人事檔案的重要性及管理中存在的問題

劉晨光 宋 楊韓英軍

(華北煤炭醫學院人事處,①學院辦公室 河北唐山 063000)

人事檔案的重要性及管理中存在的問題

劉晨光 宋 楊①韓英軍

(華北煤炭醫學院人事處,①學院辦公室 河北唐山 063000)

干部人事檔案 管理 作用 問題與對策

人事檔案是檔案學的一個重要分支,它是個人在社會實踐活動中形成的,以個人為單元,按歸檔制度整理、保管,以備查考的信息載體是全面考察、了解和正確評價員工能力和業績的重要依據。人事檔案記錄著干部個人成長的“軌跡”,是最可靠的固化記錄物,最具有權威性和憑證性。本文闡述了干部人事檔案的管理模式,通過探討人事檔案對干部本人及其所在單位的作用,分析了檔案材料的完備與否對員工個人的影響,進而結合工作實際,對當前干部檔案管理工作中存在的問題進行了深入剖析并在此基礎上提出了切實可行的建議。

1 干部人事檔案的形成

中國現代人事檔案制度成型、推廣于 1949年以后。在幾十年的時間里,人事檔案在諸多方面發揮了重要作用。人事檔案是一個人生平經歷的記載,也是用人單位給予個人的種種記載。目前我國人事檔案主要載體是 16K檔案紙,經過裝訂形成一本有封皮、目錄、內容的一冊個人人事檔案。在人事檔案管理過程中,干部無法接觸到自己的檔案,個人人事檔案雖然歸個人所有,但是干部本人不能翻閱自己的檔案,人事檔案只能由人事部門和組織部門查閱。近年來,人事檔案管理模式由單一的組織人事部門集中統一管理模式逐步發展到多元化管理模式。一般中國公民的檔案最先是由初中畢業學校發送到高中的,由高中再轉到大學,然后再轉至工作單位或人才交流中心。一般來講,比較大的行政、企業、事業單位有人事管理權,可以由組織部門或人事部門保管人事檔案,這些單位存放檔案一般是免費的。現在更普遍的做法是交由人才交流中心代管,這樣方便流動和管理,但要收取一定的費用。由此可見,根據人事檔案檔案歸口管理部門的不同,干部檔案有組織部門管理模式、人事部門管理模式、人才中心代管理模式。

2 干部人事檔案的作用

人事檔案既是人事管理的查考憑據,又是維護個人權益的法律依據。人事檔案的基本價值是其憑證和參考作用。其中,憑證作用是其區別于其他材料的根本特征。隨著社會的發展,個人人事檔案的作用似乎弱化了,“單位電子檔案”、“人檔分離”已經逐漸成為了社會的主流。但是紙質的個人人事檔案還是有其重要的作用,由于每個人只有一本份人人事檔案,其不可替代性具有很強的現實意義。

2.1 干部檔案對個人的作用 現階段,在檔案的憑證、參考等諸多作用中,普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實性、原始性,具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用,所以它有極強的法律效益。它不僅為領導決策、教學、科研和管理等工作服務,同時也為干部的切身利益服務,可以毫不夸張地說,沒有人事檔案,個人權益就無從得到保障。每個人都在以自己的實踐活動譜寫著自己的歷史,同時將其轉化為文字在檔案中不斷補充、不斷添入新內容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發揮著重要的作用。對于個人來說,無論是工作調動、工資調整、職稱評審、出國政審、勞動保險、加入黨團組織以及離退休手續的辦理、各項證明的出具等手續都是以檔案材料的審核為重要依據。按照國家相關規定,凡在各級政府人事部門、人才交流中心等機構保留人事關系及檔案的人員,檔案管理部門將保障其合法權益,并為其出具各類基于檔案材料的相關法律證明以保障其合法權益和政治待遇。如果違反規定把人事檔案放到其他部門、機構或個人持有,各級人事部門將不承認其原有身份,這樣必然損害其自身利益,使其應享受的上述待遇得不到應有保障。例如,沒有人事檔案在失業后將無法領取失業救濟金,辦理社會保險也成難題;單位公派出國,沒有檔案就無法進行出國政審;結婚生子,沒有檔案開不成相關證明;遺產繼承,沒有檔案就無法證實親屬關系,繼而無法順利完成公正證明;沒有檔案,符合國家照顧政策人員也無法享受國家的優惠政策。此外,一些特殊行業的從業人員還需要檔案的管理和約束,如律師、醫生等,從事這些行業的人員很看重檔案,因為這些行業沒有檔案不準進入。既然有此規定,說明這些行業有其特殊性,人事檔案制度也是規范這些從業人員相對有效的措施之一。

