論企業情報渠道的建立

廣東工業大學華立學院圖書館

〔廣東省廣州市 450001〕

齊鐵臣*

一、企業情報渠道

隨著市場競爭的進一步加劇,對企業來說培養自己的核心競爭力顯得越來越重要。在一個逐漸成熟的市場里,所有企業都處于相同的經濟環境里,核心競爭力的競爭體現在對資金、原材料、人才、技術、市場等資源的爭奪上,而這些資源又是企業能夠持續經營的根本。在爭奪資源的過程中,情報越來越引起廣大企業家的重視。據報道,世界500強企業都有自己的情報機構[1]。但是,在國內對情報工作比較重視的企業卻比較少,無論在情報搜集、情報加工、情報管理,還是在情報應用上,都與國外企業存在著很大的差距。因此,在經濟全球化趨勢日益明顯、國際市場競爭異常激烈的情況下,要想保持企業自身強有力的核心競爭力,我國企業必須加強對情報工作的重視,而建立穩定、可靠的企業情報渠道是所有情報工作的基礎。

二、企業情報渠道的特點

企業情報渠道和政治情報渠道、軍事情報渠道有一定的相同之處,比如不易獲得、情報時效性強等,同時它也有自己獨有的特點。

(一)多種媒介交流并存

由于企業的發展階段、地理位置、所屬行業、所屬經濟環境等具體因素的不同,各個企業都會采用比較適合自己的情報渠道。在經濟比較發達的地區,咨詢公司會成為企業的良好情報渠道;而在經濟落后地區,政府相關部門就會成為當地企業的情報渠道。同時,根據自身的條件,各個企業也會采用不同的交流媒介。大型企業通常會有比較固定、正規的情報渠道,中小企業卻采用松散、非正式的合作方式。在企業內部,不同級別、不同部門也會采用不同的情報交流形式。生產部門用的比較多的是上下級之間口頭的情報交流,研發部門則比較多地直接面對專業資料機構,采用網絡、電話、傳真、樣本等交流形式。

(二)內外并用,綜合運用[2]

企業在實際操作中往往是同時應用多個情報渠道,集中各方面資源為我所用。在高度重視企業外部情報資源的同時,企業也必須注重內部情報資源的開發。往往一個來自企業高層正確而及時的決策是綜合外部各方面情報資源,在企業內部實際情況的基礎上,經過多方面論證得出來的。

(三)對情報人員素質要求較高

情報是對信息的高度提煉,是集中化了的知識,因此企業情報從業人員必須擁有全面的個人素質和完善的知識結構。對于同一條情報,不同的人對它考慮的出發點不同,得出的結論也不一樣,直接影響著決策質量。從這一點講,企業情報人員必須是接受過高等教育、擁有完善的知識結構。同時,考慮到企業情報的不易獲得性,情報人員也必須擁有比較高的“情商”,能夠很快適應各種突然的場合,能夠和各種人士打交道。另外,要想成為一名優秀的情報人員,還必須具備一定的戰略眼光和管理經驗。總之,必須是技能全面的高素質人才,才能幫助企業建立可靠的情報渠道。

(四)企業情報渠道并不神秘

提到情報,人們立刻聯想到的是軍事情報、“間諜”等概念,這一類情報渠道是秘密的,通過一般手段是不可能獲得的,也是一般人不能做到的。但是,企業情報并非如此,企業情報絕大部分是通過公開途徑、利用合法手段獲得的。美國海軍高級情報分析員艾利斯·扎卡利亞曾經指出:“情報的95%來自公開資料,僅1%來自機密資料。”[3]軍事類的情報尚且如此,那么企業情報的獲得更是來自于公開渠道。只是這個情報渠道的建立是一個長期的過程,必須有專門的人員來努力開發、長期維護。

三、建立企業情報渠道必須遵循的原則

考慮到企業情報對企業經營決策的重大意義,也是由于建立企業情報渠道需要很大的經濟投入,因此企業建立情報渠道要做好規劃,從長遠考慮,使情報渠道能夠適合企業可持續發展的需要。簡單說來,企業建立情報渠道應該遵循以下幾條原則。

(一)連續性

建立企業情報渠道需要動用大量企業資源,也需要各個部門相互配合,有時候也需要借助外部力量的支持與合作。因此,企業要想擁有自己穩定而且可靠的情報渠道,就必須提前準備,做好長期經營的規劃。情報資源具有很大的特殊性,不同于其他資源。合作伙伴在交換情報時會反復考慮所交換情報的價值和用途,給對方帶來什么收益,是否能對自己構成威脅。由于這種心態的存在,企業之間情報渠道的建立受到了阻礙。只有相互之間表達出在情報工作合作的誠意才能有所進展。因此,建立企業情報渠道需要企業連續不斷地投入和持續經營。

