淺談醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)化 信息化

鄧曉燕

現(xiàn)代醫(yī)院必須高度重視會(huì)計(jì)檔案工作，抓好各項(xiàng)基礎(chǔ)管理，深化信息服務(wù)的內(nèi)容和層次，順應(yīng)時(shí)代的要求，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用。

一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是在醫(yī)院會(huì)計(jì)核算中形成，具有很強(qiáng)的原始性和記錄性。主要特點(diǎn)有：

1.內(nèi)容的專業(yè)性。它是醫(yī)院會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，有較強(qiáng)的專業(yè)性。

2.來(lái)源的廣泛性。凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財(cái)務(wù)收支的單位都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案。每個(gè)單位每天在處理會(huì)計(jì)事項(xiàng)時(shí)，都會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)材料，小單位每天幾件，大單位每天形成幾十件甚至幾百件，全年就會(huì)形成較多的會(huì)計(jì)憑證，具有廣泛性。

3.形成過(guò)程的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財(cái)產(chǎn)清查和會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列專門方法，對(duì)會(huì)計(jì)對(duì)象進(jìn)行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會(huì)計(jì)核算的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性也就決定了會(huì)計(jì)檔案形成過(guò)程的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。

4.成分的穩(wěn)定性。會(huì)計(jì)檔案盡管內(nèi)容與種類繁多，但是它的基本成份只有三個(gè)方面即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。這種成份的穩(wěn)定性，是區(qū)別于其他類型檔案的重要標(biāo)志之一。

5.鮮明的行業(yè)特殊性。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案記錄著患者在醫(yī)院看病消費(fèi)的特殊會(huì)計(jì)信息，既是醫(yī)院為病人有償服務(wù)的合法證據(jù)，又是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理中的重要信息資源。

二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的特點(diǎn)和作用，決定了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的必要性，當(dāng)前醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理還存在以下幾方面的問(wèn)題：

1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏有效管理機(jī)制。首先，少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，總認(rèn)為會(huì)計(jì)資料的收集整理與保管是會(huì)計(jì)人員的事，很少過(guò)問(wèn)。第二，不少單位重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，存在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。第三，不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對(duì)歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)重妨礙了會(huì)計(jì)檔案的歸檔。

2.不少醫(yī)院并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有做出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，一些單位沒(méi)有及時(shí)修訂本單位的會(huì)計(jì)檔案管理制度，電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善，沒(méi)有制定電算化會(huì)計(jì)檔案人員責(zé)任制。

3.醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高。雖然醫(yī)療單位實(shí)施會(huì)計(jì)電算化檔案管理已經(jīng)有一段時(shí)間，但是仍然有一部分會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容缺乏了解，缺少會(huì)計(jì)電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)，重有形的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，輕無(wú)形的磁性質(zhì)及軟件形式的會(huì)計(jì)檔案管理，許多單位只歸檔紙質(zhì)文件，只是將原來(lái)手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表，并沒(méi)有將存儲(chǔ)備份在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)信息歸檔保存，從而影響會(huì)計(jì)檔案的完整性。而有的單位雖然將會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)在磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上，卻對(duì)磁盤、光盤中的會(huì)計(jì)信息疏于管理。

三、加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理目前著重要做好以下幾方面工作：

1.提高對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》三個(gè)法規(guī)性文件是我們進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理的依據(jù)，要進(jìn)行這三個(gè)法規(guī)性文件的宣傳教育，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理，加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)。財(cái)務(wù)人員要提高認(rèn)識(shí)，積極主動(dòng)地做好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理工作。

