高校管理信息化建設的制約因素及對策

摘要：高校管理信息化是新世紀以來與我國高校內部管理體制改革并行的管理改革進程，對于深化高校內部管理體制改革、優化高校管理資源、提高高校管理效能具有重要的作用。但是，高校在動力、機制、文化等方面的制約因素使高校管理信息化的進展不能滿足管理改革和發展的需要。加速高校管理信息化進程應堅持需求導向、循序漸進，加強信息化培訓和隊伍建設，采取立項建設的機制，充分調動技術人員和管理人員的積極性和創造性。

關鍵詞：高校；管理信息化；內部管理體制改革

中圖分類號：C647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8381(2010)01-0042-04

管理信息化是從工業時代的傳統管理模式向信息時代的現代管理模式轉變的過程，是以對信息資源的收集、處理、傳遞為基本表現形式，以信息化技術為支撐，以提高管理效能為基本價值指引的管理優化過程。高校管理信息化建設是進入新世紀以來我國高校內部管理改革的一個趨勢，并成為高校內部管理體制改革的重要推動力量。本文試圖從高校組織管理的理論和管理信息化實踐兩個方面，對高校管理信息化的必要性和制約因素進行分析，并提出推進高校管理信息化建設的建議。

一、管理信息化是高校內部管理

改革的必然趨勢

我國高校的管理信息化建設是從20世紀90年代開始的。高校管理信息化建設與高校內部管理體制改革在時間上是同步的，事實也充分證明，高校管理信息化已經成為新一輪高校內部管理改革的助推器，在高校內部管理改革中發揮了基礎性的作用。

隨著我國高等教育的不斷發展，各高校的辦學規模都有了不同程度的擴大。原有的垂直、多層次和職能化的組織結構，造成管理失控和管理效率降低。進行組織機構創新，探索建立高效靈活、能夠與新的辦學規模和發展需要相適應的組織結構模式，成為各高校內部管理改革關注的重要問題。簡化內部結構，關注核心任務，建立并保持競爭優勢，成為各高校進行組織結構創新的首選思路，其主要特征是組織由以往的靜態結構向動態結構轉化，組織結構呈現扁平化、柔性化、分立化、虛擬化、邊界模糊化等趨勢。其中最為核心的，是組織結構的扁平化。而管理的信息化，則是扁平化理論的技術前提。信息化管理的信息傳播方式具有橫向傳播、速度快捷的特點和優勢，這與扁平化管理信息處理基層化、流程管理簡單化的特點相契合，滿足了扁平化管理簡化組織結構、弱化等級制度、促進內部信息交流、強化信息分享和全員參與決策過程的旨趣。管理信息化通過促進管理的扁平化，提高了組織的靈活度，加強了員工的參與及合作意識，促進了組織的信息流動，使其橫向信息交流加強，縱向信息流動加快，從而為分散、迅速、高效的決策提供了信息和組織基礎。

二、制約高校管理信息化建設的

深層次原因分析

目前，高校管理信息化的硬件基礎——計算機和網絡已經基本普及，管理信息系統的開發技術也已經比較成熟，但管理高校管理信息化的進展并不盡如人意。對高校管理信息化存在的問題，已經有許多分析，如缺乏整體規劃、信息孤島、重復建設等。從高校管理信息化的實踐來看，以上問題產生的深層次原因主要有以下幾個方面：

(一)管理信息化建設缺乏持久的動力

在高校，管理信息化建設是一項新業務，其發展需要持續的動力支持。而目前管理信息化進展緩慢的高校，普遍表現為工作的動力不足。首先，管理信息化建設自身的特點，使這項工作的效益難以引起高校領導層的高度重視。管理信息化帶來的效益必須在運行之后才能逐步顯現出來，必須有比較完整的信息化知識才能認識到預期的效果。而決策者往往對結果不確定的新業務缺乏興趣。其次，學習新業務的惰性，使管理者缺乏推動信息化的動力。學習新知識的惰性是組織管理中存在的一個普遍性問題。馬克·漢森在研究教育組織學習問題時指出，組織學習往往存在“時間性近視”，使組織學習“意在解決一系列短期問題，而沿著忽略——甚至可能比忽略更糟糕——更為長遠的挑戰的道路行進”。管理信息化是一項創新性的工作，無論是項目的實施還是管理信息系統的運行都需要管理者學習信息化的技術知識，對管理者而言，這是一個新的領域。而管理者往往習慣于駕輕就熟的傳統管理模式，對學習新的管理模式存在不同程度上的抗拒心理。第三，對管理信息化心存疑慮。高校內部管理信息不同程度上具有一定的秘密性，管理者出于種種考慮不愿意將某些信息公開，對信息的安全性保障缺乏信心。此外，網絡時代下年青一代在傳播媒介的使用、信息意識和技能等方面與掌握權力的高層管理者之間客觀上存在的代與代之間的數字鴻溝，會使決策者對信息化管理中的權力控制產生一定的焦慮；另外也有對實行信息化管理后危及既有利益的擔心。

