關(guān)于民生檔案建設(shè)情況的調(diào)查與思考

張 軍

加強(qiáng)民生檔案建設(shè)，是貫徹落實(shí)黨的十七大提出的關(guān)于“加快推進(jìn)以改善民生為重點(diǎn)的社會建設(shè)”的重要舉措。近日，山東省平邑縣人大常委會組織專門力量，深入有關(guān)單位，采取聽取匯報、實(shí)地察看、會議座談等形式，對全縣民生檔案建設(shè)情況進(jìn)行了專題調(diào)研。

一、基本情況

一是領(lǐng)導(dǎo)重視，民生檔案工作擺上了重要日程。山東省平邑縣委、縣政府高度重視民生檔案工作。2008年5月，縣委辦公室、縣政府辦公室印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，成立了民生檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，指導(dǎo)全縣民生檔案建設(shè)。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直各有關(guān)單位也不斷完善檔案工作機(jī)構(gòu)，明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，配備了專（兼）職檔案管理員，使檔案工作橫向有人抓、縱向有人管，為搞好民生檔案工作提供了有力的組織和人員保證。

二是加強(qiáng)指導(dǎo)，民生檔案整理工作扎實(shí)推進(jìn)。縣檔案局作為主管部門，積極組織人員認(rèn)真界定了與民生有關(guān)的檔案，及時梳理、編制《第一批重點(diǎn)民生檔案及形成單位一覽表》，明確了民生檔案的范圍和重點(diǎn)，把勞動就業(yè)、社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生、教育文化、土地城建、房管、環(huán)保、“三農(nóng)”工作等方面的46種檔案確定為重點(diǎn)民生檔案，涉及19個縣直部門、16個鄉(xiāng)鎮(zhèn)和縣經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)。結(jié)合各行業(yè)特點(diǎn)，指導(dǎo)并審核部分單位編制《專門檔案保管期限表》，把好文件材料的收集范圍關(guān)，使涉及民生的文件材料妥善歸檔。加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助相關(guān)單位完善相關(guān)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定各項(xiàng)檔案管理制度，指導(dǎo)其抓好檔案的形成、整理和利用工作。目前，全縣已備案民生檔案61560余卷。

三是加大投入，民生檔案保管條件進(jìn)一步改善。從調(diào)研情況看，大部分單位加大了民生檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，建立了專用庫房，做到安全、適用，并配備相應(yīng)設(shè)備，落實(shí)“九防”措施，有效地維護(hù)了檔案的完整與安全。如縣民政局去年投資2.2萬余元，對革命傷殘軍人檔案進(jìn)行了系統(tǒng)的整理，統(tǒng)一印制了平邑縣撫恤定補(bǔ)優(yōu)撫對象檔案袋，購置了檔案盒，從下屬單位抽調(diào)了5名同志進(jìn)行集中整理。再如縣法院、檢察院、工商局、勞動局、國土局、房產(chǎn)局等單位配備了高標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房和檔案專用設(shè)備，檔案保管條件得到明顯改善。

四是科技強(qiáng)檔，民生檔案信息化水平不斷提高。大部分單位重視民生檔案信息化建設(shè)，購置了計算機(jī)，配備了規(guī)范檔案管理軟件，建立了民生檔案數(shù)據(jù)庫，將民生檔案目錄輸入計算機(jī)保存，實(shí)現(xiàn)了目錄級數(shù)字化。如縣農(nóng)業(yè)局新購置電腦10臺、打印機(jī)10臺，將二輪延包以來的全部合同、承包經(jīng)營權(quán)信息全部輸入微機(jī)進(jìn)行信息化管理，開發(fā)了土地流轉(zhuǎn)軟件，建立了全縣土地流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫，已錄入10多萬條。民政局婚姻登記實(shí)現(xiàn)了與省級聯(lián)網(wǎng)。目前全縣大部分單位的重點(diǎn)民生檔案，如房地產(chǎn)檔案、公正檔案、婚姻檔案、社保檔案等已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這些檔案絕大多數(shù)依據(jù)公民申請向公民個人開放，為群眾解決了許多實(shí)際困難,深受廣大群眾的歡迎。

