企業人力資源管理文書送達的問題研究與規范化

長期以來，我國法制建設和實踐上，普遍存在“重實體，輕程序”的觀念和做法。具體到勞動法制領域，顯著表現之一即為調整勞動關系運行的實體規則發達，而規范勞動關系雙方法律行為的程序規則極其薄弱，特別是《勞動合同法》施行后，對用人單位人力資源管理活動的書面化管理提出了更高的要求。因此，規范企業文書的送達行為，對企業能否開展合法化的人力資源管理活動意義重大。

規范的企業文書送達行為，是用人單位開展人力資源管理的基礎性工作，對用人單位依法管理職工和維護勞動關系雙方合法權益，保持和促進勞動關系和諧等具有重要意義。

以對職工做出處理決定(如行政處分、除名、解除勞動合同等)的文書送達為例，用人單位按照勞動法律法規或規章制度的規定，以合法合理的方式和程序將處理文書向職工送達，一方面可以從程序上保證企業對職工的處理行為發生效力;另一方面，作為事實記錄載體，也是職工啟動法律救濟程序維護自身合法權益的憑據。

文書送達過程中的問題

企業在文書送達上需要具體來研究以下六個問題:

第一，送達的形式。涉及的問題是口頭、電子還是書面(包括傳真)形式，直接關系到用人單位的人力資源管理文化和舉證能力強弱。首先，基于勞動關系的特點，在不同的階段過程中，用人單位的管理權力會存在由強到弱的動態變化。用人單位應當據此形成管理理念和相應舉措，選擇適用風險最小的送達形式。其次，應根據管理行為影響勞動者勞動關系履行的程度大小，選擇適用送達形式。對臨時性的、極其微觀性改變勞動者勞動條件的管理行為，可以采用口頭形式;重大影響勞動者勞動條件或者實質性影響勞動關系的，必須用書面形式;最后，與司法文書送達不同，企業人力資源管理文書送達一般不存在書面證明送達行為的送達回證。因此，如何證明送達行為和送達形式本身同樣重要。

第二，送達的方式。在勞動法律法規沒有做出特殊規定的情況下，用人單位人力資源管理文書送達方式應當符合《民事訴訟法》規定的司法送達方式。但基于勞動關系自我調整的私法屬性，有的送達方式顯然不適合企業人力資源管理文書送達。因此，企業人力資源管理文書送達方式只能在直接送達、郵寄送達和公告送達中合法選擇。從原勞動部的相關規定精神看，企業人力資源管理文書送達方式應當依次選擇直接送達、郵寄送達、公告送達，只有在前一種方式不具備條件的情況下，才能選擇后一種方式，否則會被認定為無效。特別是公告送達，適用的條件應當是相當嚴格的。

第三，送達的對象。在勞動關系正常運行中，基于勞動關系的人身屬性特征，企業人力資源管理文書送達對象顯然應當是勞動者本人。而在勞動合同履行出現障礙產生爭議或者解除(終止)勞動合同后，具體送達對象則需要進行具體研究。根據法律和相關司法解釋上關于直接送達的規定，一般情況下，受送達人本人不在的，可交其同住的成年家屬簽收;受送達人指定代受人的，可交代收人簽收;收送達人有授權代理人的，可以向授權代理人送達(書面明確表明其授權代理人無權接收的除外)。勞動者或者相關人員拒絕簽收的，用人單位應當重新選擇合法視同送達的送達方式，而不應采取有關人員現場證明的變相留置送達，否則會影響送達行為的法律評價從而引起實體法律風險。實踐中有些企業向勞動者的擔保人直接送達，顯然不符合法律規定。

第四，送達的日期。在企業人力資源管理文書送達活動中，直接送達和郵寄送達的日期往往比較容易確定，根據《民事訴訟法》規定，郵寄送達的，回執上注明的收件日期為送達日期。而公告送達由于實行的是推定送達制度，送達日期的具體確定受送達期限的限制。與法律對公告送達期限的一般性規定不同，勞動保障法規政策對送達期限進行了特殊性規定。根據勞辦發〔1995〕179號的規定，企業人力資源管理文書自發出公告之日起三十日，即視為送達。而根據法律和司法解釋的規定，一般司法文書公告送達期限為六十日，而涉及涉外司法文書送達時則為三個月。當然何時開始送達，企業則應當遵循合法性和合理性原則。

第五，“視同”送達行為。在勞動保障法規政策層面上，“視同”行為和制度比較發達。鑒于勞動合同履行的不安定性特征顯著，企業和勞動者均系非公權力主體，文書“視為”送達制度應當更有用武之地。參考《民事訴訟法》和最高院司法解釋的規定，應當建立和承認勞動關系雙方文書送達中的“視同”送達制度，分別在郵寄送達和公告送達中予以適用。當前，在企業文書送達采取郵寄送達比較普遍的情況下，從平衡勞動關系雙方利益和程序義務出發，可以考慮下列情形為合法的企業文書“視同”送達行為:一是勞動者未在文書或者送達回證上簽收，但在郵件回執上簽收的;二是勞動者向企業提及了所送達文書的實體內容或者程序義務;三是勞動者已經按照所送達文書的實體內容或者履行了規定的程序義務;四是有確鑿的證據能確認已經送達的情形。反之，勞動者送達文書亦然。當然，還要從反向規定特殊情形下，視為未送達。