(二)管理信息化建設缺乏有效的運行機制

任何工作的可持續發展都需要完善的機制保障，其責任最終都要落實到責權利相統一的工作部門。管理信息化的建設既是一個管理問題，又是一個技術問題。這項工作的順利開展需要管理人員與技術人員的默契配合，需要各個管理部門的積極參與。因此，承擔管理信息化建設的部門必須具有很強的協調功能和很高的權威性。從管理信息化建設的實踐來看，將信息化工作掛靠在辦公室的高校，往往其信息化建設的成功率比較高。而單獨設立的信息化管理機構往往被當作單純的技術管理部門，由于其協調的力度不夠，加上其所承擔的校園網建設和維護的繁重任務，很難完成綜合性的信息系統建設任務。多數高校成立的信息化工作領導小組或信息化工作委員會等作為橫向協調機構，也只能對一些臨時性的工作進行協調，對于信息系統建設這樣一項需要持續的人力投入和經常性協調的工作，則顯得力不從心。

另一方面，信息化建設是一項需要持續關注和建設的工程。而現有高校管理體制中，人員流動頻繁，領導的更迭和工作人員的流動，常常使建設中的系統半途夭折，使信息化建設缺乏連續性。

(三)管理文化對高校信息化建設的影響

不同的高校在組織發展和內外環境的影響下會形成不同的組織管理文化，包括價值觀念、行為傳統、制度規章和組織結構。不同的管理文化對于管理變革具有不同的適應性，從而對管理信息化建設形成潛在而持久、強勁的影響。

1 在一些高校，過于強大的行政權力往往會使管理的價值指向重視行政權力的自我強化和管理的便利，而忽視了高校管理的服務本質，這與管理信息化以共享和服務為價值取向格格不入。

2 部門之間溝通協調是否通暢以及是否能把部門管理資源共享作為管理的傳統，也會對管理信息化建設產生重大的影響。

3 管理信息化是一項創新性的工作，這就需要高校形成鼓勵創新的制度體系，能夠對創新性的工作給予政策性的鼓勵。此外，管理信息化的制度建設也是高校管理文化適應管理信息化建設需要的一個重要的步驟。

4 組織管理結構對高校的管理信息化工作的影響也是顯而易見的。目前高校普遍存在的科層化的組織管理模式強調嚴格的層級管理，這種層級結構本身會阻礙組織變革的進程。同時，科層化的組織管理模式強調管理信息的縱向傳遞，排斥信息的橫向傳遞，加上對網絡信息的權威性缺乏認同，從而使其成為管理信息化建設的重要制約因素。

三、高校管理信息化建設的策略建議

(一)統一規劃，分步實施，以需求為導向，找準突破口，循序漸進

高校管理信息化的理論研究和實踐都表明，高校管理信息化是一個不斷發展的過程，不可能一步到位。國內外許多學者根據不同的指標，對管理信息化的發展階段進行了劃分，其中比較著名的有諾蘭模型、西諾特模型、米切模型和我國長城所的六階段論。這些學者的研究，都指出了信息化是一個從低級到高級、從簡單到復雜的發展過程。管理信息化建設的過程，同時也是積累經驗、轉變觀念、提高素質、積聚人才的過程，還是一個與管理體制相互磨合和適應的過程。要通過管理信息化的持續建設，逐步展現其對增進管理效益、節約管理資源、增強適應能力、提高核心競爭力的價值，提高管理者對管理信息化的信心，逐步統一認識，強化管理信息化的推動力。為此，管理信息化建設應避免貪大求全。但信息化工作是一個系統工程，要求系統中各部分要密切配合，協調工作，整個系統才能正常運行，所以，學校信息化過程中，要首先做好系統總體規劃，然后，認真分析高校內部管理的實際，從最能體現信息化價值的管理信息系統建設人手，由點到面，逐步展開。在項目的選擇上，應該首選投資最小、建設周期最短、項目開發階段涉及部門最少、投入運行效益最明顯的項目，并確保建設和運行的成功率。在項目實施過程中，應該充分考慮系統的信息標準化問題和可擴展問題，為后續項目的建設打下基礎。

