Excel在消毒液配制管理中的應(yīng)用

富勝瑛

（浙江省海鹽縣人民醫(yī)院藥劑科，浙江 海鹽 314300）

消毒液配制是我院藥劑科工作的一項重要內(nèi)容，每月有大量各臨床科室領(lǐng)用消毒液單據(jù)需分類統(tǒng)計，涉及多張財務(wù)報表，若以手工統(tǒng)計，費(fèi)時、費(fèi)力且難以確保準(zhǔn)確性。而Excel作為Office辦公套件的一個組件，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能、數(shù)據(jù)庫管理功能，可使財務(wù)賬目管理高效、準(zhǔn)確。為此，我院使用Excel設(shè)計了消毒液配制數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，取得了良好效果。

1 設(shè)計思路

創(chuàng)建一個流程合理、功能全面的系統(tǒng)，該Excel數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備以下功能：每日將各臨床科室領(lǐng)用消毒液的數(shù)量錄入，經(jīng)系統(tǒng)自動分析、計算后形成報表；按照本院財務(wù)管理要求提供各種報表，如臨床科室消毒液領(lǐng)用匯總表、每月收支匯總表等；按照本院醫(yī)院感染管理要求提供各科室、各品種消毒液領(lǐng)用頻度統(tǒng)計表；其他輔助功能，如消毒液原料庫存下限報警、標(biāo)簽的打印輸出等。

2 數(shù)據(jù)庫的建立

2.1 規(guī)范化工作簿的建立

每年年初時建立一個工作簿（xls文檔）。該工作簿是一個獨(dú)立、完整的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，命名為消毒液配制室?guī)つ?00901.xls（編制宏后擴(kuò)展名變?yōu)閤lsm），內(nèi)含如下工作表（sheet）：科室領(lǐng)用記錄表、科室領(lǐng)用數(shù)量匯總表、科室領(lǐng)用金額匯總表、收支匯總表、科室領(lǐng)用頻度表等。建立后，以復(fù)制、重命名的方式建立多個工作簿，并順序命名為消毒液配制室?guī)つ?00902～200912.xls共12個文檔。注意這12個文檔須保存在同一文件夾中，便于不同工作薄間的數(shù)據(jù)超級鏈接。在每一個工作簿中，工作表“第1周”、“第2周”……“第5周”是日常數(shù)據(jù)錄入工作表，“領(lǐng)用數(shù)量”、“領(lǐng)用金額”等是輸出自動計算結(jié)果的工作表。工作表名稱默認(rèn)是“sheet 1”、“sheet 2”……定位其上點擊鼠標(biāo)右鍵，可以更改名稱，如改成“第1周”等，其他工作表名稱均以此方法更改。

2.2 各種工作表的設(shè)計

2.2.1 消毒液價目表

因為本工作簿中很多工作表都要用到各類消毒液的單價進(jìn)行計算，為編制公式和調(diào)整價格方便，同時避免在多個工作表中輸入單價可能造成的差錯，故應(yīng)單獨(dú)建立1個價目表（圖1）。其中單價所對應(yīng)的單位是日常領(lǐng)用的最小單位，均為各種消毒液每1 mL的價格。如有價格調(diào)整，只需在該表中調(diào)整即可，其中的金額計算，均能自動按新的單價計算。這里需注意，必須在保證上月盤存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的前提下，“調(diào)價數(shù)量”取自庫存下限報警工作表中相應(yīng)的實時數(shù)據(jù)并折算。在D3單元格中輸入公式“=庫存下限報警！H4*2 500”，其中的2 500是根據(jù)該種消毒液單包裝2 500 mL折算，再在E3單元格輸入公式“=（C3-B3）*D3”，即得到該種消毒液調(diào)價金額。在E10單元格輸入公式“=SUM（E3∶E9）”，即得到本月各品種消毒液調(diào)價合計金額。

