淺析基層電大學生學籍檔案管理*

胡 有 紅

(浙江廣播電視大學 長興學院,浙江 長興 313100)

學籍是指一種學生屬于某學校的法律上的身份和資格。學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間的學習發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到的學識水平的信用憑證。[1]基層電大學生學籍檔案管理是電大教務管理工作的組成部分。它是依據有關政策、法規,采取科學的、規范的手段，對學生從入學到畢業整個學習過程的記載和管理。它包括學生接受教育、參加學習等各方面的表現，各個教學階段與教學環節的學習效果、質量考核的有效評價等?；鶎与姶髮W生學籍檔案既有獨立性，又與省級電大和中央電大有密切的聯系。它從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。由于電大采用學分制，學籍8年有效，再加上學生本人各方面的變化和管理人員的不定期變動等因素，在實際管理工作中會出現管理信息丟失和學生個人信息不全等各類問題。這些問題如果處理不當，可能會導致影響學生正常畢業、正常就業及將來的提拔重用等不良后果。

電大學生學籍檔案的形成時間跨度較大，尤其是到了幾十年后，學籍檔案對于研究電大教育史具有重要的參考價值。而學籍檔案不同于一般的歷史文物，具有記錄性和原始性的特點。隨著社會的發展，學籍檔案的利用率會不斷提高，與此同時，檔案的破損速度也會不斷加快。這樣就產生了學籍檔案“保存”與“利用”之間的矛盾。因此，重視基層電大學生學籍檔案管理質量，經常分析管理中出現的問題，研究科學對策，不僅關系到電大辦學的規范化、制度化問題，而且直接影響到電大辦學的質量和效益。

一、基層電大學生學籍檔案管理存在的問題

(一)重視程度不夠，管理力量單薄

在生源市場競爭日益激烈的宏觀辦學環境下，基層電大學校領導對招生工作非常重視，但是，對學生學籍檔案管理工作的重要性往往缺乏正確的認識。這個問題主要表現在：(1)為學生學籍檔案管理配備的管理人員以前并不從事學藉檔案管理工作，很少有高學歷,專業人才相當匱乏。(2)有些管理人員是領導的配偶和子女，有的甚至是校外聘用的臨時工。(3)由于學?？傮w編制較緊，所以往往還在管理人員的人數配備上打折扣，致使人員配備不足。就目前而言，有些基層電大甚至還沒有專職的學生學籍管理員。這樣，有的管理人員整天忙得團團轉，而有的管理人員工作得過且過、應付了事，缺乏學習專業知識的積極性，更談不上改革創新。

(二)學籍檔案的形成過程管理不嚴密

基層電大學生的學籍檔案形成過程有一個時間跨度。有些學校沒有形成從收集、整理、審查到歸檔的規范的管理程序，同時缺乏定期檢查、隨時反省、防患于未然的意識和機制。這個問題主要表現在：(1)填表不認真,項目填寫不完整，檔案材料信息不全面。(2)對學生的學習信息未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，漏登學分，甚至歸錯檔。(3)在檔案的管理和傳送過程中手續不規范。(4)不能落實定期核查學籍檔案的制度，等等。這樣必然會導致個別學生的個人檔案缺失，個別學生不能按時畢業，以至影響個別學生今后的發展。

(三)檔案保護意識淡薄，方法不科學

目前，電大學生學藉檔案管理多采用信息系統軟件、光盤等現代化手段，但卻存在新老系統銜接，光盤材料定期復制等工作不到位等情況，并由此導致學籍檔案材料內容殘缺，質量低下，可信度差等現象?；鶎与姶笊踔吝€存在畢業生學籍檔案散存于學生個人手中的現象，如有些基層電大的學生檔案讓學生個人填寫，常常出現涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息內容失實等問題，影響了檔案的原始性、真實性和完整性。檔案保護是一項非常細致的工作，每個管理人員都應該懂得，管理中的一個小小疏忽將會給學校、學生和社會帶來無法挽回的損失。

(四)檔案管理職責不明確，缺乏激勵機制

筆者在調查中發現，許多基層電大檔案管理沒有一個明確的檔案管理責任人，也沒有相應的獎罰措施，出問題了相互推托，界限不清。而對于檔案的質量、數量，工作人員往往是一片茫然。因此，工作人員的工作比較被動，缺乏改革創新的理念。

二、基層電大學生學籍檔案管理的對策

(一)加強學習，提高管理隊伍整體素質

從管理學的角度來講，學生學籍檔案管理也應該實行科學管理。在當代，由于設備的現代化、檔案種類及載體的多樣化，要求檔案管理水平不斷提高。教務處的主要分管領導及其檔案管理工作人員，要不斷學習和培訓，提高認識和技能?，F代檔案管理對管理人員在業務知識、科學技術知識、相關學科知識及管理水平和能力等多方面，都提出了新的更高的要求。檔案管理人員必須具有熱情負責的工作態度，嚴謹細致的工作作風；要認真學習檔案專業知識、檔案法規標準，熟練掌握計算機管理檔案的技能，包括檔案材料的計算機收集、分類、編排、歸檔、保護等多個環節的操作流程；還要學習外語知識，提高綜合素質。[2]同時，由于學籍管理的政策性強，管理隊伍一定要相對穩定。這樣才便于管理人員在自己的工作崗位上邊學習邊提高,熟悉業務的變化,不斷提高管理水平和保持管理工作的連續性。

