如何科學建立會計電算化會計科目

摘 要：本文通過分析會計電算化對于會計工作的準確性和規(guī)范性作用，得出了對會計科目進行科學的設(shè)置是實現(xiàn)會計電算化目標的根本保證，從基本原則、分析會計科目、需要注意的問題等幾個方面對科學建立會計電算化會計科目進行了思考。

關(guān)鍵詞：會計；電算化；科目

會計工作中電子計算機的廣泛應用，徹底改變了會計工作“人工抄寫，珠子計算”的局面，同時計算機強大的數(shù)據(jù)儲存、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析功能為提高財務管理水平提供了強有力的支持手段，大大擴展了會計核算的深度和廣度，增強了會計信息的準確度和時效性，大大增加了為經(jīng)濟管理提供的信息量，為充分發(fā)揮會計的管理職能創(chuàng)造了條件。

會計電算化促進了會計工作的準確性和規(guī)范性，涉及了會計基礎(chǔ)數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理形式和方法，財務核算形式、內(nèi)部控制制度內(nèi)容和重點、稽核內(nèi)容等。

在會計電算化過程中系統(tǒng)初始化設(shè)置工作有著重要的意義，為了達到會計工作的準確性和規(guī)范性的目標，會計科目初始化的重要性更為突出，因為會計電算化系統(tǒng)根據(jù)所設(shè)定的會計科目來展開后續(xù)的大部分工作，一旦系統(tǒng)的初始化設(shè)置完成并進行賬務處理之后，就不能對系統(tǒng)的會計科目進行人為的改動，否則后果不堪設(shè)想，所以，在會計電算化系統(tǒng)初始化設(shè)置工作中，對系統(tǒng)的會計科目進行科學的設(shè)置，是實現(xiàn)會計電算化目標的根本保證。

要能夠科學的建立會計電算化會計科目，主要需要做好以下幾項工作：

一、建立會計電算化會計科目要便于會計科目編碼工作，因為在計算機中科目是以編碼形式存儲、索引的。編碼是會計電算化會計科目內(nèi)在邏輯的外在體現(xiàn)，所以建立會計電算化會計科目需要滿足編碼的一些基本原則

1.必須保證每一個會計科目都用一個確定的編碼來表達，反之，每一個編碼也只能代表一個唯一的會計科目，這就是所謂的編碼的設(shè)計唯一性概念，所以科目設(shè)置要概念清晰，不能有交叉和模棱兩可的現(xiàn)象。

2.會計科目編碼設(shè)計的規(guī)律性、穩(wěn)定性和可擴展性，這三性反映出了建立會計電算化會計科目的科學性和設(shè)計水平，建立會計電算化會計科目科學性強的，會計科目編碼設(shè)計的規(guī)律性、穩(wěn)定性和可擴展性就強。

所謂規(guī)律性是指科目編碼的順序和層次應當有一定的規(guī)律，這樣依據(jù)會計科目的內(nèi)在邏輯順序通過排序就可以方便地得到具有實際意義的分組。

所謂穩(wěn)定性是指在會計科目內(nèi)在邏輯性基礎(chǔ)上，編碼確定后不需要打亂重編，能夠適應環(huán)境的變化，可以應用較長的時間，不會出現(xiàn)除了因為增加經(jīng)濟業(yè)務擴展而增加代碼現(xiàn)象外的經(jīng)常修改編碼系統(tǒng)的現(xiàn)象，編碼系統(tǒng)是會計系統(tǒng)的基礎(chǔ)，建立會計電算化會計科目又是會計科目編碼的基礎(chǔ)，頻繁的修改編碼系統(tǒng)，反復的調(diào)整會計電算化系統(tǒng)中數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和控制結(jié)構(gòu)的內(nèi)容是建立會計電算化會計科目不夠科學的一種直接體現(xiàn)，即會計電算化會計科目穩(wěn)定性不足。

所謂擴展性是指隨著管理要求的變化，業(yè)務類型的變更，可以通過增加一些新的會計科目方便的進行擴展，穩(wěn)定性和擴展性是建立會計電算化會計科目中應該綜合考慮的兩個方面，這種擴充不能打亂原來的編碼體系，要做到這一點實際上需要保證會計科目的可擴展性。

3.會計科目編碼設(shè)計的通用性和系統(tǒng)性，這是指相對未來的整體信息化解決方案來講，財務系統(tǒng)只是其中一部分，必然會面I臨著財務系統(tǒng)與整體管理信息系統(tǒng)、與其它各子系統(tǒng)的接口工作，例如物資管理系統(tǒng)、生產(chǎn)計劃系統(tǒng)、物流運輸系統(tǒng)等，科目編碼的設(shè)計，不僅要滿足財務系統(tǒng)的需要，同時也要滿足其他各子系統(tǒng)及整個管理信息系統(tǒng)的需要，這就是通用性和系統(tǒng)性。會計電算化會計科目要便于編碼設(shè)計的通用性和系統(tǒng)性要求。