2.2.2 科室領(lǐng)用記錄表

該表用于日常工作中各臨床科室領(lǐng)用消毒液原始數(shù)據(jù)的錄入。我院消毒液配制室目前的工作模式是1%過氧乙酸溶液每日領(lǐng)取，其余種類消毒液每周三、周四集中領(lǐng)取。為使工作表條理清晰、便于數(shù)據(jù)錄入，并與目前的工作模式匹配，采用了每星期一個工作表的方式，這樣，每個工作簿中需設(shè)計5個領(lǐng)用記錄表，分別命名為“第1周”、“第2周”……“第5周”。建立如圖2所示第一周表格（該表格較大，限于篇幅隱藏了部分行列），A列字段為科室名稱，B至P列為各種消毒液字段。錄入的數(shù)據(jù)分別為各類消毒液領(lǐng)用量，數(shù)據(jù)單位為mL。在B35單元格插入函數(shù)“=SUM（B3∶B34）”，然后選中該單元格，以鼠標(biāo)拖動單元格右下角黑十字至單元格P35停止，即完成數(shù)量合計行的公式復(fù)制。在B36單元格輸入公式“=B35*價目表！B3”，其意義是將本工作表B35單元格數(shù)據(jù)與本工作簿中價目表B3單元格數(shù)據(jù)相乘，所得結(jié)果放入B36單元格中，再以前述類似方法在C36～P36單元格中粘貼公式。在 R36插入函數(shù)“=SUM（B36∶P36）”，即得到本周所有科室領(lǐng)用消毒液的總金額。

2.2.3 統(tǒng)計報表的設(shè)計

下述2張統(tǒng)計報表是根據(jù)我院財務(wù)管理要求設(shè)計的，在科室領(lǐng)用記錄表（即第1周……第5周）中錄入數(shù)據(jù)后，Excel在這2張表中自動分析、計算后輸出統(tǒng)計結(jié)果。

消毒液分品種分科室領(lǐng)用匯總表：該工作表（圖3）的用途是計算各臨床科室當(dāng)月所領(lǐng)取各種消毒液的數(shù)量，在此基礎(chǔ)上計算當(dāng)月各種消毒液總領(lǐng)取數(shù)和金額。在B3單元格輸入公式“=第1周！B3+第2周！B3+第3周！B3+第4周！B3+第5周！B3”，即可在該單元格得到相應(yīng)科室本月相應(yīng)種類消毒液領(lǐng)取總數(shù)量（mL）；在B35單元格輸入函數(shù)“=SUM（B3∶B34）”，即可得到本月相應(yīng)種類消毒液領(lǐng)取總數(shù)量（mL）；在B36單元格輸入公式“=B35*價目表！B3”，即可得到據(jù)本月相應(yīng)種類消毒液領(lǐng)取總數(shù)量折算的金額。

科室領(lǐng)用金額月報表：該工作表（圖4）顯示當(dāng)月各科室領(lǐng)取各種消毒液的總金額。其中，在B2單元格輸入公式“=B3*價目表！B 3+C3*價目表！C3+D3*價目表！D 3+E3*價目表！E3+F3*價目表！F3+G3*價目表！G 3+H3*價目表！H 3+I3*價目表！I3+J3*價目表！J3+K3*價目表！K 3+L3*價目表！L3+M3*價目表！M 3+N3*價目表！N3+O3*價目表！O 3+P3*價目表！P3+Q3*價目表！Q 3”，即得到相應(yīng)科室本月領(lǐng)取所有消毒液的合計金額數(shù)；再拖動B2單元格右下角的黑十字，一直向下拉到工作表最下面第2行，即得到其余各科室本月領(lǐng)取所有消毒液的合計金額數(shù)；再在B35單元格輸入函數(shù)“=SUM（B3∶B34）”，即得到本月全院各科室領(lǐng)取消毒液總金額。

2.2.4 盤存表的設(shè)計

該表（圖5）按領(lǐng)入庫房的不同將消毒液原料分為2類，以便于統(tǒng)計分析。在G4單元格輸入公式“=F4*2500*價目表！B3”，同法在I8單元格入公式“=H8*500*價目表！B7”即得到相應(yīng)領(lǐng)入金額，這里2 500、500分別是2%戊二醛溶液、5%聚維酮碘溶液原料的單包裝裝量。以類似方法在G列、I列相應(yīng)單元格輸入合適的公式。在G24單元格輸入函數(shù)“ =SUM（G4∶G23）”，在 I24 單元格輸入函數(shù)“ =SUM（I4∶I23）”，即得到相應(yīng)合計金額。J列用于月末盤存時錄入各類消毒液原輔料實際盤存數(shù)據(jù)。