(二)重視管理人員的信息化培訓，提高全員信息素質

人是管理信息化的主體。高校管理信息化的推進、實施、應用都有賴于各層次管理人員的思想認識到位、素質能力到位。達到這一目標的有效手段是實施制度化的培訓。首先，高校信息化管理是一種全新的高校管理理念，是高校管理的一次再造，而高校文化的提升是管理再造的保證，因此進行管理再造必須首先通過培訓對高校文化進行信息化提升。其次，培訓有利于消除管理信息化推進過程中的各種阻力。在管理信息化過程中，許多管理者認為實施管理信息化妨礙了局部的利益，對信息化建設缺乏熱情，工作上不配合。還有的認為信息化建設使信息安全的隱患加大了，對一些重要資料的安全性提出質疑。出現這些情況的原因在于他們對信息化管理的應用以及安全措施和安全機制不了解，這就要求通過培訓和宣傳，使他們對信息化有一個正確的認識，消除他們的顧慮，提高他們對信息化建設的熱情，推進信息化建設的進度。再次，管理信息化的關鍵是應用，管理信息系統只有在應用中才能具有生命力，而管理人員的信息素質和信息處理能力則是信息系統運行的前提。因此，要使管理信息化建設可持續發展，必須高度重視管理人員的培訓工作，以提高其信息能力。要根據管理者承擔的不同的管理任務和在管理信息化建設中的不同角色，進行有重點的培訓，使他們適應所從事崗位的信息化管理工作。

(三)加強隊伍建設，為信息化建設提供人才保障

高校的管理信息化建設需要兩支隊伍的密切配合。一支是具有軟件開發能力的技術專家隊伍，一支是精通管理業務、熟悉管理流程的管理專家隊伍。管理信息系統的開發或者走自行開發的路徑，或者走外包的路徑，但無論哪種路徑，高校管理信息化都離不開這兩支隊伍。就自行開發而言，信息系統項目的實施首先需要管理專家提出系統需要達到的目標和要求，并編制可執行的系統業務流程；其次是系統工作人員進行系統分析和設計，在這一過程中需要與管理專家進行不斷的溝通，以保證系統的設計符合管理工作的實際，達到科學、高效、便利的要求；再次是程序員編寫和調試程序。信息系統項目工作的技術性很強，充滿了大量高強度的腦力勞動，信息系統的開發的核心成果——應用軟件是不可見的邏輯實體，如果人員發生流動，不可能在短時間里做到無縫承接信息系統的后續開發工作。這一方面要求這兩支隊伍具有較高的專業技術水平和協作能力，同時又必須保持這兩支隊伍的相對穩定性。即使走軟件外包的路徑，承接項目的公司也必須與發包高校的管理專家進行密切的溝通和合作，項目才能得以順利進行，開發的系統也才能易于被管理人員所接受。同時，系統運行過程中還有大量的維護和修改工作。這些工作將伴隨著系統運行的全過程。技術力量在系統運行過程中的工作對于系統的正常運行仍然是不可或缺的。

(四)采取立項建設機制，挖掘技術人員和管理人員的創新潛能

管理信息化的推進過程表現為管理信息系統的開發和應用。信息系統的建設也是項目的建設過程。由于高校領導對信息技術的各種性能指標并不熟悉，難以明確提出信息系統項目的任務范圍，因此，通過決策推動管理信息系統的建設只能是宏觀的，在微觀操作層面，很難提出具體的建設項目。這是管理信息系統建設與高校其他管理工作的最大不同。顯而易見，管理信息系統的開發不是常規的管理工作，而是一項創新性工作。通過日常的管理機制，難以調動管理者的積極性和創造性，以滿足管理信息化可持續性推進的需要。通過什么機制推動管理信息化建設?立項建設機制為我們提供了解決這一難題的途徑。信息系統建設可由相關人員提出建設立項，由學校組織項目評審。通過評審的項目，學校給予一定的經費資助。項目完成后，由學校組織專家進行鑒定驗收，并將通過驗收的項目提交領導層決策，在學校推廣應用。這一機制的最大優點是能夠充分調動技術人員和管理人員參與管理信息化建設的積極性和創造性，把群眾的創造性與領導的決策有機地結合在一起，形成推動管理信息化的強大合力。與普通的科研項目不同的是，由于信息系統建設項目的最終目的是運用到高校內部管理中，因此，項目的建設必須符合學校管理信息化的統一規劃和管理改革的方向；項目的立項評審、研發和運行都要有信息化管理部門的介入和相關管理部門的參與。

在今天這個網絡信息時代，是否能夠適應信息化辦公環境，是管理者能否適應現代管理的標志；同樣，作為一個組織，管理信息化的水平，是衡量其管理現代化水平的標尺。加快推進高校管理信息化建設，已經成為高校提高內部管理水平的發展方向，應該引起高度重視。