地方高校二級學院辦公室管理效能研究

摘 要： 高校開展校院管理體制改革后，二級學院辦公室的職能及任務大大增加。本文在分析地方高校二級學院辦公室管理存在的主要問題的基礎上，提出了轉變觀念，樹立正確的管理意識；有章可循，構建完善的管理制度；以人為本，強化管理人員的培養；績效管理，注重工作效率的提高等思路，以促進地方高校二級學院辦公室管理效能的提高。

關鍵詞： 地方高校 二級學院辦公室 管理效能

隨著我國現代化事業的蓬勃發展和高等教育大眾化時代的來臨，高等教育已進入一個前所未有的快速發展時期，高校管理體制也隨之發生深刻的變化。許多地方高校為適應發展需要，大都實施了校、院二級管理，使二級學院成為了具有相對獨立行政權力的內部單位［1］。體制的轉變固然有利于提升高校辦學活力，促進各學院間和學院內部各學科的交叉融合，但二級學院的管理效率，卻直接影響了地方高校的改革和發展。因此，二級學院辦公室作為綜合管理部門，在校、院管理體制改革中顯得尤為重要。如何與時俱進，適應新形勢下二級學院辦公室工作職能的轉變和要求，提升二級學院辦公室管理效能，更好地為學院服務，是地方高校各二級學院辦公室管理共同面臨的嚴峻課題。

一、地方高校二級學院辦公室管理存在的問題

（一）自主管理意識缺乏。

新形勢下，二級學院辦公室管理如果依舊處于被動位置，停留在“經驗型”、“事務型”的管理上，將極大地降低工作效率，影響二級學院的發展。受錮于高校二級管理體制改革前的既有經驗，辦公室人員的思想觀念尚未完全轉變，還未樹立“二級學院自主管理”意識，束縛在原有的管理思維之中，缺乏管理的主動性和積極性；管理權的下移和形勢的發展，造成二級學院有些管理思想、管理手段、管理方法落后，不適應高校現代化管理的要求；地方高校為突破發展瓶頸，需要二級學院加大服務地方社會的力度，辦公室工作涉及范圍擴大，復雜性增加，造成辦公室角色定位不清晰。

（二）管理制度不完善。

辦公室各項制度還未適應新時期的具體要求，作出相應調整，缺乏比較規范科學的管理體系。崗位職責不明確，新時期二級學院辦公室工作要做到什么程度，辦公室人員要完成什么目標，缺少定量分析，工作中存在拖拉、推諉現象；沒有完善的日常管理制度，會議、接待、外聯、資產管理等日常工作缺少制度化管理，對緊急任務和突發事件估計不足，不能滿足實際工作需要；考核評價標準模糊，獎懲制度不明確，導致二級學院辦公室人員工作缺少積極性，因此科學的績效考核體系有待進一步構建。

（三）管理人員素質不高。

管理人員的素質高低直接決定著管理工作的水平和效率，并直接影響到各方面工作的順利進行［2］。面對新的工作要求，辦公室管理人員的綜合素質未能滿足現實需要。思想政治素養低，工作態度不端正，辦事拖沓不積極，服務意識不強，抱著“多一事不如少一事”的態度，敷衍塞責，影響辦公室和學院的形象；管理意識和業務能力不高，缺乏現代化管理知識，局限于“辦事、辦會、辦文”的常規事務，存在“憑經驗、跟感覺”工作的現象，沒有充分挖掘和利用現有資源發展潛力；綜合協調能力不夠，缺少與地方社會、學校各職能部門和二級學院間的組織交流經驗，不能做到溝通上下、聯系左右、廉潔內外，沒有真正發揮橋梁、紐帶作用。

二、地方高校二級學院辦公室管理效能的優化

（一）轉變觀念，樹立正確的管理意識。

校級部分管理權限下移，二級學院有了相對獨立的權力和職責。學院辦公室也統籌承擔財務、人事、科研和行政等各項管理工作，是各種信息的聚集地和中轉站，起著上情下達、下情上報的紐帶作用，辦公室管理工作的好壞，直接影響到二級學院的管理和發展。

1.二級管理體制改革實質是轉變原有以校級職能部門為主的管理模式，調整學校與二級學院及職能部門間的責權關系。二級學院辦公室作為主要管理部門，要明確職責與權力，樹立正確的校、院二級管理意識，通過相對的自主管理，強化溝通協調功能，做好咨詢服務工作，有效地為學院領導的各項決策當好參謀，促進二級學院的發展。

2.二級學院辦公室作為管理的基層窗口，管理對象直接面向師生員工，管理事務具體復雜；在地方行政部門看來，又是學院的業務部門，聯系工作靈活多變。因此，要科學定位辦公室角色，界定辦公室職能，轉變觀念，牢固樹立為學院中心工作服務的思想，增強服務意識，改善服務態度，提高服務水平，根據工作實際，變被動服務為主動服務，發揮對工作的主動性、前瞻性和預見性，提高管理效率。