2.2.5 原料庫存下限管理

如圖6所示，原料庫存下限管理的原理是實時監(jiān)控消毒液當(dāng)前庫存數(shù)，當(dāng)庫存數(shù)下降到一定值時，系統(tǒng)自動以特殊醒目格式顯示報警信息，提示及時領(lǐng)入原料補(bǔ)充庫存。在D4單元格中輸入公式“=領(lǐng)用數(shù)量！B35”，是取科室領(lǐng)用匯總表中B35單元格的數(shù)據(jù)；在E4單元格中輸入公式“=D4/2 500”，是除以該種消毒液的單包裝裝量數(shù)；在F4單元格中輸入公式“=[消毒液配制室?guī)つ?00905.xlsm]盤存表！J 4”，是超級鏈接上月工作薄中相應(yīng)消毒液的月末實際盤存數(shù)。這里應(yīng)注意上月工作簿文檔“消毒液配制室?guī)つ?00905.xlsm”須與本月工作簿文檔“消毒液配制室?guī)つ?00906.xlsm”在同一文件夾中；在H4單元格中輸入公式“=F4+G4-E4”，是當(dāng)前實時庫存數(shù)=上月結(jié)存數(shù)+本月領(lǐng)入數(shù)-截止查看時科室領(lǐng)用數(shù)。上述3列公式，均可以拖動鼠標(biāo)的方式，填充至所在列中，以簡化操作完成本表的設(shè)計。關(guān)于自動報警的設(shè)置，以鼠標(biāo)選中H4，點擊“格式”-“條件格式”，設(shè)定單元格數(shù)字小于一個具體的自定值（如定義5%聚維酮碘溶液原料庫存數(shù)最低為10）后，相應(yīng)單元格以灰色填充。圖中顯示了5%聚維酮碘溶液原料庫存數(shù)小于10時的灰色填充報警狀態(tài)。

2.2.6 收支匯總月報表的設(shè)計

圖7所示是按我院財務(wù)管理要求設(shè)計的一張重要收支匯總月報表，顯示消毒液配制室原輔料的出入庫、結(jié)存數(shù)、流向等總體情況，其中“消毒液倉庫領(lǐng)入”、“西藥庫領(lǐng)入”的金額數(shù)據(jù)為各相應(yīng)品種消毒液原料分別從2個倉庫領(lǐng)入的總金額，其公式編輯方法：在B3單元格輸入公式“=盤存表！G24”，在B4單元格輸入公式“=盤存表！I24”，在B5中輸入公式“=價目表！E10”。盤存損溢是指月末盤存時實際庫存數(shù)與理論計算數(shù)（即庫存數(shù)+領(lǐng)入數(shù)-各科室領(lǐng)用數(shù)）的差值，如有差值須錄入具體數(shù)據(jù)。

2.2.7 標(biāo)簽的設(shè)計

消毒液配制室在日常工作中需要大量標(biāo)簽，用Excel工作表設(shè)計，在自動計算輸出統(tǒng)計結(jié)果的同時，還可輸出標(biāo)簽打印件。具體做法是：建立一個“標(biāo)簽”工作表，標(biāo)簽內(nèi)消毒液名稱、數(shù)量、科室名稱均可以編輯公式的方式取自于相應(yīng)工作表。標(biāo)簽的設(shè)計須根據(jù)市售空白標(biāo)簽的精確尺寸，仔細(xì)定義各標(biāo)簽幅面數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)精確套打。對于1個月中每日固定數(shù)量領(lǐng)取的消毒液標(biāo)簽（如1%過氧乙酸溶液）的設(shè)計，為了打印方便，編制了專用于連續(xù)日期打印的Excel宏，需要打印時加載該宏，僅需點擊鼠標(biāo)1次，即可將1個月的620張小標(biāo)簽全部自動連續(xù)打印完成，大大提高了打印效率。編制宏需要一定的VBA編程知識[1]184-186，因限于篇幅，不在此評述。

2.2.8 各科室領(lǐng)用消毒液頻度表

按照醫(yī)院感染管理要求，消毒液配制室須提供各臨床科室各種消毒液領(lǐng)用頻度情況統(tǒng)計表，即具體臨床科室在1個月內(nèi)領(lǐng)用各種消毒液的次數(shù)，以對消毒液領(lǐng)用情況進(jìn)行監(jiān)控。建立如圖8所示的消毒液領(lǐng)用頻度工作表，在B3單元格輸入公式“=COUNTIF（第 1 周！B3，“＞ 0”）+COUNTIF（第 2 周！B3，“＞ 0”）+COUNTIF（第3 周！B3，“＞ 0”）+COUNTIF（第 4 周！B3，“＞ 0”）+COUNTIF（第5周！B3，“＞0”）”，其意義是對各相關(guān)工作表中相關(guān)品種消毒液領(lǐng)用數(shù)量大于0者計數(shù)，即可得到該月各科室消毒液各品種領(lǐng)用次數(shù)統(tǒng)計結(jié)果。為使最終打印出的紙質(zhì)表格美觀、清晰、易讀，領(lǐng)用頻次為0的單元格就不打印，因此設(shè)置如下：選中B3至F32單元格（即選中有數(shù)字的所有單元格），點擊菜單“格式”-“條件格式”，為單元格數(shù)值=0者設(shè)置字體格式為白色，即可同時使屏幕顯示和打印機(jī)輸出的報表不顯示數(shù)值為0的單元格。