2.2 檔案對用人單位的作用 個人檔案體現了干部本人的基本信息、社會關系、培訓經歷、學習經歷和工作經歷等等,為用人單位能人盡其才提供了可靠的依據。檔案是歷史的真實記錄,通過利用檔案,可以清楚地了解員工過去的工作軌跡、總結經驗教訓,為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。人才是單位的靈魂,用人單位為了做到知人善任、選賢舉能,將盡可能的全面、準確的了解員工,通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。尤其會將檔案中的學業成績及思想表現情況作為接收畢業生的重要依據。而在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總,歸入本人檔案,作為考核依據。因此用人單位在人事任免、考核時,都經常要用到員工人事檔案,考察其德、能、勤、績等情況,從而全面準確地了解個人的情況,對人力資源的正確選拔和使用起到了重要參考作用。

3 個人人事檔案管理中存在的問題及其對策

3.1 存在的問題 在每年整理新引進人員人事檔案時,筆者都會發現這些檔案材料或多或少都存在一些問題,例如,檔案填寫不規范、手續不全、內容不實、部分重要材料遺失、缺損等等。具體表現在以下幾個方面。

3.1.1 內容不真實。為數不少的人事檔案材料內容前后不一致,且錯誤較多。如人名用字不規范。同音不同字的隨意填寫,有的名字前后填寫顛倒,不知哪個是現在用的真實名字。出生年月前后不一致,甚至出現多個年齡,有的因入伍、入團、結婚等個人需要隨意改大或改小,參加工作時間前后不一,無任何依據材料。有的學歷填寫不真實,學習經歷前后填寫不一致。有些材料隨意涂改,致使檔案材料失去了它的真實性。造成用人單位確認個人關鍵信息錯誤,不但給人事檔案管理工作造成諸多不便,同時對干部本人也可能會帶來無法彌補的損失,導致無法出具各種人事證明,影響本人切身利益。造成檔案失真的原因有兩方面:①干部本人因功利因素而有意摻假。②因疏忽筆誤或因時間久遠記不清楚導致填寫錯誤。

3.1.2 字跡不規范、手續不完整。材料不規范問題具有普遍性,材料規格設置存在隨意性,紙張、字體不符合要求,缺公章、少簽字、字跡不合規定的材料普遍存在,檔案材料字跡有圓珠筆的、有純藍墨水的等等。這些不合格的檔案材料增加了檔案管理的難度。

3.1.3 材料缺失、毀損。要發揮人事檔案的作用,材料必須齊全,必須能全方位反映一個人的全部歷史。由于人事檔案材料特別是反映個人能力、業績、獎懲等情況的材料最初多是分散形成于各個部門,各部門因缺少歸檔意識或受本位因素影響,不愿意將手中的檔案交給收集者,這樣時間長了就會造成歸檔材料遺失、缺損等情況。大量有價值的反映人“能、績”等方面的材料,分散在各個部門或者個人手中。這不僅破壞了人事檔案的整體性,而且大大降低了綜合利用檔案的價值。檔案管理的地區差異也是造成檔案材料缺失的重要原因之一。尤其是大量引進碩士生、博士生的單位,由于有些省份的研究生培養機制的差異,造成研究生檔案材料的不統一,甚至會出現有些關鍵表格的缺失,比如有些院校不提供研究生的答辯材料,這會影響到這些干部員工將來的繼續深造的機會。畢業生就業時未及時辦理檔案轉移或托管手續,是造成檔案丟失的最主要原因。到行政、事業單位和國有企業工作的,檔案一般會隨之轉到單位。而非公有制企業工作的畢業生應當委托就業部門進行檔案托管,否則檔案就仍保存在學校,或寄回到省大中專畢業生就業服務機構,還有的寄回戶籍所在地。隨著畢業生就業方式越來越靈活,檔案管理也呈現多樣性和復雜性,許多畢業生對檔案不重視或不加過問,等到需要檔案時,卻不知所蹤,或者因檔案空置多年,內容沒有及時更新和補充,許多空白的履歷已無法補救,造成許多不必要的麻煩。例如,許多畢業生無檔案或將檔案存入街道,會導致干部身份丟失。所謂干部身份是高校畢業生,在見習期滿一年時,通過轉正定級手續后獲得的身份。目前,進入部分事業單位或將戶口遷入北京、上海等大中型城市都需采用干部調動的方式才能實現。干部身份的丟失無疑給其求職路中人為地設置了不必要的障礙。