2.建立和健全會(huì)計(jì)檔案制度。使醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案工作規(guī)范化、制度化。會(huì)計(jì)檔案管理制度是保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全與使用方便，為經(jīng)濟(jì)工作提供服務(wù)而制定的。要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案法規(guī)和單位會(huì)計(jì)電算化的情況，完善電算化下會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度，建立一套嚴(yán)格的立卷、歸檔、保管、借閱、銷毀制度，保證會(huì)計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。做好電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作，必須要有一套完整的電算化會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)包括三個(gè)部分：一是會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)核算資料等紙質(zhì)檔案材料；二是存有數(shù)據(jù)的軟盤、硬盤、光盤等其他介質(zhì)的業(yè)務(wù)記錄資料及其備份；三是系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件等配套軟件。建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度，會(huì)計(jì)檔案管理要做到“雙備份”“雙軌制”。建立定期檢查制度，以防止會(huì)計(jì)信息丟失。要貫徹執(zhí)行檔案管理制度，專人負(fù)責(zé)，做到妥善保管、有序存放、方便查閱；堅(jiān)持借閱、查閱、審批和登記制度，嚴(yán)格遵守保密制度，防止泄密，定期處理到期或超過(guò)期限的檔案。要建立完善的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格實(shí)行崗位責(zé)任制，保證會(huì)計(jì)檔案的安全性。

3.醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案整理、裝訂和保管。（1）整理是保存、利用會(huì)計(jì)檔案的前提。為更好地發(fā)揮醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的作用，必須及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的各種會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬薄，會(huì)計(jì)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)核算資料等書面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的加工、整理，分門別類，按序存放，并按規(guī)定填寫賬簿及憑證封面。使它保持應(yīng)有的原始性，真實(shí)性和唯一性，這就是會(huì)計(jì)檔案管理的整理工作。（2）電算化會(huì)計(jì)檔案的裝訂應(yīng)按照歸檔的要求，定期對(duì)已整理會(huì)計(jì)資料進(jìn)行清點(diǎn)，修補(bǔ)，立卷，裝訂成冊(cè)，裝訂要符合財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，會(huì)計(jì)檔案的裝訂包括會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿，會(huì)計(jì)報(bào)表及其他會(huì)計(jì)核算資料的裝訂，要求整齊美觀，內(nèi)容齊全，便于查閱。（3）電算化會(huì)計(jì)檔案的保管。醫(yī)院為便于保管，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，應(yīng)將電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類和編號(hào)。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的分類要遵循醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的規(guī)律和本身固有特點(diǎn)，從醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際出發(fā)，可按年度，種類，保管期限分類。一個(gè)會(huì)計(jì)年度的電算化會(huì)計(jì)檔案包括書面的會(huì)計(jì)憑證，賬簿，報(bào)表等，也包括隨其附有的應(yīng)用程序，數(shù)據(jù)備份盤，備份盤內(nèi)的內(nèi)容包括年初數(shù)，各月會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，報(bào)表等。（4）會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門保管1年，期滿后交檔案部門保管，并做好移交手續(xù)，開列移交清冊(cè)。檔案管理人員在保管期間調(diào)整工作，應(yīng)編制移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿，會(huì)計(jì)報(bào)表，其他會(huì)計(jì)資料外，還應(yīng)移交軟件及密碼，會(huì)計(jì)軟件數(shù)據(jù)磁盤及有關(guān)資料等內(nèi)容。（5）隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的操作系統(tǒng)，各種應(yīng)用程序軟件應(yīng)單獨(dú)備份，一份作會(huì)計(jì)檔案保管，一份由計(jì)算機(jī)中心系統(tǒng)管理員統(tǒng)一管理。（6）軟件的系統(tǒng)設(shè)置與操作手冊(cè)應(yīng)視作會(huì)計(jì)檔案妥為保管，并隨著軟件系統(tǒng)功能不斷的完善，該手冊(cè)應(yīng)做相應(yīng)的修改和補(bǔ)充。

4.加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理科學(xué)化、信息化。會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，應(yīng)是業(yè)務(wù)多面手，是集多種技能于一身的復(fù)合型人才，既要熟悉掌握一般檔案管理的理論及技能，又要精通財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)，還要具備一定的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)。因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平，造就一批德、才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)檔案管理人才，促進(jìn)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理科學(xué)化、信息化。