第六，送達行為所涉及的法律效力。企業人力資源管理文書送達后，開始產生推定的法律效力，對勞動者產生了約束力，勞動關系運行中的勞動條件或者勞動關系本身出現變化，影響勞動者權益而尋求法定法律救濟程序的時效也開始計算，比如勞動爭議仲裁時效。實踐中爭議較大的是企業送達方式不規范而影響其人力資源管理行為的法律效力問題，如能直接送達或者郵寄送達，卻采用公告送達;沒有仔細核實受送達人詳細地址的情況下用一般掛號信的形式進行郵寄送達;缺乏能證明完成送達行為的規范化憑證等等。

規范企業文書送達

為了使企業人力資源管理行為產生法律效力，構建和發展和諧勞動關系，有必要對企業人力資源管理文書送達行為加以規范。

第一，合理選擇送達形式。根據《勞動合同法》等實體法律法規的規定和人力資源管理行為對勞動關系影響程度大小，選擇恰當的送達形式。例如，根據《勞動合同法》第40條的規定，企業在法定條件下可以提前三十日非過失性解除勞動者勞動合同，其必須使用書面形式送達。參考最高院司法解釋的規定，企業可以通過傳真、電子郵件等能夠確認收悉的其他適當方式向受送達勞動者送達文書。因此，在選擇形式上，企業應遵循“書面形式為主、電子形式為輔、慎用口頭形式”的原則。

第二，正確選擇送達方式。優先選擇直接送達，即企業應在全面詳細掌握勞動者信息的條件下，將管理文書直接交給受送達勞動者本人;本人不在的，交其同住成年親屬簽收。直接送達是企業向職工送達處理文書的基本原則，凡是能夠直接送達的，都應當采用直接送達的方式。在直接送達管理文書有困難的情況下，企業才能選擇郵寄送達，郵寄送達應當根據前述“視同”送達制度規定操作和《最高人民法院關于以法院專遞方式郵寄送達民事訴訟文書的若干規定》的規定精神辦理。當勞動者下落不明或者用直接送達、郵寄送達方式無法送達的情況下，企業方可公告送達，公告送達應根據《民事訴訟法》和最高人民法院相關司法解釋的規定精神辦理。首先，企業需要有相應的證據加以證明受送達勞動者下落不明或用其他送達方式無法送達的情況存在;其次，企業公告必須做到覆蓋面廣，起碼能夠覆蓋到受送達勞動者的經常居住地，在有一定影響力的報紙上進行;最后，要嚴格區分下落不明和暫(臨)時找不到人的情況，決定是否適用公告送達。另外，考慮到勞動關系中企業屬于私權利主體及勞辦發〔1995〕179號文件的規定，企業人力資源管理文書送達不應當適用留置送達方式。

第三，加強基礎制度管理。在勞動關系運行中，企業要切實加強用工管理力度，全面準確知悉勞動者信息，在此基礎上，可以考慮在勞動關系進口時，要求勞動者填寫專門的文書送達地址確認書。也可以在簽訂的勞動合同中明確約定，勞動者基礎信息變化的及時通知義務，保證企業人力資源管理活動有效進行。當然，在勞動關系正常履行過程中，在依法制定和生效的企業規章制度中規定，勞動者履行簽收文書的義務也應當是合法合理的。同時，涉及需要政府公共服務經辦機構或者管理監督機構知悉和備案的人力資源管理活動，企業應及時配備報送相關文書，以有力支持企業與勞動者之間的文書送達行為產生法律效果。

第四，科學合法設置送達文書內容。不管是直接送達還是郵寄送達，為保證法律效力，企業應當借鑒司法文書送達設計送達回執以證明送達行為，保證送達回證內容濃縮送達文書的基本內容，達到相互印證。而對公告送達而言，企業在將文書通過媒體登報等形式進行公告時，內容一定要齊全，要求一定要明確，要載明公告的對象(即受送達勞動者)、原因、目的(即人力資源管理決定)、生效日期、對受送達勞動者的要求以及可能產生的后果等。

第五，依法確定送達日期，有效開展人力資源管理活動。企業需要根據不同的送達方式確定文書送達日期，例如公告送達的，則必須經過三十日后才能生效。同時，有證據能證明確認的送達日期。企業人力資源管理文書過送達日期后，開始產生推定的法律效力，對勞動關系雙方均產生了約束力，企業據此可以實施人力資源管理行為的后續措施，如變更勞動條件、出具解除或者終止勞動關系證明書等等，而勞動者則可以開始尋求法律程序上的救濟行為，如申請勞動爭議仲裁、提起訴訟等等。

第六，密切關注地方性法規政策的變化。例如，最近《浙江省高級人民法院民事審判第一庭關于審理勞動爭議案件若干問題的意見(試行)》的相關規定在一定程度上修正了對企業文書送達行為的傳統司法態度。再如，《上海高院關于適用〈勞動合同法〉若干問題的意見》的第三點規定從實體上免除了用人單位合法變更勞動合同所應當履行的文書送達程序義務，對企業人力資源管理活動影響甚大。