淺談公文的寫作特點

李 軍

公文是黨政機關施政的主要方式之一,是傳達政令、指導工作、管理社會的重要載體，在一定程度上代表著機關的對外形象,反映了機關的精神面貌和管理水平。機關工作人員應認真學習《國家行政機關公文處理辦法》，積極探索公文的體例格式、語言特征,把握其寫作特點,對于轉變機關作風、提高工作效率、密切黨政機關同人民群眾的聯系、發揮以文輔政的作用，實現公文寫作與處理規范化，具有很強的現實意義。結合多年來從事公文審核工作的實踐經驗，我認為,行政機關公文的寫作具有以下三個特點：

一、立意明確,思路清晰

任何公文都是圍繞行政機關施政的某一目的而制發的,沒有目的性就沒有發文的必要。因此,公文的主題要明確,思路要清晰,立意要科學,事實表述要客觀。切忌邏輯不清, 結構混亂,東拼西抄,洋洋灑灑,言之無物,甚至成段地重復上級文件的內容,而沒有結合實際工作,缺乏針對性和可操作性。同時,公文是為了便于行政機關之間了解情況、解決問題的,需要有關部門或人員盡快了解意圖,及時做出決策或認真執行的,因而要求結構嚴謹、層次分明、語言表述準確、反映問題開門見山、分析問題切中要害、提出措施切實可行。既要注重指導性,更要有針對性和可操作性,而不能將其當成文學作品來欣賞。因此，要求每一篇公文力求做到中心突出、觀點鮮明、文字精煉、格式規范。同時公文宜短不宜長,一般不超過兩千字,最多不超過三千字。

二、內容充實,語言規范

一些政策性較強的公文,其本身就是政令,用語規范、準確、結構合理、層次清楚,邏輯性很強,由淺入深,逐步深入。所謂內容充實,就是需要說明的事情,在公文中一定要說清楚、講明白,不需要說的一句話也不要多說，一個字也不要多寫。公文所用材料要翔實準確, 數據要準確無誤,做到實事求是。講清楚“應當怎樣做”、“必須怎么做”就行，而“為什么這樣做”一般情況不必展開敘述。要重點闡明本部門的實際情況及采取的具體措施,少講大道理,更不必講套話、空話。至于那些重復原有文件、照搬照抄上級文件的內容,更不必贅述。《國家行政機關公文處理辦法》第25條第二款明確指出,公文語言應當“情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短”。具體說，可以理解為“準確、簡明、樸實、莊重”。“準確”就是要用詞恰當，句子之間邏輯關系緊密，能恰如其分地說明情況和闡述做法。用語要恰當,防止褒貶失當，既不要使用過頭的形容詞,慎用“極”詞 ,如“ 最 ”、“ 第 一 ”、“ 首 創 ”等，也不能使用模棱兩可的雙關語言。人名、地名、機關名稱、數字、計量單位、標點符號等要規范使用,度量衡單位要使用國家法定計量單位,如公斤、公頃、千瓦時,不能使用斤、畝、度等。涉及政治、經濟、文化等方面的用詞,要注意與國家標準的表述相一致,避免因用詞不準確而產生政出多門的現象;也不要使用尚未被群眾普遍接受的新名詞、新提法。“簡明”是指語言表達要簡潔明快、可讀性強、淺顯易懂，用最精煉的文字表達行文的意圖, 直接曉之以理,告之以規,使人們明于行止;同時，避免用詞失當,防止拖泥帶水、冗繁累贅。“樸實”則指語言平實、質樸。既不能使用帶有浪漫色彩的語言,也不宜使用夸張、比喻、擬人等修辭手法。不要使用生僻字,也不能用文言文或半白半文的詞語。“莊重”就是要求用語規范、嚴肅，使用書面語言和約定俗成的模式化用語，而不能使用口頭語和方言土語，也不需要刻意地形象描寫和浪漫抒情，更不宜追求語言的詼諧幽默。

比 如， 據2009年4月8日《重慶晚報》報道，××縣××局由于在《處理意見》中對當事人盧先生使用了“耍賴”、“像泡了8年的酸菜—酸過了味”、“所到之處雞犬不寧”等侮辱性的語言。當事人盧先生見到《處理意見》后，將××縣××局告上了法庭。重慶市第二中級人民法院終審判決××縣××局名譽侵權，賠償受害人精神損失費2萬元。這件事表明，行政機關在嚴肅的公文中夸大或縮小事實，隨意描述，不僅違背了國家行政機關公文的嚴謹性，而且會影響公文的權威性和約束力，損害黨和政府的公信力。因此，公文寫作一定要用嚴謹而樸實的詞語表述事實，以嚴肅而準確的語言表達本機關的意見。

實踐中,公文語言逐步形成了不同于其他文體的風格以及只有公文才使用的詞語,如“望遵照執行”、“請結合本地本部門實際認真貫徹執行”、“××文收悉”、“妥否,請批示”、“以上報告如有不妥，請指正”、“專此報告”等等。根據實際情況靈活地使用好公文專用語言,會使公文顯得莊重文雅、簡潔明快。

三、協商會簽,合理合法

行政機關公文有兩個最基本的要求,一是必須符合法律法規和國家的方針政策,二是行政機關擬制的公文涉及其他部門職責的，必須有相關職能部門的會簽意見,這也是確保公文質量和執行力的手段之一。做好公文協商會簽工作是轉變黨政機關工作職能和方式的重要體現，也是提高行政效能的重要措施之一。《國家行政機關公文處理辦法》第26條明確要求草擬公文時，涉及其他部門職責的要主動協商會簽，特別強調公文主辦部門負責人必要時要出面協調; 如協商后仍未取得一致意見,在向上級機關行文時要說明協商情況,列明各方意見及理據,請上級機關協調解決;部門之間和相關職能部門未協商一致時，不能各自向下行文，如擅自行文，上級機關有權責令糾正或撤銷。在公文審核中經常遇到這樣的問題,有的部門認為,部門有不同意見,只要上級機關發了文件,涉及的職能部門就會遵照執行。其實不然，實際工作中，由于某些公文事前沒有征求涉及職能部門的意見，公文的執行力就會大打折扣，甚至出現無法落實的現象。有的公文內容涉及相關部門職責，但是個別部門不與相關部門協商會簽，而直接去掉需要會簽的內容,草草應付,形成“以文件落實文件”的現象。有的部門把發多少個文件作為衡量工作成績大小的尺度，至于對推動工作能夠起到多大的作用就不管了,形成事實上的文牘主義,不僅影響了機關的工作效率，而且在某種程度上也是造成“文山”的主要原因之一。

擬制公文時要熟悉法律法規和國家的方針政策,防止公文中有違背法律法規、國家方針政策和超越政府權限的內容。現實生活中，由于個別行政機關在公文審核時把關不嚴，管了許多不該管的事情，公文中出現了一些以行政命令干預市場經濟活動和以權代法等濫用行政權力的問題，影響了黨和政府的公信力，損害了黨政機關同人民群眾的關系。如,據新華社2007年6月報道:近日,內蒙古自治區×××旗人民法院竟然收到了所在地政府的“說情書”—《關于對××××旗峰××××有限責任公司法定代表人××減輕處罰的建議書》。“以政府紅頭文件的形式”為違法者說情,顯然違反了我國“法律面前人人平等”的原則,出現了以權力干涉法律的“怪事”，不僅降低了公文的執行效力，而且損害了當地政府的形象。

總之,行政機關工作人員只有努力把握公文的寫作特點，并積極實踐應用，才能體現公文的實用性、指導性和權威性，發揮其在管理政務和社會事務中應有的作用。