(二)實現學籍檔案管理的數字化

電大是信息時代管理方法現代化的領跑者，是把計算機系統管理的最新數字化科研成果及其理論組織應用于學籍檔案管理的垂范者。檔案信息數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案組織成具有有序結構的檔案信息庫。電大學籍檔案可以用數字化技術進行檢索、統計和查閱，可與現代通信技術相結合，實現遠距離傳遞檔案信息。目前該技術已經成為電大學生學籍檔案管理的主要手段。但是，筆者在實踐中發現，系統運行中還經常會出現這樣和那樣的問題，因此需要我們對以往工作中的經驗教訓進行總結，以進一步提高工作效率，做到事半功倍。在實現管理手段現代化的同時，管理人員也要現代化。學籍檔案管理人員應該掌握計算機、光盤存貯、縮微技術及網絡技術等先進的管理手段，從經驗管理過渡到現代化管理。

(三)加強學籍檔案的形成過程管理

基層電大學生學籍檔案主要包括：(1)學生學籍記錄表；(2)新生入學登記表及各年級學生花名冊；(3)學生在籍注冊表；(4)學生學習成績表；(5)學生轉學、轉專業、休學、復學、退學等學籍變動情況登記表；(6)學生的獎懲文件及登記表；(7)修訂學籍管理條例的各種文件；(8)實習總結、畢業生論文；(9)學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；(10)畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根、畢業證書及畢業、結業情況等。面對如此繁雜的學籍檔案系統，必須規范收集、整理、審查、歸檔程序，完善中央、省和基層電大的多層次學籍檔案檢查制度，認真把好以下三個關，以確保學生學籍檔案的原始性、真實性和完整性。

1.把好入學審查關 必須對入學新生所持的畢業證書進行認證,防止弄虛作假、冒名頂替。對持假冒、無效證書的學生堅決給予辭退。同時，必須保證招生錄取數據的規范性、完整性和嚴肅性。

2.把好轉專業審查關 電大學生入學后,由于工作變動等原因，經常有學生提出轉專業的要求。在辦理審批手續時，我們應該對照轉專業的條件，嚴格執行有關的規定。

3.把好畢業發證審查關 在頒發畢業證以前，應該抱著對學生、學校和社會負責任的態度，認真做好畢業資格審查工作。根據培養規格，仔細審核每一個學生是否已修完教學計劃所規定的全部課程,學習成績、思想政治品德等是否已達到畢業的要求。

(四)完善激勵機制，促進檔案管理規范化

目標、事業、待遇、情感是學校檔案管理激勵機制的主要內容。其中目標因素包括學校目標和檔案管理人員個人目標，事業因素包括合理的崗位和對檔案管理勞動的尊重，待遇因素包括物質待遇和精神待遇，情感因素包括人本關懷與和諧的人際關系。以上各個內容都必須通過人的需要的實現而發揮作用。要通過引導和培訓，促使檔案管理人員積極參與職稱評審活動，讓他們為實現自身目標而奮斗。同時，學校必須完善有關的激勵機制，獎勤罰懶，為檔案管理人員創設一個良好的互幫互促的工作環境，以促進電大學生學籍檔案管理的規范化。

(五)開發利用學籍檔案信息資源，服務學生和社會

筆者認為，開發利用學籍檔案信息資源，有利于檔案真正為教學、科研及學生、社會服務。基層電大可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績記載表、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，最大限度地整合有關學生的分散或零星的信息資源，把它變成系統的、集中的、動態的檔案信息，并拓寬信息交流渠道，擴大信息的交流量，以方便師生、用人單位和社會有關部門通過計算機網絡檢索所需信息，獲得需要的學籍檔案材料，同時也能為學生就業、提拔、晉級、考評、轉正和晉升工資等提供正確有效的信息資源。

總之，在當代信息社會，網絡技術不斷提高，管理系統不斷升級換代，電大檔案管理工作面臨著全新的工作要求?；鶎与姶髮W生學籍檔案管理人員必須學習現代信息技術，更新管理理念，同時不斷提高自身的政治思想素質、職業道德素養，這樣才能使基層電大的檔案管理工作成為電大系統管理鏈中的一個合格環節。

參考文獻：

[1]-聶 娟.高校學籍管理制度建設研究[DB/OL].中國優秀碩士學位論文全文數據庫,2009-07-10.

[2]-趙雄輝,聶 娟.高等學校學籍管理制度建設原則探討[J].高等教育研究學報,2006,(3).