試論大學生檔案管理工作存在的問題及對策

摘要：大學生檔案是個人檔案的基礎，是大學生就業、擇業、用人單位篩選人才的重要資訊。然而，高校的大學生檔案管理工作仍然存在許多不規范不標準的現象，使得檔案不能恰如其分地描繪出其真實情況，也給用人單位的檔案管理工作帶來許多麻煩。站在人事檔案管理的立場上，對大學生檔案管理存在的問題提出一些改進的方法。

關鍵詞：檔案管理 大學生 檔案工作

高等院校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間學習、生活以及各種社會實踐的真實歷史記錄， 是學校教育、考察、培養準人才的第一手資料，更是用人單位選拔聘用、考核培養的主要依據。在步入知識經濟時代、中國市場經濟逐步建立完善的大背景下，高等院校學生檔案工作出現了不少新情況、新問題。因此，深入探討高校學生檔案管理中需要解決的一些問題，對于準確、完整地提供人才信息、促進大學生就業，甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現實意義。

一、高校學生檔案工作存在的主要問題

1.缺少相關法律法規的約束。改革開放以來，國家針對高校的學生管理頒發了不少文件，如《高等學校學生行為準則》、《普通高等學校學生管理規定》、《高等學校校園秩序管理若干規定》等等。但到現在為止，沒能看到專門針對高校學生檔案管理方面的法規。由于沒有相關的條文約束，也沒有統一的建檔標準，致使高校學生檔案管理體制不一——有的把學生檔案放在校綜合檔案室實行綜合管理；有的把學生檔案放在人事處和干部人事檔案一起管理；有的干脆把學生檔案放在各個院系，實行分散管理。不管哪種方式，他們都有一個共同的特征——學生檔案的管理工作都是歸口部門的“附屬品”，因為它既沒有明確的定員編制，也沒有具體的辦公經費及工作量考核標準，所以，誰也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是，學生檔案管理工作在不規范的環境中運行，其結果必然是雜亂無序。

2.學生檔案管理缺乏標準化、規范化。高校學生檔案管理“政”出多門，在缺少“標準與規范”“公權力”的約束下，產生的檔案的“權威性”能不遭遇挑戰抑或質疑。說得具體一點：（1）歸檔材料手續不完備——簽章不符合要求。比如大學生、碩博士畢業生登記表，沒有本人簽名。更甚者，沒有學校公章——用系所印章取而代之；學生成績單沒有教務部門的公章，用復印件替代的也時常看到。（2）檔案材料頁面沒有日期記載。最常見的有：論文評審意見書、學生成績表、優秀學生干部登記表、獎學金申請表——如果同一類材料（表格）多次出現，便順序不清、無法排序。（3）頁面設置隨心所欲。多樣的紙張開本和頁邊距設置，為我們的書法藝術保留了豐富的想象空間，但在檔案管理中卻要不折不扣地接受“標準化”的約束。大學生檔案產生過程中人多手雜，隨心所欲的取舍與發揮，其結果必然五花八門。用人單位對其人事檔案規范整理時，頁面參差不齊，紙張裁剪不當（可能裁掉超出邊距的文字）、折疊不得；橫裝不是、豎裝不行。嚴重影響了檔案質量和檔案的信息化處理。（4）書寫用筆不規范。我們在整理大學生（錄用者）人事檔案時，經常發現他們填寫檔案材料時采用圓珠筆、純藍墨水、復寫紙，也有的用鉛筆。不規范的書寫用筆顯然有違《干部檔案整理工作細節》[1]。

3.檔案管理模式老套、技術陳舊落后。大學生在學習期間形成的檔案是其人事檔案的基礎，不容分說，這份檔案將記錄其人生的起點。知識經濟時代，檔案電子化、信息化的浪潮洶涌澎湃——君不見，數年之前，高中畢業生的電子檔案已經出現。令人不解的是進入大學以后的檔案卻是沿用了數百年的紙質檔案。研究者已經注意到這種“返祖還原”現象，指出:目前還沒有推出一套完整適用、統一規范的學生檔案管理應用軟件，學生檔案的管理基本上還處于傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式中[2]。大學生檔案管理體制、管理模式、技術手段滯后于信息時代。

4.檔案信息量不足。目前高校學生檔案承載的信息量是在計劃經濟體制下設置的，歸檔材料涉及的一般只是高校招生報名表、入學登記表、學籍、成績、黨（團）材料等。在市場經濟條件下，這些材料有的已經過時，有的卻是“分量”不足，無法滿足信息時代用人單位的信息需求。據反映，當前用人單位在查看學生檔案時，更多的是希望能從中獲悉準職工在情商、誠信、創新能力等等能體現個人特質諸方面的資訊。而當前的檔案中往往缺少這些記載，少量的檔案雖有涉及，但多流于形式，公式化、口號式、千人一面，沒有個性特征，與用人單位的期望值相差甚遠。