2.3 保護(hù)工作表

用Excel進(jìn)行消毒液數(shù)據(jù)統(tǒng)計的最大優(yōu)點在于數(shù)據(jù)處理的模板化。建立了上述工作表后，日常工作中無須再進(jìn)行繁瑣的設(shè)置操作，只要將相應(yīng)數(shù)據(jù)錄入，即可得到各種統(tǒng)計結(jié)果，操作簡捷、高效。為避免失誤操作造成表格格式和公式被破壞，須對各工作表進(jìn)行保護(hù)。方法是[1]21：以鼠標(biāo)選定數(shù)據(jù)錄入?yún)^(qū)，點擊菜單“格式”-“單元格”，在“單元格格式”對話框中點擊“保護(hù)”，去掉“鎖定”前的“√”選項，點擊“確定。繼續(xù)點擊“工具”-“保護(hù)”-“保護(hù)工作表”，輸入密碼，點擊“確定”。這樣，該工作表中除了原始數(shù)據(jù)區(qū)允許錄入數(shù)據(jù)外，其他區(qū)域均處于保護(hù)狀態(tài)，無法更改。

3 討論

當(dāng)前，我國縣級以上醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品管理普遍使用院內(nèi)計算機(jī)醫(yī)院信息管理系統(tǒng)（HIS系統(tǒng)）中相應(yīng)的子系統(tǒng)，完成了由傳統(tǒng)管理到科學(xué)管理的轉(zhuǎn)變，提高了藥品管理的準(zhǔn)確性、高效性。但從國內(nèi)目前使用中多家公司的HIS系統(tǒng)看，均未包含消毒液配制室管理子系統(tǒng)，這顯然不利于醫(yī)院藥事管理計算機(jī)化的全面實施。我院Excel數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)投入實際使用已有4年多，數(shù)據(jù)統(tǒng)計效率高，結(jié)果準(zhǔn)確可信。

本文文字?jǐn)⑹龊透鲌D示中，Excel文檔的擴(kuò)展名為xlsm，是因為筆者設(shè)計的工作簿是由Excel 2007建立的內(nèi)含VBA宏的文檔。本數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)也可以舊版本的Excel來設(shè)計。

在國內(nèi)軟件市場缺乏消毒液配制管理專業(yè)軟件的情況下，為提高工作效率，利用已有的計算機(jī)軟硬件條件，自行設(shè)計數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是一個可行的方法。本系統(tǒng)參照軟件市場提供的商品HIS系統(tǒng)功能進(jìn)行設(shè)計，完全具備了HIS系統(tǒng)相關(guān)子系統(tǒng)所能提供的重要功能，能提供滿足本院財務(wù)管理和醫(yī)院感染管理等要求的各類統(tǒng)計報表，系統(tǒng)設(shè)計相對比較簡單，經(jīng)保護(hù)工作表處理后，運(yùn)行可靠、安全，對日常數(shù)據(jù)錄入人員無計算機(jī)知識特殊要求，且系統(tǒng)設(shè)計充分利用了歷史工作簿間超級鏈接等技術(shù)，無須重復(fù)輸入數(shù)據(jù)，簡潔、高效，完全能勝任醫(yī)療機(jī)構(gòu)消毒液配制室數(shù)據(jù)處理工作。

因管理要求和運(yùn)行成本的提高，我院已撤銷院內(nèi)制劑室多年。對于保留有制劑室的醫(yī)院而言，本系統(tǒng)稍加修改，即可用于醫(yī)院制劑管理。

由于Excel軟件所限，難以設(shè)計多維數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，本系統(tǒng)只能設(shè)計為每月使用1個工作簿，1年就有12個工作簿，這樣在歷史數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計方面自由度不高。因此在首次設(shè)計工作薄時，應(yīng)盡量考慮周全，在各工作表中預(yù)設(shè)所有可能會用到的統(tǒng)計和查詢。可行的方法是按照本院財務(wù)管理要求、參考商品HIS系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計，這樣將能以最少的設(shè)計時間，設(shè)計出相對最能滿足要求的Excel數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

[1]劉利民，歐振旭，馬子杰.Excel公式、函數(shù)、圖表與數(shù)據(jù)分析[M].北京：清華大學(xué)出版社，2007.