(二)價值性

企業情報最根本的作用是能夠為企業管理人員提供決策依據,以提高企業決策的質量。現在的市場上充斥著各種各樣的信息,要想在浩如煙海的信息海洋中找到對企業有用的情報,并非一件易事。所以,企業在開始建立情報渠道時必須反復判斷這條準渠道目前和將來的價值——它能否可以給企業提供可靠的情報資源。一條可靠而穩定的情報渠道,能夠使企業走上快速發展的道路,甚至使企業起死回生;否則,一條沒有利用價值或者價值不大的渠道,不僅會浪費掉企業大量的資源投入,而且會誤導管理者做出錯誤的決策,結果使企業遭受了巨大地損失。

(三)準確性

企業情報的價值體現在它的準確性上,只有準確而且客觀的情報才能為企業管理者帶來決策幫助。能否提供準確的情報是衡量一條情報渠道有無價值的重要標準。尤其在涉及到一些內容需要定量描述的情報時,準確就是企業情報的靈魂。一些內容需要定性描述的情報,也必須要求詳細、全面。在建立企業情報渠道時,該渠道能否提供準確的情報,是企業情報工作人員必須遵循的一條重要原則。

(四)適用性

無論是在企業外部還是在內部,各種信息良莠不齊,讓情報人員很是頭疼。尤其信息提煉而來的情報,雖然在數量上很大,但是質量就不能全部保證了。企業沒有必要收集到所有的情報,只需要獲得自己所需要的、能夠幫助決策的情報就可以了。因此,企業在建立情報渠道時,一定要從企業實際情況出發,因地制宜、因時制宜,建立適合自己需要的情報渠道。

(五)目標性

由于建立企業情報是一個長期、系統的工程,對企業有著非比尋常的意義,一旦失敗,難以重新開始,再加上資金、人員等各方面資源的投入,這項工程不能允許失敗。所以,在開始之前,做好科學的規劃,明確該項情報工作的目標是很重要的。一個明確而實際的目標,不僅可以引導情報工作人員朝正確的方向努力工作,同時也為所有情報相關工作人員提供了一個美好的愿景,也就形成了積極向上的工作氛圍。

(六)經濟性

任何一個項目都要控制成本,建立企業情報渠道也不例外。因為,建立情報渠道是一項高投入的活動。比如,想要得到一些非公開的情報,必須通過非正式渠道才能成功,這個時候不僅要達到目的,情報人員還要努力控制相關活動的費用。在項目開始前的項目規劃中,可通過財務預算盡量準確地控制相關的費用。一旦控制了成本,也就體現出有利于企業情報渠道的巨大收益。

四、企業情報渠道的幾種常見形式

企業要建立自己的情報渠道,必須要有一定的基礎,通常是較大型企業才有這樣的條件。首先,企業的信息化工作必須達到一定的水平,能夠利用先進的信息技術來開發利用各種信息資源。其次,必須有相關的情報工作人員。除了設置 CIO這樣一個職位以外,必須有情報專員來專門負責企業情報工作,建立自己的情報數據庫。還要給予情報部門充足的資源和足夠的條件,來建立一個以企業情報部門為中心的良好的公共關系網絡。

(一)建立內部情報通道

建立企業內部情報通道主要是針對企業內部情報而做出的對策。企業內部的情報工作是企業情報工作最主要的部分,只有在完全掌握內部情報的基礎上,外部情報才能發揮作用。一個企業,不論大小都有固定的幾個部門組成,各個部門之間、上下級之間的信息流通必須保持通暢,否則就會影響企業的正常運轉。尤其在發生重大危機的時候,如果相關負責人不能及時掌握詳細的實際情況,不能及時做出對策,后果將難以想象。企業內部的情報主要包括以下幾種:經營管理情報、生產技術情報、產品情報、銷售情報、人力資源情報等。這些日常情報雖然很瑣碎,但是能夠從中總結出對管理者有用的情報來。比如,連續幾周某區域銷售業績下滑,是不是該區域出現了新的競爭對手;某一型號產品多次出現質量問題,到底是什么原因造成的。要想了解企業全部內部情報,必須建立一套完善的情報傳遞制度,使得“上情下達,下情上達”[4]。這套制度包括:某一個部門出現了問題應該找哪個領導解決,最終由誰可以做出決策;在緊急情況下,哪個級別的領導可以臨時決定;等等內容。另外,在平行部門之間有什么問題或者突然情況也必須相互說明、相互之間信息資源必須共享,保持情報網狀的傳輸渠道。

