合同管理“六化一配套”

□ 文/張志寧

“六化一配套”合同管理，促進(jìn)企業(yè)管理邁上新的臺階。

“六化一配套”合同管理的基本內(nèi)容

“六化一配套”合同管理模式的主要內(nèi)容是:“六化”，即合同管理網(wǎng)絡(luò)化、簽訂合同程序化、跟蹤履行全程化、異體監(jiān)督制度化、法律培訓(xùn)層次化、合同文本檔案化。分別從合同管理工作的組織結(jié)構(gòu)、制度建設(shè)、履行保障、制約保證、素質(zhì)提高以及資料管理等方面，進(jìn)行全過程、全方位、多角度的規(guī)范與管理。“一配套”，即將有關(guān)投資管理、成本管理及生產(chǎn)管理、科研管理、項(xiàng)目管理等方面的各項(xiàng)專業(yè)管理制度，作為合同管理的配套制度。一方面把合同管理納入經(jīng)營管理的大系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)有效銜接、有機(jī)結(jié)合。另一方面則把各項(xiàng)專業(yè)管理制度視作合同管理制度的必要補(bǔ)充、范圍擴(kuò)展和職能延伸。

實(shí)行“六化一配套”合同管理的“四落實(shí)”

領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)。一是主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，并具有很強(qiáng)的法律意識；二是領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格抓，依法決策、經(jīng)營、管理，并善于運(yùn)用法律手段主張、實(shí)現(xiàn)和維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益；三是抓好合同管理隊(duì)伍建設(shè)和制度建設(shè)，在本單位形成一套完整的管理網(wǎng)絡(luò)、完善的管理制度和完備的運(yùn)行機(jī)制。

組織落實(shí)。一是在采油廠設(shè)置獨(dú)立法律事務(wù)科，全面負(fù)責(zé)合同管理工作；二是在相應(yīng)職能科室設(shè)立專門的合同管理崗位；三是由相關(guān)崗位兼職負(fù)責(zé)合同管理工作。遵循“統(tǒng)一管理、歸口審查、分級審批、各負(fù)其責(zé)”的管理原則，真正實(shí)現(xiàn)從合同立項(xiàng)、預(yù)算、合作方選擇、合同審查、合同履行、合同結(jié)算等全過程都處于有效的監(jiān)控之中。

制度落實(shí)。總公司、各油田制定的《合同(信用)管理辦法》就是《中華人民共和國合同法》的貫徹和延伸，是合同管理工作的規(guī)范性管理制度。采油廠作為合同管理工作的執(zhí)行單元，必須制定相應(yīng)的配套措施來確保合同管理制度的貫徹落實(shí)。

人員落實(shí)。從事合同管理工作的法律人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，努力實(shí)現(xiàn)合同管理人員既懂生產(chǎn)又掌握企業(yè)理財、經(jīng)濟(jì)法和工商管理知識的目標(biāo)。合格的合同管理人員應(yīng)當(dāng)具備良好的思想品德素質(zhì)、良好的心理行為素質(zhì)、良好的專業(yè)知識素質(zhì)和良好的文化素質(zhì)。

“六化一配套”合同管理的運(yùn)作方式

合同管理網(wǎng)絡(luò)化。由主管經(jīng)營的副廠長擔(dān)任廠總法律顧問，形成廠法律顧問領(lǐng)導(dǎo)下的一個固定的直線職能制合同管理網(wǎng)絡(luò)，人員固定，職責(zé)明確。這個網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)是在廠總法律顧問的直接領(lǐng)導(dǎo)和管理下，以法律事務(wù)科為主要辦事機(jī)構(gòu)，各業(yè)務(wù)科室按照專業(yè)分工承擔(dān)各自對外交往業(yè)務(wù)。各網(wǎng)點(diǎn)職能人員有權(quán)在自己的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)獨(dú)立開展工作，但同時又要接受上級的垂直管理和平級管理人員的監(jiān)督、制約。按照責(zé)權(quán)相結(jié)合的原則，責(zé)是前提，權(quán)是條件，責(zé)權(quán)相統(tǒng)一，并且強(qiáng)調(diào)責(zé)字當(dāng)先、以責(zé)定權(quán)、責(zé)到權(quán)衡。

簽訂合同程序化。首先，科學(xué)制定合同管理流程圖。自合同立項(xiàng)開始至合同關(guān)閉結(jié)束，把簽訂合同管理工作過程細(xì)化為流程圖的形式，除制定總的《合同全過程管理流程圖》外，還分項(xiàng)制定合同訂立和審查、合同履行與結(jié)算、合同專用章管理、授權(quán)委托、合同糾紛處理等流程圖，為全廠合同管理工作提供一個規(guī)范的運(yùn)行程序，為具體辦理合同的業(yè)務(wù)部門提供一個實(shí)用的操作指南。其次，科學(xué)設(shè)立各控制點(diǎn)并且分別提出注意事項(xiàng)和具體要求。比如在“合同審批”控制點(diǎn)我們規(guī)定所有合同簽訂前一律采用“集中審批形式”，而具體要求是“每月至少保證兩次審批”，同時補(bǔ)充規(guī)定是“由于生產(chǎn)原因，特殊急需辦理的審批，可以單獨(dú)送審，但該流程規(guī)定的所有管理程序、審查流程不可逾越”。這樣做:一是加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門可以全面了解全廠的項(xiàng)目、資金及工程進(jìn)度；二是便于合理安排資金，統(tǒng)籌各階段的合同管理工作；三是各業(yè)務(wù)部門可以事先通氣，在全廠整體資金運(yùn)作、對外談判簽約時做到心中有數(shù)。

