淺談有效解決檔案管理工作中存在的問題

檔案管理工作是單位管理工作的組成部分，做好檔案管理工作是提高單位整體工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，可以用來衡量一個單位工作業績如何和日常管理水平。通過檔案管理單位能夠對自身進行科學分析，可以揚長避短地制定發展方向。

一、存在的問題

1.檔案管理工作的重要性有所淡化。很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。對檔案工作的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員，包括有些領導，對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是收發、保管的事務性工作，只要是不丟失文件，不泄露機密，能滿足外調和查檔就行了。

2.管理力量相對薄弱，水平不高，手段滯后。多數管理人員沒有經過專業培訓，對檔案的重要性、管理的具體要求、檔案材料的收集、整理、借閱手續、限時歸檔、裝訂等業務不太熟悉，檔案收集意識淡漠。

3.檔案保管硬件環境設施短缺。有的單位檔案管理必備的常用工具，甚至都無法購置配備齊全。

4.防盜意識不強。通常認為檔案管理就是保管文件和材料，不是什么值錢的東西，沒有人來偷盜這些紙張。

二、解決的方法

1.加強單位領導對檔案主管理工作的重視，大力提高檔案管理人員素質。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

2.建立健全檔案管理的各項制度。檔案管理部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度執行過程中，要做到有功獎勵、有過處罰，充分體現制度的權威性和嚴肅性。

3.改進和完善檔案功能。使其記錄內容全面、客觀、動態，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

4.采用信息化管理手段。信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。

5.采用視頻監控設施，布置電子防盜網絡。如果出現被盜情況，一是及時上報主管部門和公安機關，可以在視頻監視設施的有效配合下協助公安機關盡早破案。二是對照電腦記錄及時清點檔案，發現情況及時上報，避免單位蒙受損失。

隨著數字化、網絡化的不斷深入，檔案管理本身也發生了重大轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發展，到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。科學規范的檔案管理，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設和發展。