五是發(fā)揮作用，民生檔案開發(fā)利用成效明顯。縣檔案局及相關(guān)單位不斷強(qiáng)化服務(wù)意識，加大檔案開放力度,拓寬檔案服務(wù)功能,開發(fā)檔案信息資源,民生檔案在服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、維護(hù)社會穩(wěn)定、惠及百姓生活等方面發(fā)揮了重要的作用。縣檔案局建立了民生檔案綜合數(shù)據(jù)庫及婚姻檔案、知青檔案、林權(quán)檔案、土地房產(chǎn)檔案等各類專門數(shù)據(jù)庫，為民生檔案及時高效地服務(wù)人民群眾，創(chuàng)造了良好條件。去年以來，縣檔案局共接待查閱各類民生檔案323人次、400多卷次。如縣針織廠職工趙某在辦理退休手續(xù)時發(fā)現(xiàn)，其職工檔案中缺少當(dāng)年從棉織廠調(diào)入針織廠的職工調(diào)動介紹信，無法確認(rèn)她在棉織廠工作的那段工齡。6月20日，趙某來到縣檔案局查找相關(guān)檔案。檔案館工作人員根據(jù)趙某的回憶，認(rèn)真分析其檔案的大概流向，幫其查閱了印刷廠、棉織廠、輕工業(yè)總公司等全宗檔案，最后在縣輕工業(yè)總公司全宗內(nèi)中找到了趙某的工作調(diào)動介紹信，并為其提供了原始資料復(fù)印件，出具了檔案證明。趙某找到檔案后，感激之情溢于言表。同時，各單位采取多種途徑和形式，加大開發(fā)民生檔案資源。去年以來，房產(chǎn)檔案提供利用453卷次，500多人次，解決房屋過戶、抵押等問題，土地檔案利用260卷次、300多人次，訴訟檔案672卷次、800多人次等等，使民生檔案工作在服務(wù)民生、滿足民意中發(fā)揮了特殊的作用。

二、存在問題

一是宣傳力度不夠。民生檔案的內(nèi)容、目的、意義、作用發(fā)揮等情況還不能為廣大干部群眾所熟知，造成有的單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，沒能發(fā)揮民生檔案應(yīng)有的作用。

二是縣檔案局經(jīng)費(fèi)少、人員少。由于現(xiàn)有人員只能勉強(qiáng)滿足日常工作，對民生檔案的指導(dǎo)和接收力度不夠，造成民生檔案保管過于分散。

三是檔案管理不夠規(guī)范。民生檔案雖然收集比較齊全完整，但有少數(shù)單位管理不夠完善，成捆堆放，無裝線，未編目，盒裝不標(biāo)準(zhǔn)，排架無序，整理不夠規(guī)范；有些民生檔案不能及時移交進(jìn)館。

四是基礎(chǔ)設(shè)施條件較差。有的單位因辦公場地?fù)頂D，尚無專用檔案室，民生檔案分散于各股室；個別單位的民生檔案就堆放在保管室中老化陳舊的柜子里，嚴(yán)重危害檔案資料的安全。

五是信息化建設(shè)有待進(jìn)一步加強(qiáng)。目前，只有縣民政局、勞動和社會保障局等少數(shù)單位實(shí)現(xiàn)了目錄、全文或部分全文數(shù)字化和資源共享，絕大多數(shù)單位僅實(shí)現(xiàn)了部分門類檔案目錄數(shù)字化，甚至極個別單位還停留在紙質(zhì)檔案管理階段。

三、幾點(diǎn)建議

一要強(qiáng)化檔案意識，加大檔案法律法規(guī)的宣傳力度。要深入組織學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)法規(guī)條例，認(rèn)真落實(shí)國家和省、市關(guān)于加強(qiáng)民生檔案建設(shè)工作的文件精神，依法開展民生檔案管理，扎實(shí)開展宣傳教育活動，不斷加深對民生檔案工作重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)做好民生檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。

二要加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，建設(shè)一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。各相關(guān)單位要配備具有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力的檔案管理專（兼）職人員，明確職責(zé)和任務(wù)，增強(qiáng)責(zé)任心和事業(yè)心。加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案員管理水平和業(yè)務(wù)技能，適應(yīng)新形勢下加強(qiáng)民生檔案建設(shè)的需要。

三要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，不斷提高民生檔案的管理水平。各相關(guān)單位要按照集中統(tǒng)一管理和規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的原則，切實(shí)把檔案資料收集齊全、保存完整。檔案部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使民生檔案整理規(guī)范、保存有序。平邑縣是山東省首批列入全國新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險試點(diǎn)縣之一，建議縣政府及有關(guān)部門在試點(diǎn)工作中要切實(shí)抓好試點(diǎn)檔案整理工作，充分發(fā)揮民生檔案的作用，確保新農(nóng)保試點(diǎn)工作的順利開展。

四要加大經(jīng)費(fèi)投入，重視檔案的管理和保護(hù)工作。注重加大投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷改善檔案工作條件，確保檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)和有關(guān)物資的到位。完善檔案工作目標(biāo)責(zé)任制，加強(qiáng)對民生檔案收集、整理、分類、歸檔、移交、銷毀等各環(huán)節(jié)的督促、檢查和指導(dǎo)，逐步實(shí)現(xiàn)民生檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。

五要推進(jìn)信息化建設(shè)，加強(qiáng)民生檔案信息開發(fā)利用。民生檔案建設(shè)的一個重要目的就是為了利用，有關(guān)單位要采取多種方式，做好檔案利用工作，不僅要有紙質(zhì)檢索工具，也要充分應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對民生檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將原始檔案掃描輸入電腦，制作好電子目錄，并且逐步發(fā)展成可以提供網(wǎng)上在線查詢服務(wù)，充分挖掘檔案信息資源，更好地服務(wù)民生、服務(wù)社會、服務(wù)發(fā)展。