高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的問題與對策

高校學(xué)籍檔案管理是學(xué)生按照國家招生規(guī)定，經(jīng)過高考擇優(yōu)錄取后，由各高校全面復(fù)查合格的學(xué)生，從取得學(xué)籍到畢業(yè)資格審查認(rèn)定的過程，即對學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)與生活全過程所進(jìn)行的質(zhì)量考核及管理的真實(shí)記載。它包括學(xué)生錄取信息、注冊信息、學(xué)習(xí)成績考核信息、獎(jiǎng)懲信息、學(xué)籍異動(dòng)(留(降)級、休(復(fù))學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、勒令退學(xué)、保留學(xué)籍等)、綜合測評、證書資格審核、證件號碼登記及發(fā)放名冊等原始資料。高校學(xué)籍檔案是衡量高校教學(xué)管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是高校各項(xiàng)教育事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要保障。

一、實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化的意義

學(xué)籍檔案作為衡量教學(xué)管理水平和質(zhì)量的主要信息資源有三方面作用:一是可以為教學(xué)管理部門對教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)控制提供信息，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校的發(fā)展預(yù)測、決策等提供可行的信息依據(jù);二是為提高教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)改革、教育評估和教學(xué)評價(jià)提供真實(shí)的原始資料;三是可以為社會和用人單位選拔、錄用、聘任和晉升以及確認(rèn)學(xué)歷證書的真假、學(xué)歷證書的遺失補(bǔ)辦、學(xué)生出國留學(xué)等提供重要的參考、借鑒及服務(wù)。

我國高等教育從1999年開始擴(kuò)大招生規(guī)模，2002年又進(jìn)一步放寬了對普通高校招生的年齡限制。高等教育逐步從精英教育階段進(jìn)入大眾化階段，并呈現(xiàn)出多樣化、綜合化、國際化、信息化的發(fā)展趨勢。高校學(xué)籍管理必須緊跟時(shí)代的發(fā)展，徹底摒棄陳舊落后的人工管理方式，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的信息管理引進(jìn)管理領(lǐng)域。以我校為例，其辦學(xué)規(guī)模已由1999年在校生2784人發(fā)展到2009年的7500人左右，十年間學(xué)生人數(shù)增長了2.7倍，學(xué)籍檔案管理也經(jīng)歷了從人工管理、單機(jī)版學(xué)生管理信息系統(tǒng)到網(wǎng)絡(luò)化的教學(xué)管理信息系統(tǒng)三個(gè)發(fā)展階段。目前的學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)依托校園網(wǎng)絡(luò)形成一套完整的學(xué)生學(xué)籍電子檔案信息，可以十分便捷地統(tǒng)計(jì)、查詢、檢索學(xué)籍的各類信息，及時(shí)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況和教學(xué)質(zhì)量的動(dòng)態(tài)情況，并可及時(shí)進(jìn)行調(diào)控。

二、學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題

1.學(xué)籍管理制度還不夠健全

為維護(hù)學(xué)校正常的教育教學(xué)秩序和生活秩序，保障學(xué)生身心健康，促進(jìn)學(xué)生德、智、體、美全面發(fā)展，依據(jù)教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》以及其他有關(guān)法律、法規(guī)，各高校制定了適用本校的學(xué)籍管理制度，但由于目前國內(nèi)多數(shù)高校的學(xué)分制處于學(xué)年學(xué)分制向完全學(xué)分制的過渡期，相應(yīng)的管理制度也表現(xiàn)出許多不符合學(xué)生個(gè)性發(fā)展需要的情況。如學(xué)生選課問題。學(xué)分制實(shí)施后很多高校學(xué)生在選擇選修課時(shí)，由于開設(shè)課程先限制了名額，使有的熱門課程很短時(shí)間內(nèi)被選滿，學(xué)生只好隨便選一些并不感興趣的課程，從而降低了學(xué)生學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性;又如學(xué)生重修問題。大多高校專業(yè)課以學(xué)年為期，使學(xué)生的重修必須隔一個(gè)學(xué)期跟下一年級一起學(xué)習(xí);再如學(xué)生休學(xué)年限問題。學(xué)生休學(xué)規(guī)定以一學(xué)年為期，如果學(xué)生想休學(xué)一學(xué)期后復(fù)學(xué)，將導(dǎo)致學(xué)生無法跟班學(xué)習(xí)。

