增設用戶名，開展在線咨詢服務，增設專業提檔及資料備份服務功能；對一些專業性較強的學科或邊緣學科，可以增設針對性強的參考咨詢工作，在檔案館和各對口服務單位之間建設一個動態的信息交換服務平臺，為促進教學、科研工作發揮信息導航作用。

三、信息技術對檔案管理工作者素質提出了更高要求

雖然高校檔案館員學歷水平較高，能夠熟練操作計算機、懂得網絡知識且具備對文獻進行深加工能力的復合型人才并不多。因此，檔案館員必須轉變觀念，提升素質，為增強檔案管理的服務功能尊定人才基礎。

（一）應具備的多種能力

高校檔案館員首先要具備來自各方面資源的評估和收集能力，對信息進行分析選擇、評價篩選、加工應用，才能準確服務于利用者。其次要具備強烈的競爭和信息意識，多角度、全方位幫助用戶獲取正確的信息。此外在信息化的當下要能熟練掌握相關的信息技術。如：計算機日常操作、系統開發與維護、快捷查詢等。只有具備扎實的基礎知識、廣博的知識，才能成為一種復合型人才。

（二）提高館員素質的途徑

根據實際情況適時開展崗位培訓、專業進修是提高館員素質的重要途徑。有計劃地針對與工作相關的專題，進行不同專業不同層次的培訓，使全體館員都有更新知識、拓寬視野和提高技能的機會。在平時的工作中要善于總結，加強橫向聯系，以適應數字化檔案管理的發展需要。參加各種有一定深度和廣度的學術活動，進行學術交流且舉辦各種學術研討會，能有力促使館員的理論知識與實踐經驗相結合。同時要加強與其它館合作，請專家、學者作學術報告，以了解國內外高校檔案管理的新動態，從而收到拓寬知識面，促進提高館員業務水平的效果。

（三）針對薄弱環節采取有效手段

在合理安排人才、加強崗位培訓和開展繼續教育的同時，還應針對館內的不足，結合高校檔案館的發展趨勢，積極引進專業人才。對一些基礎好、素質高、接受新技術能力強的館員，開展一些啟發式培訓，培養他們的自學能力、研究能力、創新能力，使他們能及掌握檔案管理的發展動向，逐步成為高校檔案管理界科研與現代化技術應用的高級專業人才。

總之，高校檔案工作是學校事業發展的一個重要基礎。在信息時代高校快速發展大力提高教學質量和辦學水平的形勢下，使高校檔案工作更好地為教學、科研和各項管理工作服務，實現檔案管理的創新化、科學化，是擺在高校檔案管理人員面前的一項重要任務。因此，高校檔案工作者應該與時俱進、銳意進取，努力提高自身素質、拓展檔案管理知識，積極主動地服務于高校和社會，開創高校檔案館工作的新局面。