3.2 人事檔案管理的對策與思考 干部人事檔案管理工作處于改革、開放、發展的新時期,面臨著人事檔案管理出現的新特點和各種制度改革所帶來的新問題,這就需要檔案工作者應勤于思考,不斷發現新問題并積極探索解決問題的新方法、新思路。

3.2.1 通過宣傳和培訓,提高干部員工檔案意識。造成檔案不規范、殘次不全甚至丟失的最重要原因是員工本人對人事檔案沒有給予足夠的重視,個人檔案歸檔意識淡薄。作為人事檔案管理部門,應當通過多種形式對檔案重要性進行宣傳教育,從思想上提高員工對檔案重要性的認識,養成及時歸檔和規范檔案行為的良好習慣,統一用紙,字體、字跡應規范,并堅決避免檔案造假行為;高校的畢業生就業指導部門也應擔負起相應的培訓責任,使馬上走上工作崗位的畢業生們對于人事檔案的流轉、管理等知識有一個明確、清醒的認識。剛剛進入工作崗位的畢業生們,應當主動到人事部門確認一下自己的檔案材料是否完備,如果有缺失的材料應及時補齊,并謹防因未進行托管而造成人事檔案丟失。促使人事檔案工作良性發展。

3.2.2 加強檔案材料的收集工作,確保歸檔材料的完整、可靠。建立健全材料收集工作的協調機制,加強與相關部門的溝通,保證相關材料形成部門歸檔途徑暢通,做到不積壓、不丟失、準確無誤。采取“重點收集與普通收集相結合”、“集中收集和經常性收集相結合”、“上門收集”等方式,及時追補和不斷補充新的資料,力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時應嚴格把關,對于內容不實的材料堅決不予歸檔。保證檔案材料形成規范真實、收集齊全、歸檔及時。

3.2.3 加快檔案的規范化、現代化建設。規范人事檔案的內容、分類、檔案用品標準,對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求,將側重點放在反映干部員工工作能力、工作業績等檔案材料上;檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關,從紙張規格到字體都要嚴格要求,拒收不規范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料,提高人們規范檔案行為的認識,養成規范檔案行為的良好習慣;進一步落實人事檔案的相關管理制度,在查閱、流轉等各個工作環節中,嚴格按規章和程序辦理,做好簽收、登記工作,不允許本人自行查閱檔案,檔案在轉遞時必須密封,加蓋騎縫章并嚴格按照規定途徑轉遞,以免檔案在轉遞過程中失真。利用計算機、網絡技術,采用科學方法和技術收集、整理、利用人事檔案材料,完善干部人事檔案管理系統。通過掃描儀把利用頻率高,易磨損的檔案材料傳輸到計算機中。實現管理的信息化和現代化,提高檔案管理和利用效率,實現人事檔案信息價值,為決策層提供有力信息支持。

綜上所述,就國家而言,搞好人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置、合理使用,保證人才隊伍素質的重要措施;就用人單位而言,認真審閱擬接收人員檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據;就人員自身而言,人事檔案能全面地反映一個人的德、能、勤、績的情況,將伴隨人一生。人事檔案在現階段和將來相當長的一段時期,將起到全方位、多元化的立體作用,而非作用越來越小。人事檔案對國家、單位和個人都有不可替代的作用,并不是可以隨便丟棄的“身外之物”。各級部門應充分認識到檔案管理工作的重要性,提高干部人事檔案現代化管理水平,為選拔、培養、任用干部提供可供參考的依據。

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(2009-12-15 收稿)(陳 遷 編輯)

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1008-6633(2010)03-421-03