2.學(xué)籍檔案材料不完整，管理方式落后

近十年來，全國高校招生人數(shù)由1998年的200萬人飆升至2008年招生人數(shù)的近1300萬人，快速擴(kuò)招使各高校學(xué)生數(shù)量急劇增加，學(xué)生信息量也翻倍增長，有部分高校的學(xué)籍檔案管理卻并沒有太大的變化，管理方式的落后大大增加了學(xué)籍檔案管理人員工作量，也造成學(xué)籍檔案材料不齊全、不完善的現(xiàn)象。如學(xué)生在填寫學(xué)籍卡時(shí)不能按要求填寫完整，有的單親家庭學(xué)生不愿意填寫離異的父(母)親，使信息欄空置或填寫“已故”;有的學(xué)生不使用規(guī)定的黑色碳素筆填寫或者填寫字體模糊不清隨意涂改;有的輔導(dǎo)員填寫學(xué)生操行、獎(jiǎng)懲時(shí)摻雜人情因素和水分，不夠客觀公正，致使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確完整地反映真實(shí)情況，內(nèi)容真實(shí)性、完整性及檔案的保存價(jià)值大打折扣。

3.學(xué)籍管理制度的宣傳力度不夠

高校學(xué)籍管理制度為學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活等方面指明了方向和目標(biāo)，有人認(rèn)為學(xué)生了解學(xué)校有關(guān)管理規(guī)定是很自然的事，每位學(xué)生入學(xué)后發(fā)一本《學(xué)生手冊》自已看就行，管理部門很少定期組織學(xué)生進(jìn)行學(xué)習(xí)和討論。使得學(xué)生總是到教學(xué)主管部門詢問關(guān)于學(xué)籍方面的問題，如休學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、重修、免修、緩考如何辦理，有些學(xué)生因?qū)芾碇贫纫恢虢猓钡揭蜻`反相關(guān)規(guī)定受到處分時(shí)才后悔莫及。

三、實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理的對策

實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理制度化、歸檔規(guī)范化、管理現(xiàn)代化是高校學(xué)籍檔案工作的奮斗目標(biāo)。筆者基于自己的工作經(jīng)驗(yàn)提出幾點(diǎn)對策。

1.完善學(xué)籍管理制度，加大制度的宣傳力度

第一，高校應(yīng)建立健全學(xué)籍管理機(jī)制，實(shí)行由主管校長負(fù)責(zé)、教學(xué)主管部門監(jiān)管，設(shè)置專職學(xué)籍管理工作崗位和人員，各院系及學(xué)生工作處、招生就業(yè)部門配備兼職學(xué)籍管理人員。制訂學(xué)籍管理工作流程，嚴(yán)格管理，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性，推進(jìn)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化。

第二，依據(jù)教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和相關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況建立和完善各項(xiàng)規(guī)章制度，如學(xué)籍管理規(guī)定、注冊制度、休(復(fù))學(xué)制度、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)制度、學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)等，同時(shí)根據(jù)學(xué)籍檔案形成的規(guī)律制定包括學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集歸檔到查詢、利用、安全保密等一系列規(guī)章制度，做到有章可循、有法可依。在制定相關(guān)制度時(shí)還必須立足于“以生為本”的管理理念，進(jìn)一步完善選課制度，適度放寬選修課人數(shù)限制，提高學(xué)生學(xué)習(xí)興趣，促進(jìn)學(xué)生個(gè)性發(fā)展。改變重修、休學(xué)以一學(xué)年為期的限定，根據(jù)學(xué)生學(xué)習(xí)能力，準(zhǔn)許學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的學(xué)生以一學(xué)期為期限休學(xué)，鼓勵(lì)學(xué)生自學(xué)與老師的指導(dǎo)相結(jié)合，努力解決重修、休學(xué)后學(xué)生完成課程學(xué)習(xí)困難的問題。

第三，加大對學(xué)籍管理制度的宣傳，如對休(復(fù))學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、重修、免修等相關(guān)規(guī)定程序使用清晰易懂的流程圖來表示，使學(xué)生一目了然;充分利用校園廣播臺、校園網(wǎng)、宣傳欄、座談、競賽等形式定期宣傳，把替考、作弊、曠課等違紀(jì)行為制止在萌芽時(shí)期，真正做到以教育為目的，使學(xué)生沿著人才培養(yǎng)的正確軌道成長。