4.會計電算化會計科目要層次、邏輯性清晰，這樣編碼位數(shù)容易控制，也便于記憶，適合計算機進行處理，編碼系統(tǒng)的適用性和可靠性也會大幅提高。

二、建立會計電算化會計科目要對目前的會計科目進行認真分析。目的是科學理解電算化會計科目的內(nèi)在邏輯性和內(nèi)涵，為整體會計電算化系統(tǒng)打下一個堅實基礎(chǔ)

要明確設(shè)置會計科目的級數(shù)和位數(shù)，級數(shù)反映了一個單位會計科目按反映內(nèi)容的詳細程度所作的分類的類別數(shù)，位數(shù)是指會計科目代碼的長度，級數(shù)越多，則會計賬簿提供的會計信息就越詳細，例如，按照財政部于2000年12月29日發(fā)布的《企業(yè)會計制度一會計科目和會計報表》，一級會計科目采用4位編碼，其編碼方法為：分別用1、2、3、4、5表示資產(chǎn)類、負債類、所有者權(quán)益類、成本類和損益類，先采用順序碼區(qū)分科目大類，占1位，用第2位對科目大類進一步具體化，其第3位、第4位采用分組編碼法。4位代碼規(guī)定了85個一級科目，明細科目的設(shè)置沒有一定的限制，但在《企業(yè)會計準則一會計科目和會計報表》中列出了一部分明細科目，根據(jù)其列示的情況看，對明細科目采取的設(shè)置方法是，在一級科目后，每兩位表示一級明細科目。由于2007年我國政府收支制度進行了改革，支出的經(jīng)濟分類由原來的三大類調(diào)整為現(xiàn)在的十三類，各單位都涉及到在2007年重新建立新的會計科目體系的問題。所以在設(shè)置會計科目的級數(shù)和位數(shù)時主要是明細子目編號的問題，一般而言，企業(yè)的規(guī)模越大、管理要求越高，會計科目級數(shù)就要求越多，這里主要是需要注意明細科目的代碼切忌過長，據(jù)國外資料統(tǒng)計，會計科目代碼的長度和輸入出錯率有很大關(guān)系，因此為了保證會計信息系統(tǒng)能適應單位今后發(fā)展的需要以及便于記憶和處理，明細科目的代碼長度應設(shè)置為二位，否則對記憶、輸入、使用都非常不便。

需要充分考慮會計報表編制中的實際需要，有什么樣的會計科目，就有什么樣的報表數(shù)據(jù)，因此設(shè)置會計科目時必須和會計報表的內(nèi)容相結(jié)合；需要充分考慮企業(yè)管理的實際需要，作為一個信息管理系統(tǒng)，會計人員所做的一切工作其最終目標是為管理人員提供所需要的信息資料，所以科目上不能脫離企業(yè)管理的需要去設(shè)置會計科目，企業(yè)管理的實際需要是會計信息的需求作為出發(fā)點；需要充分考慮企業(yè)未來發(fā)展的需要，由于科目具有唯一性的特點，因此科目一旦設(shè)置完成，它就必須滿足企業(yè)長期使用的需要，在此期間不能隨意變更其核算內(nèi)容，所以，會計電算化決不是簡單地將手工記賬轉(zhuǎn)化為用計算機記賬，會對會計核算內(nèi)容、會計核算流程、會計工作機構(gòu)設(shè)置和會計內(nèi)部控制制度等方面產(chǎn)生重大的影響，必須滿足連續(xù)性特點，每個科目都有各自明確的核算內(nèi)容，相同的經(jīng)濟業(yè)務必須登記在同一個賬戶上，設(shè)置會計科目時要充分考慮到計算機處理的特點，以滿足企業(yè)未來發(fā)展的需要。

三、建立會計電算化會計科目需要注意的問題

實踐中，建立會計電算化會計科目，設(shè)置會計科目前需要加強與相關(guān)部門、相關(guān)人員的溝通，主要是了解業(yè)務流程，了解內(nèi)部核算和內(nèi)外審計的實際需要，如果設(shè)置的科目不能方便的報表取數(shù)，則建立會計電算化會計科目就是失敗的，并且還要避免在實際工作中明細科目重復設(shè)置，而增加操作人員的工作量，造成信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真和運行效率下降。

在具體科目編碼時，可以嘗試多種方法，例如順序編碼法、按位編碼法、分組編碼法、按特定數(shù)字編碼、綜合編碼法等，編碼的方法很多，具體采用什么樣的方法，不能統(tǒng)一規(guī)定，只要在編碼時，遵循編碼設(shè)計的原則，充分體現(xiàn)科目設(shè)計初始目的，保證信息系統(tǒng)系統(tǒng)的運行效率就是可行的。

總之，會計電算化不僅提高了財務管理的信息化水平，增強了會計信息的準確度和時效性，增加了決策支持的信息量，為充分發(fā)揮會計的管理職能創(chuàng)造了條件，同時也對會計人員本身的素質(zhì)、水平提出了更高要求，科學建立會計電算化會計科目是會計電算化的基礎(chǔ)，這項工作必須要得到重視。