信息時代的人力資源管理①

聊城大學(xué) 于東陽 馮靜

1 信息化人力資源管理的內(nèi)涵

伴隨著人力資源管理科學(xué)理論和信息技術(shù)的發(fā)展，人力資源管理工作正逐步從傳統(tǒng)工作方式向信息化管理方式轉(zhuǎn)變。特別是進(jìn)入21世紀(jì)以后，隨著全球信息化的發(fā)展和“以人為本”等管理理念的全面引入，信息化人力資源管理的內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生了質(zhì)的飛躍，人力資源管理跨越到了技術(shù)與管理全面融合的新階段，它擺脫了單純利用信息系統(tǒng)(IS)實(shí)現(xiàn)人力資源管理的范疇，僅僅利用人力資源信息系統(tǒng)(HRIS)也已經(jīng)不能完全滿足信息化人力資源管理的要求，因此，全新概念的信息化人力資源管理應(yīng)運(yùn)而生了。

信息化人力資源管理是指將IT技術(shù)運(yùn)用于人力資源管理，以先進(jìn)的軟件和高速、大容量的硬件為基礎(chǔ)，通過集中式的信息庫自動處理信息，員工參與服務(wù)，外聯(lián)及服務(wù)共享，使人力資源管理流程電子化，達(dá)到提高效率、降低成本、改進(jìn)員工服務(wù)模式的過程，其全稱為electronic human resource management，企業(yè)和社會將之簡稱為e－HR。

2 信息化人力資源管理的優(yōu)勢

2.1 降低管理成本

信息化人力資源了管理通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)人力資源管理相關(guān)職能的，可以大大減少相關(guān)費(fèi)用。比如通過網(wǎng)絡(luò)招聘企業(yè)節(jié)省了大量的參加傳統(tǒng)招聘會和發(fā)布廣告的費(fèi)用，求職者也可以足不出戶通過視頻會議系統(tǒng)，完成整個面試過程。網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)也給企業(yè)，尤其是跨國企業(yè)節(jié)約了大量的培訓(xùn)費(fèi)用，IBM公司估計(jì)網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)戰(zhàn)略的實(shí)施已為該公司節(jié)省了大約4億美元的培訓(xùn)費(fèi)，春蘭在實(shí)施網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)系統(tǒng)短短一年時間內(nèi)，便節(jié)約各類費(fèi)用3000萬元。而電子化溝通，一方面實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約相關(guān)費(fèi)用，更重要的是通過電子化溝通提高工作效率，間接地降低了人員管理成本。

2.2 提高管理效率

第一，企業(yè)決策者可以通過信息化人力資源管理及時、準(zhǔn)確地獲得有關(guān)人力資源管理的信息，提高企業(yè)經(jīng)營決策的效率。

第二，部門經(jīng)理和高層管理者可以通過信息化人力資源管理對企業(yè)的人才儲備狀況、人才需求情況有更清楚的認(rèn)識，進(jìn)而有利于提高自身的管理水平。

第三，實(shí)施信息化人力資源管理可以使員工便捷地獲得并且維護(hù)有關(guān)自己的考勤、薪酬、培訓(xùn)記錄等信息，還可以實(shí)現(xiàn)在線差旅管理、在線差旅/日常費(fèi)用報(bào)銷等，實(shí)現(xiàn)自助式的人力資源信息服務(wù)。

2.3 推進(jìn)管理變革

2.3.1 推進(jìn)管理理念的變革

信息時代的人力資源管理已日益突顯其在企業(yè)價值鏈中的重要作用，這種作用就在于能為“顧客”，既包括企業(yè)外部顧客，也包括企業(yè)內(nèi)各個部門提供附加價值。這種內(nèi)部服務(wù)的提供不僅可以實(shí)現(xiàn)部門的定制服務(wù)，而且可以突顯人力資源管理的價值、鞏固人力資源部門的地位，人力資源部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變管理理念，從“權(quán)利中心”轉(zhuǎn)向“服務(wù)中心”人力資源管理著應(yīng)具備一套全新的思維方式，去考慮“顧客”需要什么樣的人力資源服務(wù)并怎樣提供這些服務(wù)。

