檔案工作規范化與標準化的探討

加強檔案工作規范化和標準化建設，是實現檔案管理工作各個環節現代化，提高檔案工作規范化和標準化整體功能的重要途徑。檔案工作規范化和標準化，說起來簡單，但做起來非常不容易。因為檔案工作規范化和標準化是一項包含多學科知識、多專業配合、多部門協作的復雜系統工程。這說明檔案工作規范化和標準化是各項工作的基礎，檔案工作規范化和標準化是實現“依法治檔”的重要舉措，是“科學管檔、有效用檔”的前提和基礎，是衡量各級檔案部門工作水平的重要標準。

一、檔案室硬件建設是檔案工作的保障

要按照檔案工程建設標準的要求，科學制定規劃，認真細劃項目，明確建設標準，檔案建設達到“四有”要求，即有庫房、有辦公室、有查閱室、有榮譽室。檔案庫房要配備計算機、刻錄機、掃描儀、除濕機、防磁柜等辦公設施，為檔案工作提供堅強保障。

二、建立健全檔案管理各項規章制度

建立健全檔案管理規章制度，分管領導職責、各部門職責，歸檔、保管等制度和責任追究制度、檔案工作獎懲辦法。

建立以人為本的管理機制，就是要以人為中心，強調通過建立完善有效的激勵制度和競爭機制，指導檔案管理人員樹立全新的服務理念，提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理迫切需要一大批職業道德品質好、情報意識強、專業技術硬、有合理的知識結構和網絡技術的專門人才，檔案管理人員必須具有德才兼備的良好素質。因此，有計劃地開展崗位培訓，進行在職繼續教育和終身教育，全面提高檔案管理人員的綜合素質，把學歷教育、崗位培訓、短期培訓、學習考察 和學術交流等有機結合起來，使檔案管理人員的知識不斷拓寬和更新，以適應現代檔案信息服務網絡化、自動化發展的需要。

三、檔案工作規范化和標準化的前提是公文制發

檔案由公文等轉化而來，也就是說公文制發的質量怎樣，不僅決定公文本身的質量，同時，也影響以后檔案的質量，決定了檔案工作規范化和標準化的問題。為此，我們在制發公文中必須要注意解決好規范化和標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化和標準化管理打下堅實的基礎。首先制發公文紙質要好，尺寸規格要統一、規范、符合政策的有關規定。二要檢查制發公文是否履行了手續，是否符合審批權限，標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，有無日期等。三是字跡應清晰。不論是草擬公文、繕印公文，還是各種記錄、報表、簽字、批注等，都應使用不易褪色的墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，以利于長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，不能濫用簡稱和使用不規范字，以方便日后標準化、現代化檢索手段的應用。

四、檔案工作規范化和標準化的關鍵在于“以我為主”的立卷歸檔原則

實現檔案工作規范化和標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。它不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化和標準化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，要在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，注意解決好三個問題:一是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。二是準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。三是要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案完整。

責任編輯黃日暖