(二)借用“外腦”,擁有穩定的顧問合作伙伴

最近十幾年,咨詢業在我國蓬勃發展起來,尤其是在經濟比較發達的東南沿海地區。咨詢公司和咨詢從業人員主要的服務對象是企業。當企業面臨一些難以解決的問題時,咨詢公司會利用自己優秀的人力資本和經驗優勢,針對企業的實際情況,雙方共同制定出解決方案。在長期經驗積累的基礎上,一些咨詢公司的實力迅速得到了提升,集中了一大批在各個領域都造詣頗高的專家。這些專家經驗豐富,理論功底深厚,知識結構完善,同時也熟知各個行業的基本情況和發展趨勢。在和企業的相互交流中,這些咨詢公司和咨詢從業人員當之無愧地成為了廣大企業的“外腦”。因此,企業可以和適合自己的咨詢公司保持恰當的合作關系,當自己有哪一方面的情報需求時,求助于咨詢公司是一個很好的渠道。企業也可以把本行業或者本地區的知名專家、學者聘任為自己的長期顧問,這樣“外腦”就更加熟悉企業的實際情況,甚至可以當作“內腦”使用。“外腦”還包括一些科技情報機構。這些機構可以提供某一領域以往絕大部分歷史資料和最新的情報,而且非常全面、權威。如果企業需要這些文獻資料的話,可以利用這條正式情報渠道。

(三)政府相關部門

隨著我國“以經濟建設為中心”政策的引導,地方政府都非常重視當地的經濟發展,當地企業的發展都受到了當地政府的關注和支持。同時政府相關部門也千方百計地為企業提供各種服務,創造企業發展的條件。在當地政府的支持下,一些商品展銷會、技術交流大會、商品博覽會、商品交易會層出不窮,為廣大企業提供了采購、尋找客戶、引進技術的豐富情報。如果企業能夠和政府相關部門保持溝通,經常參與國內甚至國外的此類活動,這方面的情報必然會使企業受益頗多。同時,和政府相關部門保持良好地溝通,甚至可以提前知曉某一政策的頒布(畢竟有些情報是通過良好的人際關系獲得的),可以讓企業有提前準備的時間。當然,企業建立政府情報渠道必須遵守法律,不能違背“游戲規則”。

(四)善于利用行業協會的資源

我國國內市場存在著各個領域的行業組織。同一行業的多個企業為了尋找自己各自的發展空間,避免相互惡性競爭,就相互妥協組成了行業協會(當然也可能是在政府的倡議和要求下形成的)。行業協會匯聚了各個企業的相關資料,要想了解某個企業的基本資料,行業協會是一個很好的途徑。對自己主要競爭對手和供應商的持續關注,也可以讓企業能夠在第一時間內預測到將要發生的事情。企業和競爭對手之間不僅是競爭的關系,還有合作的關系。相互之間可能會共享部分信息資源,防范共同的“敵人”(潛在競爭者),這種合作的意愿使得企業會選擇同行、競爭對手這條情報渠道。

(五)客戶、消費者

顧客不僅是上帝,顧客也是企業的情報來源之一。對于企業來說,自己所提供的產品、服務和工程最終要由消費者和客戶來檢驗,客戶和消費者在企業面前是最有發言權的。有時他們的一言半語就能夠讓企業的產品水平和服務質量有很大地提高。有的企業任用大量的促銷員,不僅是為了提升銷售業績,也是為了得到消費者的反饋信息;讓客戶留下批評和建議,是為了讓企業有更進一步地提高。企業的客戶服務部門,就是利用客戶和消費者來取得相關情報的一個渠道。

五、結 束 語

企業情報渠道的建立是一個復雜而長期的過程,它不僅需要企業有持續的投入,同時也要求情報人員具備比較高的綜合素質。它要求企業根據自己的實際情況來建立自己的情報渠道,也要求情報從業人員能夠隨機應變地應用多種方(下轉第53頁)式來獲得自己所需要的情報。因此,企業情報渠道的建立需要情報從業人員在實際操作中繼續摸索和在理論上不斷創新。

[1]吳祚哲.長三角開始培養“企業情報”人員 [J].中國改革報,2007-06-05(1).

[2]蘇敬勤 ,蔡潔.企業情報交流中的組織障礙 [J].情報學刊,1992,(1):70～72.

[3]廖劍嵐.論企業的情報搜集[J].情報雜志,2001,20(6):45～46.

[4]馬費成.現代企業信息開發利用策略 [M].武漢:武漢大學出版社,1987:204～217.