（二）有章可循，構建完善的管理制度。

完善的管理制度，是各項工作科學化、規范化的重要保證，二級學院辦公室工作要適應校院管理體制改革的需要，明確人員崗位職責，量化工作標準，積極推進規范化管理，加快制度建設和制度創新步伐，建立和完善科學的規章制度體系。

1.確立崗位責任，完善職責制度。在明確二級學院辦公室工作職能權限的基礎上，科學劃分每個崗位的職責，保證各項工作目標明確、責任到位，合理分配資源，使辦公室每個人都各司其職，各盡其能，實現優質管理。明確崗位責任并合理分工的同時，還應倡導團隊協作精神，講究分工合作，互相支持，保持團隊一致。

2.日常管理制度化，運行規范化。二級學院辦公室要根據學校相關規定，結合學院特點，建立一套科學的內部日常管理制度，以此來規范學院工作，包括科研項目管理、財務管理、實驗室管理、信息管理、公文處理、獎懲考勤、會議接待等，并在此基礎上嚴格執行，接受學院師生的監督檢查。

3.細化業務流程，量化工作標準。辦公室工作范圍擴大，任務增多，如果不摸索業務規律、細化工作流程，那么提高管理效率只會是紙上談兵。因此，要對辦公室整體工作進行歸類分解、量化指標，使各項工作有明確的質、量要求，客觀上避免工作失誤，提高工作效率。

（三）以人為本，強化管理人員的培養。

以人為本是科學發展觀的核心，也是高校管理和學院開展工作的指導思想。在二級學院管理實踐中應改變“實用大于培養”的觀念，牢固樹立和落實以人為本的理念，加強辦公室隊伍建設，注重學習培養，全面提升業務素質［3］。只有擁有了良好的思想政治素養和現代化管理意識，才能充分發揮人力資源的優勢，進一步提升二級學院辦公室管理效能。

1.注重理論學習，提升思想素養。學習國家、學校的政策和法規，關心時事政治，不斷提高理論政策水平，研究新形勢下的新問題，更好地為學院領導傳達實情、反映問題，為學院政策的制定提供資料。堅持正確的工作態度，培養高尚的職業道德，謙虛謹慎、熱忱待人，主動為廣大師生服務。

2.定期組織培訓，提高業務能力。針對二級學院辦公室工作繁雜、面廣量大等特點，建立學習機制，定期為辦公室人員開展培訓，引入現代化管理理念和手段，創新管理與服務方法，并結合實際開展業務研究。有計劃地選送素質能力較高的辦公室人員參加業務系統學習或專業培訓，培養內部管理工作的專業人才。此外，辦公室人員還要注重對計算機及外語知識的學習。

3.正確把握原則，綜合協調到位。隨著高校管理體制改革的不斷深入，二級學院辦公室的協調事務日漸增多，對于辦公室人員的綜合協調能力提出了更高要求。除了要有良好的語言表達能力和溝通技巧外，辦公室人員還必須把握工作原則，爭取綜合協調到位：按照領導意圖，堅持公平公正；依據學院政策，主動熱心服務。

（四）績效管理，注重工作效率的提高。

二級學院辦公室要發揮好承上啟下的作用，加大對工作人員的管理力度，構建辦公室工作目標責任體系，使管理效益提升的理念滲透到各項工作中，以此為基礎，根據崗位職責進行細化分工，加強績效評估，提高工作積極性。

1.制定考核目標，落實管理責任。根據二級學院辦公室管理工作的實際，對各個工作崗位進行科學規范的工作分析，統一部門和個人職責，制定出具有可操作性的考核目標，落實管理責任，使辦公室人員將考核意識貫穿工作始終。另外，要堅持考核目標難度適當原則，適當提高考核要求，才能不斷地提高辦公室人員的綜合素質和工作效率。

2.注重平時考核，加強日常監督。貫徹高校管理工作的特點，辦公室要定期舉行期中、期末考核，搜集考核信息材料，考查個人崗位職責的具體履行情況，為完善年終績效考核奠定基礎［4］。二級學院辦公室績效考核工作還應強調日常監督管理，成立由院領導、教師和學生組成的考核監督小組，使績效評價透明、公開，接受公眾監督。

3.重視結果反饋，完善考核獎勵。實施績效考核不是辦公室管理工作的目的，而是提高管理效率的手段，要通過反饋結果，發現管理工作的各種問題，積極尋求改進措施。發揮考核的導向、激勵功能，把績效考核結果與員工的晉升、獎罰聯系起來，強化辦公室人員對績效的認同感，不斷提高辦公室人員的積極性與工作質量。

參考文獻：

［1］馬進明，韋鋼，劉金嶺.高等院校二級學院定位的思考［J］.中國成人教育，2007，（11）：37-38.

［2］何軍峰，黃紅球.學校行政管理干部素質的思考［J］.教學與管理，2006，（3）：17-18.

［3］黃城銳.堅持以科學發展觀為指導，改進高校綜合辦公室管理工作［J］.中國科教創新導刊，2010，（7）：218.

［4］李曙冬.高校行政管理人員績效考核現狀分析［J］.現代商貿工業，2009，（18）：128-129.