跟蹤履行全程化。是指合同管理人員參與合同全過程管理，從合同立項(xiàng)到履行結(jié)束的結(jié)算前法律審查都要主動介入進(jìn)行全程跟蹤。這樣可以及時掌握項(xiàng)目主要內(nèi)容，明確重點(diǎn)、難點(diǎn)，在起草合同時更加注重合同條款的實(shí)用性、針對性，并且可以切中要害，將驗(yàn)收指標(biāo)量化、具體化，更好地維護(hù)我廠合法權(quán)益。合同管理人員在“主動介入和全程跟蹤”時注意了兩點(diǎn):一是與技術(shù)業(yè)務(wù)部門相互協(xié)作、緊密配合，明確各自的主要目的、任務(wù)以及側(cè)重點(diǎn)，并且虛心向技術(shù)人員請教，準(zhǔn)確掌握好技術(shù)要點(diǎn)，從專業(yè)的角度進(jìn)行有效的合同制約；二是掌握好法律尺度，從切實(shí)維護(hù)我方合法權(quán)益的角度確保合同標(biāo)的圓滿實(shí)現(xiàn)。

異體監(jiān)督制度化。我們將異體監(jiān)督分為兩個層次:一是全廠層次:由總法律顧問、具體業(yè)務(wù)部門、法律、計劃、財務(wù)、紀(jì)檢監(jiān)察、技術(shù)監(jiān)督等組成的組織機(jī)構(gòu)集思廣益、共同決策；具體監(jiān)督形式有合同簽訂前的集中審批、共同參與合同談判、共同進(jìn)行完工驗(yàn)收、開展專項(xiàng)效能監(jiān)察等，通過管理系統(tǒng)的整體結(jié)合，一致對外，防范風(fēng)險。二是法律事務(wù)部門內(nèi)部層次，即將合同管理工作分為合同蓋章前審查、合同簽訂、資料臺賬管理、結(jié)算前法律審查等四個崗位環(huán)節(jié)，分別由不同合同管理人員把關(guān)負(fù)責(zé)，充分體現(xiàn)出既分工協(xié)作、高效運(yùn)行又互不兼容、相互制約的異體監(jiān)督新模式。

法律培訓(xùn)層次化。就是按照合同管理人員、干部和一般職工等3個層次進(jìn)行有針對性的合同法律知識培訓(xùn)。首先，合同管理人員層次，包括總法律顧問、專職合同管理員、兼職合同管理員以及合同承辦人員。我們在這個層次的法律培訓(xùn)中在從嚴(yán)和細(xì)致上下功夫，不但解析合同法律知識條文，還進(jìn)行案例分析。力爭全面提高他們的對外經(jīng)濟(jì)工作水平。其次，干部層次，包括機(jī)關(guān)科室長、機(jī)關(guān)工作人員、基層隊(duì)長、書記等。對他們的合同法律培訓(xùn)與其所負(fù)責(zé)的具體工作掛鉤以適度為宜，比如講解油井作業(yè)、管線穿孔等引起的環(huán)境污染及賠償中應(yīng)注意的問題等。最后，一般職工層次。對他們按照“五·五普法”要求進(jìn)行常規(guī)性普法培訓(xùn)。

通過法律培訓(xùn)層次化達(dá)到明確培訓(xùn)重點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)目的。以自我學(xué)習(xí)為主,落實(shí)好教材；以廠內(nèi)部集體培訓(xùn)為輔,落實(shí)好教員；以送外培訓(xùn)為補(bǔ)充, 達(dá)到預(yù)期效果。合同管理人員基本了解油田生產(chǎn)專業(yè)知識, 專業(yè)技術(shù)人員基本了解合同法律知識。

合同文本檔案化。除合同正式文本外，與簽訂合同有關(guān)的市場調(diào)研報告、項(xiàng)目論證報告、驗(yàn)收報告、定額審計報告等均屬于合同歸檔范圍。統(tǒng)一歸檔格式，將合同洽談記錄本、專用章使用記錄本、合同臺賬、合同法律糾紛處理本等裝訂成冊連續(xù)編號。

一配套。就是以正在運(yùn)行的中石化內(nèi)控工作系統(tǒng)作為實(shí)現(xiàn)“一配套”的最佳平臺，實(shí)現(xiàn)合同管理與投資管理、成本管理及生產(chǎn)管理、科研管理、項(xiàng)目管理等各項(xiàng)專業(yè)管理的有效銜接、有機(jī)結(jié)合。

“一配套”從以下幾個方面強(qiáng)化了全廠合同管理工作:對簽訂合同的程序進(jìn)行具體規(guī)定。如辦理人員的責(zé)任、簽訂合同的具體步驟和審批權(quán)限等。

對合同形式和內(nèi)容方面的提出具體要求。如經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)合法，合同雙方權(quán)責(zé)明確，文字表述準(zhǔn)確、簡練。

強(qiáng)化合同簽訂前的審批工作。

強(qiáng)調(diào)參與簽訂合同人員的法律責(zé)任。一方面增強(qiáng)了制度的嚴(yán)密性和可操作性，提高了業(yè)務(wù)操作的透明度；另一方面，進(jìn)一步強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)活動相關(guān)人員的責(zé)任意識，使其注重過程控制，防范經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險。