2.3.2 推進(jìn)管理方式的變革

信息化人力資源管理的實(shí)施使人力資源管理人員實(shí)現(xiàn)工作時間分配和工作方式的巨大轉(zhuǎn)變，使其戰(zhàn)略性、策略性的工作占用時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于基礎(chǔ)性的行政性事務(wù)工作時間，將人力資源工作內(nèi)容提升到戰(zhàn)略性和開拓性工作的高度，即：站在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度，主動分析、診斷人力資源現(xiàn)狀，為目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)制定具體的人力資源行動計(jì)劃；并重點(diǎn)思考如何創(chuàng)建良好的企業(yè)文化、個性化的員工職業(yè)生涯規(guī)劃、符合企業(yè)實(shí)際情況的薪酬體系與激勵制度，特別關(guān)注對企業(yè)人力資源的深入開發(fā)，為企業(yè)提供增值服務(wù)，為直接創(chuàng)造價值的部門提供達(dá)到目標(biāo)的條件。人力資源管理工作的效率大大提高，人力資源工作的質(zhì)量得到了有力的先進(jìn)技術(shù)保障。

2.3.3 推進(jìn)管理角色的轉(zhuǎn)變

信息化人力資源管理使人力資源管理者真正從繁瑣的行政事務(wù)中分離出來，因此有充足的時間和精力扮演好企業(yè)的戰(zhàn)略伙伴這一角色。同時，信息化人力資源管理可以使人力資源管理部門從簡單的提供人力資源信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆Y源管理知識和解決方案，可以隨時隨地向管理層提供決策支持。這兩方面使人力資源管理部門名副其實(shí)地進(jìn)入“戰(zhàn)略伙伴”這一管理角色。這是信息化人力資源管理給企業(yè)帶來的最積極影響。

3 信息化人力資源管理的實(shí)施程序

信息化人力資源管理的實(shí)施可以分為總體規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、解決方案的選擇、成立項(xiàng)目小組、正式運(yùn)行六個階段。

(1)總體規(guī)劃。有效地進(jìn)行e-HR的總體規(guī)劃可以增進(jìn)系統(tǒng)和用戶的關(guān)系，做到信息資源的合理分配和利用，節(jié)省系統(tǒng)的投資；可以促進(jìn)系統(tǒng)應(yīng)用的深化，為企業(yè)創(chuàng)造更多的利潤；幫助企業(yè)回顧過去的工作，從而發(fā)現(xiàn)可以改進(jìn)的地方。總體規(guī)劃階段的主要工作包括：對當(dāng)前應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行初步調(diào)查、系統(tǒng)開發(fā)條件分析、分析與確定用戶需求和系統(tǒng)目標(biāo)、擬訂預(yù)算等。

(2)系統(tǒng)分析。系統(tǒng)分析是在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，對新系統(tǒng)的各種方案和設(shè)想進(jìn)行分析、研究、比較和判斷的過程，目的是獲得有關(guān)合理的新系統(tǒng)的邏輯模型。系統(tǒng)分析包括了詳細(xì)調(diào)查和提出新系統(tǒng)的邏輯模型等步驟。

(3)系統(tǒng)設(shè)計(jì)。這一階段的主要任務(wù)是依據(jù)系統(tǒng)的邏輯模型設(shè)計(jì)出滿足用戶要求的高質(zhì)量系統(tǒng)，包括了總體設(shè)計(jì)和子系統(tǒng)設(shè)計(jì)兩個步驟。總體設(shè)計(jì)即模塊設(shè)計(jì)，其任務(wù)是確定整個e-HR的模塊結(jié)構(gòu)，也就是如何將一個系統(tǒng)劃分為多個模塊。子系統(tǒng)設(shè)計(jì)這一階段完成的主要工作是設(shè)計(jì)各模塊業(yè)務(wù)流程圖以及分析各模塊的功能需求。