二、高校學生檔案管理工作的對策與措施

1.加強法規建設，確保大學生檔案管理有章可循。改革開放以來，黨和政府有關部門十分重視檔案管理工作，先后頒布了多部法規用來規范檔案管理工作，唯獨缺少的是針對大學生檔案管理的專門法規。這一法律空白，使得大學生檔案管理“八仙過海，各顯神通”。為此，筆者建議相關部門在《檔案法》的指導下，從大學生檔案工作的實際情況出發，盡快出臺諸如《高校學生檔案管理工作細則條例》此類法規，確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。這是與時俱進的迫切要求——隨著中國高等教育大眾化步伐的加快，大學生人口比率快速提升，大學生檔案成為人事檔案管理工作重頭戲。從大學生個人來講，學生時期的檔案是其全部檔案的基礎。基礎牢固，大廈永存。所以，用“法規”的力量強化人們的檔案意識，指導、約束大學生的檔案管理及運作方式，不單單是檔案工作者的心聲，更是國家檔案事業所要求的。

2.及時收集、有效整理。大學生檔案記錄的雖然是他們大學期間數年的成長歷程，但是，不積跬步，無以至千里——莘莘學子十幾年學海拼搏，漫漫苦讀最終目的在于“學以致用、報效祖國”。鑒于檔案材料在就業中的重要作用以及就業推薦與招聘工作的超前性，大學生檔案管理方式方法已不能再沿襲過去的老一套——等到畢業生離校時再整理歸檔了。要從大學生被錄取那一天起就做好建檔工作，入學后立即根據其專業、班組群體性特點，隨時按照國家檔案法規的要求，收集、征集有關材料。一經形成，盡快存入。當前，大學生參加的各種競賽琳瑯滿目，技能、等級（英語四、六級、計算機）、資格考試落英繽紛，社會實踐活動層出不窮，入黨入團、評優獲獎屢見不鮮，每一份材料、每一張證書都是大學生們能力與成長的記錄。檔案管理者應該憑借敏銳的嗅覺，不失時機地向有關職能部門索取、征集。尤其畢業之際是大學生檔案材料形成的最集中最重要的時間段，這個時期是對大學生在學習期間德、智、體、美、勞的全面總結和評價，形成的材料大致有：畢業生登記表、畢業生鑒定表、成績總表和積分表、大學生體育合格登記卡、畢業生體檢表等。

顯然，高校學生檔案的主要特點是“動態”而非“靜止”的，除了上述有規律地及時收集學生在校各個階段形成的檔案材料外，還必須建立學生檔案收集制度，形成檔案材料收集網絡；要善于抓住各種機會，廣泛宣傳學生檔案收集的意義和作用，以引起各級領導和各職能部門的重視，增強教職工和學生的檔案意識，獲得他們的支持與配合。為了檔案材料及時、安全地傳遞，建議以班級為單位設置一名兼職檔案聯絡員，系學生會設置一名專職檔案聯系人，協助輔導員工作。每當學生檔案增加材料，經輔導員驗證簽字后，及時送交檔案室。這樣既有利于檔案材料收集的橫向聯系，又有利于材料收集過程中的保密與安全，及時、準確、完整地把檔案材料收集到位。

3.擴大檔案歸檔范圍，全面記錄人才成長歷程。全面推進素質教育是中國教育事業一場深刻的變革，是一項事關人才素質、影響深遠和涉及社會各個方面的系統工程。大學生檔案應該詳盡記錄在這一教育變革背景下的成長歷程。換句話說，原有的歸檔范圍既不能涵蓋其全貌，也不能使用人單位對畢業生有全面準確的了解。所以，當前應根據大學生學習生活的特點，補充、擴大高校學生檔案歸檔范圍。通過這些檔案材料真實反映其個性化發展特征，更好地服務于學校的各項教育改革，服務于學生管理工作和就業。筆者建議：根據當前大學生在校期間德、智、體、美、勞、心理狀態、個性特征、發展潛能等情況增加如下內容。（1）誠信記錄。誠實守信是個人發展的重要品德之一，也是用人單位熱切關注的焦點。學生信用檔案是學生個人職業生涯的信用資本，可以通過積累學生在校期間誠實守信方面材料形成，準確反映學生的信用行為和品行狀況。（2）創新潛能。創新是民族進步的靈魂，是國家興旺發達的不竭動力。檔案材料不僅要關注學生的過去學業成績，而且要善于發現、詳盡記錄學生可能發展的潛能，特別是學生的創新能力和實踐能力。（3）情商概況。現在心理學家普遍認為，情商（主要是指人在情緒、情感、意志、耐受挫折等方面的品質）水平的高低對一個人能否取得成功有著重大的影響作用，有時其作用甚至要超過智力水平。也有研究者指出：學生心理檔案能夠準確地分析學生的個性特征，及時采取相應的心理疏導措施促進學生健康成長。

實踐證明，用人單位選拔人才時希望通過情商檔案了解準職工的心理健康狀況，篩選出最合適的人才。為此，近年來高校已經注意到了情商與人才成長的關系，紛紛開展高校學生心理健康教育及學生心理健康狀況的跟蹤調查等活動，形成了很多關于大學生情商方面的文字材料。我們應該注意收集和整理，形成能準確反映大學生情商的文字檔案，為用人單位提供有益的全面了解人才的窗口。