2.改進(jìn)學(xué)籍與學(xué)籍檔案管理手段，提高管理質(zhì)量

隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，使得學(xué)籍管理工作任務(wù)越來越重，靠手工操作效率太低，容易出錯(cuò)。信息化管理是提高學(xué)籍檔案管理水平的關(guān)鍵，它可以大大提高工作效率和信息的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)資源共享，可使教學(xué)管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)可靠、準(zhǔn)確，可使情況反饋及時(shí)、信息搜索客觀，全面增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性和有效性，便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況，進(jìn)行必要的協(xié)調(diào)控制，為學(xué)校發(fā)展預(yù)測、決策提供信息依據(jù)。

提高高校學(xué)籍檔案管理質(zhì)量，首先要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理，如學(xué)籍檔案信息采集要求完整、準(zhǔn)確、真實(shí);檔案的分類要科學(xué);文件材料的歸檔要及時(shí)。我校自2007年底引進(jìn)并啟動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代化教學(xué)管理系統(tǒng)以來，教學(xué)管理及學(xué)籍管理得到了全方位的改善:首先，規(guī)范學(xué)生學(xué)籍信息的采集。在招生信息的基礎(chǔ)上加以補(bǔ)充，經(jīng)學(xué)生本人確認(rèn)、學(xué)籍管理部門審核后統(tǒng)一打印學(xué)籍卡，減少了學(xué)籍卡因填寫字跡潦草、模糊、涂改、專業(yè)班級簡稱及學(xué)號等信息不規(guī)范的現(xiàn)象，學(xué)生基本信息的形成為取得學(xué)籍的學(xué)生提供了學(xué)籍注冊情況的查詢渠道。其次，學(xué)籍異動(dòng)處理及時(shí)。對學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，使任課教師或相關(guān)部門及時(shí)了解學(xué)生異動(dòng)情況，使學(xué)生信息準(zhǔn)確。第三，方便了教學(xué)質(zhì)量評價(jià)與學(xué)生成績查詢。學(xué)生成績在任課教師完成課程教學(xué)計(jì)劃時(shí)經(jīng)考核后，登錄校園網(wǎng)錄入并打印成績總表，成績提交后任課教師沒有取消更改成績的權(quán)限，保證了成績管理的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。學(xué)生成績查詢必須在對任課教師進(jìn)行教學(xué)評價(jià)后才能查詢成績。第四，實(shí)現(xiàn)了教學(xué)計(jì)劃管理、智能排課、選課管理、教材管理的信息化，同時(shí)對英語應(yīng)用能力及大學(xué)生四、六級英語等級考試報(bào)名、畢業(yè)資格審查等發(fā)揮重要作用。該系統(tǒng)在不斷使用中加以完善，提高了我校教學(xué)與學(xué)籍檔案信息化管理水平，提高了教學(xué)管理質(zhì)量。

3.提高學(xué)籍與學(xué)籍檔案管理工作水平

學(xué)籍與學(xué)籍檔案管理工作水平提高的關(guān)鍵是建立相對穩(wěn)定的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理工作隊(duì)伍。由于學(xué)籍檔案管理工作具有連續(xù)性及滯后性的特征，要求學(xué)籍檔案管理人員必須相對穩(wěn)定，一份完整的學(xué)籍檔案需要3~4年才能最終形成，沒有一支穩(wěn)定的隊(duì)伍就很難做到有始有終。同時(shí)學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，這些都要求學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)具有較高的政治素質(zhì)，具有為教學(xué)工作和學(xué)生服務(wù)的思想，盡職盡責(zé);具備較強(qiáng)的法律意識，做到知法、學(xué)法、守法，維護(hù)學(xué)籍的真實(shí)性;具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，必須熟悉整個(gè)學(xué)籍管理流程，解決日常工作中的實(shí)際問題;具有較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，利用先進(jìn)的信息傳播技術(shù)在計(jì)算機(jī)上建立一套完整的學(xué)生學(xué)籍信息檔案。

總之，高校學(xué)籍檔案管理是在學(xué)籍管理過程中對學(xué)生各方面的情況的真實(shí)記載和反映，是教學(xué)管理中的一個(gè)重要內(nèi)容。有效利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍與學(xué)籍檔案管理，尤其是借助校園互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍管理信息化，是促使學(xué)籍與學(xué)籍檔案管理逐步科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必然途徑。

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