關于檔案安全的研究與防范分析

羅如英

摘 要：伴隨著近些年我國相關檔案管理制度的改革及管理模式深化的深入，國外的先進管理制度不斷地沖擊著國內傳統的檔案管理模式，而在國際市場的競爭中，這些管理制度和水平上的差距一度成為了我國企業在參與市場競爭時的弱勢，對于我國企業的進一步國際化形成了阻礙，同時對于我國企業的可持續發展也形成了較為嚴重的問題，是符合我國當前經濟發展及企業可持續發展戰略的重要舉措，對于我國檔案管理的發展也具有較為積極的促進作用。

關鍵詞：檔案管理；管理模式優化；企業可持續發展；國際化戰爭

隨著我國市場經濟體制制度的不斷完善，當前我國國內外各行業之間的競爭日益激烈，而在這樣激烈的競爭環境下，我國相關企業需要能夠針對當前環境形勢對自身的管理水平進行相關的優化，而為了維持國內經濟的健康和穩定發展，需要相關的企業能夠制定正確的檔案管理，從而才能夠更好地進行檔案工作服務，并為企業提供不斷的財務支撐，同時擴大企業自身的生產規模，提高最終生產收益，避免企業財務更替出現“青黃不接”這樣的現象，使得企業可持續發展受到威脅。

1 檔案管理概念

所謂的檔案管理，就是對組織內部的財務以及檔案，進行的一系列收集、整理、鑒定以及統計保管和進行相關利用的行為活動。其主要是由檔案部門、組織部門以及勞資薪酬等部門組成，在進行相關審計、統籌以及使用財務的工作活動中形成的一種管理行為活動，是組織內部財務的財務經歷、學歷水平、社會關系復雜程度、思想品德高低、業務能力水平、工作狀況水平以及相關的獎勵處罰等方面進行的原始記錄數據，是組織內部財務參與組織所進行的一系列社會活動的記載，并對于組織成員財務自然情況進行的真實反映記錄。在當前我國企業管理活動中，檔案管理作為管理活動的重要內容之一，展現著企業對于財務審計、吸引、以及任免使用等方面的觀念，同時也是影響企業延續的重要因素[1]。

2 檔案安全防范面臨的問題

2.1 管理部門較為松散

當前檔案管理部門較為松散，這也是檔案管理內容中較為嚴重的問題。檔案的主要作用便是為企業提供較為準確的財務綜合信息數據庫，從而幫助企業更好地完成對于高級財務的任用及調動，但當前檔案管理各部門的管理都較為松散，而這些管理方面的疏忽都將成為了企業在檔案管理方面的弊端，進而導致相關的管理機制無法生效，也無法發揮檔案管理的作用。

2.2 檔案安全保障管理制度不完善

當前企業檔案管理活動中，存在的又一弊端便是在管理制度上的弊端，由于對于檔案管理制度的制定時間較短，相關制度的實踐也不夠成熟，進而導致檔案管理制度的制定不完善。缺乏一個完整的檔案管理制度，便無法對于檔案管理活動進行規范化和有效化的應用，也無法發揮出檔案管理活動的綜合性考核和評價作用，對于財務信息的收集整理、鑒別使用、以及轉遞審核等都將造成問題。

2.3 缺乏一定規范性和真實性

檔案首先的要求便是規范性和真實性，其中規范性便是具有一定統一的規范，具體需要的信息需要能夠統一標出，避免相關檔案出現差別，如果在不同檔案管理之中存在較大差異性，這些差異性便會導致企業在調用這些資料時應用效率的降低，而真實性方面，則是指檔案管理活動數據的真實性，這也是確保檔案管理行為活動有效的首要條件，缺乏一定真實性的檔案，必然會導致企業在財務選用鑒別時出現錯誤，從而影響企業正常的財務調配與應用[2]。

3 檔案安全防范分析以及改革路徑建議

3.1 建立完善的檔案管理規范

相關的管理部門需要能夠結合實際的認識檔案管理問題，對檔案管理的活動進行一定的規范，確保職責明確，避免由于職責不明確和管理監督松散，造成的管理活動懈怠等問題，明確地進行有效的改革與創新，并設定正確的獎懲制度，通過正負兩面激勵當前檔案管理財務的工作積極性，以避免由于工作失誤造成的相關管理問題。同時，想要真正構建行之有效的檔案管理安全保障體系，便需要確保相關的管理制度行之有效，同時能夠明確地應用到當前檔案的管理工作中，并對相關的檔案管理工作提供較為高效的指導。

3.2 內部監督制度的構建

對于檔案管理部門的監管一定要提前做好預防，避免工作中問題的推諉現象。這便是對于檔案管理部門人員的深入監管，通過人管人、制度管人、人管制度的三重作用，盡量避免由于工作失誤造成的相關檔案管理上的漏洞，從而不利于相關檔案安全保障管理體系的構建，并對相關的管理工作造成不必要的麻煩，從而影響相關檔案管理的質量和效率。

3.3 提高檔案管理部門人員自身素質

檔案管理部門存在的問題，一部分也體現在檔案管理人員的身上，由于在過去的一段時間內，檔案管理沒有受到足夠的重視，相關的管理人員自身素質的要求也較低，這樣一來，隨著企業檔案管理活動復雜性的增加，相關的檔案管理人員自身素質水平也就不足以準確地完成檔案管理工作，從而導致了檔案管理行為活動水平的下降。為此需要相關企業能夠針對性地審計高素質的檔案管理人員，著重強調對于檔案管理人員職業素養的審計，同時規范對于檔案管理人員的管理活動，并引進高素質的財務檔案管理人員[3]。

3.4 強化檔案計算機管理的加密處理

隨著近些年互聯網信息技術的快速發展，當前將計算機技術應用到檔案管理的案例逐漸增加，相關的應用范圍也日趨廣泛，與此同時帶來的相關的計算機安全問題也逐漸成為了人們熱議的話題。這是在這樣的背景下，加密處理成為了當前對于互聯網計算機系統信息資源防范設計的必然趨勢，如何更好地應用加密技術則是相關專業人員需要思考的問題，而對于傳統的加密信息技術而言，其對于信息的加密在應用時會產生一定的應用問題，例如對相關數據進行處理前，需要能夠對相關數據進行解碼，這樣才能夠更好地完成對于加密信息的處理，但這同時也給了黑客攻擊或者病毒入侵的機會。

4 結語

總之，在當前這樣的國際競爭的情況下，這些管理制度和水平上的差距一度成為了我國企業在參與市場競爭時的弱勢，對于我國企業的進一步國際化形成了阻礙，同時對于我國企業的可持續發展也形成了較為嚴重的問題，我國相關企業需要能夠針對當前環境形勢對自身的管理水平進行相關的改革和強化。

參考文獻

[1]蔣鴻標.基于檔案造假和“吃空餉”問題的事業單位檔案管理改革研究[J].科技文獻信息管理，2017（2）：50-52.

[2]任南竹.高校檔案管理改革探索——基于對高校財務“棄檔”問題的分析[J].經營與管理，2017（03）：160-162.

[3]馬志英.事業單位檔案管理改革實踐探索[J].青海教育，2017（12）：55-55.