淺議海事行政處罰檔案管理存在的問題及對策

鄭文莉

行政處罰檔案管理是海事部門在行政執(zhí)法活動中形成的應(yīng)當歸檔保存的文件資料、照片、錄音等各種資料,它是海事監(jiān)督管理工作的歷史記錄,是海事監(jiān)督管理工作成果反映,保留了大量歷史信息,記載前人的經(jīng)驗教訓,對后人有著借鑒作用。執(zhí)法人員在在辦理詢問筆錄、協(xié)助調(diào)查通知書、立案審批表、聽證錄筆等文書工作中,行政處罰檔案的利用越來越頻繁,也越來越顯示出行政處罰檔案本身所固有的“含金量”。某種意義上講,行政處罰檔案管理是對我局現(xiàn)場執(zhí)法工作質(zhì)量的一種檢驗。隨著海事事業(yè)的不斷發(fā)展,檔案管理活動日益滲透到海事事業(yè)的各個環(huán)節(jié)。如何加強行政處罰檔案管理,對于規(guī)范執(zhí)法、文明執(zhí)法、服務(wù)廣大人民群眾都有著重要意義。

一、海事行政處罰檔案管理中存在的問題

(一)行政處罰檔案管理意識較為淡薄

目前普遍存在著行政執(zhí)罰工作人員輪崗較為頻繁,個別行政處罰工作人員未經(jīng)培訓就直接上崗,在執(zhí)法過程中未及時收集有關(guān)書證、物證、視聽資料、證人證言、當事人陳述、鑒定材料、勘驗筆等,使其缺乏有效證據(jù),違法事實無法認定,對政處罰工作目的的意義不夠了解,業(yè)務(wù)比較生疏,法律意識和檔案管理意識也較為淡簿。由于行政處罰管理工作沒有納入方針目標考核等就不必對行政處罰檔案管理工作太重視,存在懈怠情緒,敷衍了事。加之有些海事處未建立行政處罰檔案管理責任制,對行政處罰檔案管理工作未作明確分工,定人定責,任何人可經(jīng)手檔案,缺乏檔案保密意識,出現(xiàn)問題就互相推諉。

(二)行政處罰檔案管理規(guī)定要求落實不到位

行政處罰傳統(tǒng)的手工目錄式的檔案管理隨著行政處罰檔案數(shù)量的不斷增加,檔案利用工作越來越復雜,不能滿足檔案的快速、準確、全面的查詢檢索要求。《行政處罰文書制作規(guī)范》等對格式、內(nèi)容等材料都有明確規(guī)定,要求材料齊全、內(nèi)容完整,符合《處罰文書條例》等有關(guān)規(guī)定。但在查檔時卻發(fā)現(xiàn)因種種原因登記人員未按《處罰文書條例》要求在處理完畢完后及時入檔,新入的材料未及時在執(zhí)法文書中注明加蓋交通行政執(zhí)法機關(guān)印章。有些檔案材料隨意用訂書釘或鐵夾子裝訂成冊,甚至不裝訂,散裝往檔案袋里一塞,未嚴格按三孔一線的要求裝訂,行政處罰檔案幾年來混裝在一起,沒有按年度劃分,不是按一案一卷進行組卷,存在檔案隨意存放等現(xiàn)象。

(三)行政處罰檔案信息管理存在缺陷

隨著信息技術(shù)的普及,計算機運用日益廣泛,提高了檔案利用率,也提供了數(shù)據(jù)的共享和查詢。而有些單位存在配備的計算機配置較底,不能安裝應(yīng)用較廣泛的windows操作系統(tǒng)和世紀科怡檔案管理軟件,更不能進行檔案數(shù)字化工作,有些行政處罰檔案輸入計算機數(shù)據(jù)不準確,與實際歸檔不符,行政處罰案卷未建立檔案數(shù)據(jù)庫,對行政處罰檔案的檢索、統(tǒng)計、查閱等帶來一定的影響。

二、加強海事行政處罰檔案管理的建議

(一)行政處罰檔案是執(zhí)法過程中的真實憑證,是第一手的參考材料

海事執(zhí)法人員必須及時收集關(guān)書證、物證、視聽資料、證人證言、當事人陳述、鑒定材料、勘驗筆等材料。各海事管理機構(gòu)必須注意管理人員隊伍相對穩(wěn)定,注重加強在崗人員的法律和業(yè)務(wù)知識學習,提高執(zhí)法人員和檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),從源頭抓起,夯實行政處罰檔案管理基礎(chǔ)管理水平。

(二)建立健全行政處罰檔案管理制度,完善監(jiān)督和立法

建立健全行政處罰檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范、辦法和規(guī)章制度,必須嚴格按照《行政處罰條例》和《交通文件材料立卷歸檔辦法》等要求嚴格程序,注意細節(jié)。建立行政處罰檔案管理責任制,明確分工,明確責任,完善管理規(guī)則,才能保證及時準確地收集、分類、歸檔、清理等工作,確保制度執(zhí)行有效,檔案資料齊全完整。要將行政處罰檔案管理納入到海事管理工作目標考核中,制定工作計劃,將有關(guān)內(nèi)容分解到各處室,不僅要量化更要細化,決不能走過場搞形式主義。因地制宜,建立健全行政處罰檔案利用、查閱、檔案庫房管理、檔案鑒定銷毀、檔案保密、檔案統(tǒng)計和檔案材料不歸檔責任追究等各項檔案管理制度。確保各項目標任務(wù)按時完成。

(三)完善行政處罰檔案信息管理,提高行政處罰檔案利用的有效性

在計算機硬件基礎(chǔ)設(shè)備配備上需要進行更新,配置服務(wù)器用于存貯檔案數(shù)據(jù),掃錨儀、打印機、光盤刻錄機、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、一體化傳真機等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備,為檔案數(shù)字化和檔案資源共享奠定基礎(chǔ)。由于計算機信息系統(tǒng)在硬件、軟件及數(shù)據(jù)三個方面的脆弱性及安全措施的局限性,使得計算機信息系統(tǒng)時刻受到來自各方面的潛在威脅。因而制定有效的信息安全管理措施,進一步提高信息安全技術(shù),對行政處罰信息管理也顯得更為重要。應(yīng)建立用戶密碼安全保密管理規(guī)定,維護計算機信息系統(tǒng)的保密性、完整性和可用性。堅持“誰使用、誰管理、誰負責”的原則,明確責任人,加強對檔案的日常管理和清理,確保信息資料及時入檔和更新。通過實物檔案和電子檔案相結(jié)合,既可以利用軟件信息系統(tǒng)對實物檔案進行更為有效的管理,又可提高電子檔案的工作效率和有效利用率。