(4)方案選擇。e-HR解決方案的選擇，首先應(yīng)考慮是自行開發(fā)還是選擇供應(yīng)商，或二者相結(jié)合。由于本企業(yè)和各種供應(yīng)商在e-HR系統(tǒng)方面各有所長，因此確定供應(yīng)商后需在本企業(yè)和供應(yīng)商之間按揚(yáng)長避短的原則進(jìn)行模塊分配。

選擇正確的e-HR供應(yīng)商和合作伙伴，是e-HR項(xiàng)目能否成功的重要保障。要尋找到合適的e-HR解決方案，就需要企業(yè)制定正確的選型策略、遵循規(guī)范的選型流程以及設(shè)計(jì)完善的評價指標(biāo)體系。這不僅能避免各種選型陷阱，有效規(guī)避投資風(fēng)險，還能縮短選型周期，降低選型成本。

(5)成立項(xiàng)目小組。為保障項(xiàng)目的順利實(shí)施，企業(yè)有必要成立專門的項(xiàng)目小組，小組成員一般應(yīng)包括人力資源職能部門、辦公室、項(xiàng)目主管、供應(yīng)商、企業(yè)IT部門。

(6)正式運(yùn)行。在正式運(yùn)行階段要確定發(fā)展的優(yōu)先秩序，如果所有的模塊的建設(shè)同時全面鋪開，各方的資源難以一步到位不說，還會出現(xiàn)力量分散、有效性降低的問題。因此企業(yè)在實(shí)施e-HR時有必要在總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，對各個模塊的優(yōu)先秩序進(jìn)行分析，明確各個模塊發(fā)展的具體日程，有步驟地推進(jìn)整個進(jìn)程。

4 信息化人力資源管理的實(shí)施效果

首先，通過實(shí)施信息化人力資源管理，從根本上扭轉(zhuǎn)了原來相對獨(dú)立的各系統(tǒng)之間信息無法共享的局面，所有的信息由專人進(jìn)行維護(hù)，而系統(tǒng)相應(yīng)的子模塊的信息只能在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)被調(diào)用，從而保證了信息及時、準(zhǔn)確、安全地運(yùn)行。其次，通過實(shí)施信息化人力資源管理，其中除了薪資管理外，還包括組織結(jié)構(gòu)管理、職位管理、招聘管理、績效管理、培訓(xùn)管理等整體人力資源管理體系，都從集團(tuán)總公司到分公司得到徹底的貫徹實(shí)施。復(fù)雜的跨級別的職能操作，不僅變得簡便快捷，而且通過數(shù)據(jù)的及時更新，使管理者對各方面的情況了如指掌。最后，通過實(shí)施信息化人力資源管理，實(shí)現(xiàn)了人性化管理。通過自助服務(wù)，高層管理者可以在網(wǎng)上查看企業(yè)人力資源的配置、人力資源成本的分析、重要員工的狀況、員工績效等等；直線經(jīng)理可以在網(wǎng)上管理自己部門的員工，如在授權(quán)范圍內(nèi)修改屬下員工的考勤記錄、審批休假申請、進(jìn)行績效管理等等；普通員工可以在網(wǎng)上查看本月薪資明細(xì)、累計(jì)福利、內(nèi)部股票價值、內(nèi)部招聘信息、各種人事政策、個人考勤休假情況、注冊內(nèi)部培訓(xùn)課程等等。

實(shí)施信息化人力資源管理的企業(yè)并不是完全摒棄原有的人力資源管理模式，而是對原有的人力資源管理模式的一種揚(yáng)棄，既秉承管理的持續(xù)性，把原有好的管理模式和方法延續(xù)到新的運(yùn)行環(huán)境中，從而提升企業(yè)競爭力。

[1]韓燕.基于信息化人力資源管理的組織競爭力提升[J].科學(xué)管理研究,2009,(4).

[2]鄔錦雯.人力資源管理信息化[M].北京:清華大學(xué)出版社,2006.