論醫院檔案信息綜合全方位管理

滕苗苗

（雞東縣中醫院 黑龍江 雞東 158200）

在知識經濟時代和信息社會中，信息資源己成為繼能源之后的最為重要的社會資源，可以說“在世界信息化、網絡化浪潮的沖擊下，每個民族、每個行業、每個組織都面臨著生存的巨大壓力，要么革新自強，要么被時代遺棄?！彪S著信息時代的到來，作為“信息資源之源”的檔案信息，只有適應新的社會環境要求，實現檔案信息化管理，充分融入到現代化網絡世界中，檔案情息才會在信息社會中得到重視，其價值才會不斷提升。檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設，沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。另一方面，檔案資源信息化建設的基礎是信息技術的應用。

1.檔案信息化管理的內涵和外延

1.1 檔案信息化管理的內涵

檔案信息化管理內涵包括兩個方面，一是應用信息技術對檔案信息系統集成、有序分類、便于查詢、開發應用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，以提高醫院管理效率；二是用信息流來調控檔案物流，最終實現“無紙化”管理，促進管理創新。

1.1.1 數據資料信息化應用掃描儀、計算機和網絡把應當存檔的文件、資料信息等以統一規范的數據格式錄入計算機，以備處理。

1.1.2 工作流程信息化通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序，為此首先需要規范管理流程、確定崗位員工的工作標準，減少人為調空和干預。為保證文檔一致性，醫院辦公自動化系統要與檔案管理系統兼容。

1.1.3 檔案檢索信息化在施行分級檢索制度的前提下，通過醫院網和互聯網可隨時準確檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。

1.2 外延

檔案管理信息化的外延是指其外部的信息環境，既檔案管理部門獲取、傳輸、存儲、應用信息資源的外部環境(院內院外)，也包括相關法規、標準、制度、信息安全和基礎設施建設。

2.要建立科學的現代化管理模式，我們要樹立以下幾個觀念

隨著醫療事業日新月異的發展和醫療科技的突飛猛進，醫療信息不論在醫療、科研、教學還是行政決策等方面，都發揮著極其重要的作用。同時．大力開發醫療信息資源，多層次、多角度、全方位地挖掘其中的有益因素，使之有效地服務于醫療工作。對醫院檔案信息實行全方位的管理，就是根據醫院檔案信息的社會特點，并從管理體制、管理人員、管理設施、管理水平、管理效能及其服務質量等方面人手，分析探詢和研究最佳管理效能．達到充分開發利用信息資源，揭示醫院信息與醫院管理、醫護人員、患者的密切關系的作用。

2.1 整體性觀念

即把形成醫院檔案材料的各科室，包括醫護人員、科研人員、行政人員、病患者的一切活動看成一個整體，把記錄和反映他們各種活動的信息材料看成一個信息系統，這個信息系統內的一切材料構成系統的基本要素，成為系統不可分割的部分。整體性要求對整體系統各個環節、層次進行合理的安排和有效的協調，促使管理水平不斷提高；同時，還應有嚴格的規章制度、統一的業務標準和管理規范，保證系統的良好運轉?？傊?，在檔案情息管理過程中要處理好信息整體與局部管理系統的關系，使檔案信息資料的管理和整個醫院的發展保持協調平衡。

2.2 綜合性觀念

醫院檔案信息系統所存儲的信息是集中了醫院的各種信息，從不同側面、不同角度反映整個醫院的歷史與活動全貌。醫院檔案情息的綜合全方位管理，就是適應這種信息綜合的特點。為此，要建立相適應的綜合管理機構，發揮檔案部門和信息中心的作用，實行網絡化管理。

2.3 動態性觀念

醫院的信息具有流動的特點，是一種信息流，通過信息的流動，使信息的價值不斷增大，始終保持富有生命力的動態系統。醫院檔案信息不但是以往醫療、教學、科研活動的歷史記載，而且是現行醫療活動的真實反映，以其特有的價值形式參與醫院的各種活動，為醫院的發展提供參考的借鑒。一方面，檔案人員把各科室的信息材料收集起來，經過整理、儲存、檢索和輸出等第一系列工作，使之系統化；另一方面從實踐中產生的新信息經管理人員的收集、整理、傳遞，達到信息優化，既擴大了檔案信息的數量，又提高了檔案情息的質量。

2.4 廣泛性的觀念

由于醫療活動的廣泛性、社會性，這也就使醫院檔案信息具有縱橫交錯的特點。因此，檔案信息管理網絡成為一個立體的信息系統，達到全院乃至全行業信息共享。醫院檔案信息全方位管理，即用一定的手段和方法，分成不同層次和結構，建立全院各類檔案信息之間、各醫療單位之間的聯系，逐步建立起現代信息網絡，從根本上實現信息的優化管理。

以上四點，構成了醫院檔案信息綜合全方位管理的思想。這一管理體制有利于克服醫院檔案信息管理的分散性，切實貫徹集中統一管理的原則；有利于醫院信息資源共享，充分開發和利用檔案信息資源。

3.建立現代醫院檔案管理模式的方法

3.1 全方位管理應當是對醫院檔案信息各方面的管理，把檔案的收集工作納入各個部門及有關人員的職責范圍，作為業務成績的考核與考評內容之一

例如對科技檔案的收集，如果僅憑管理人員的工作，由于知識領域的局限和精力等因素，往往收效甚微。我們把管理的視野擴展到各科研部門、課題小組乃至有關人員，注意信息的外部管理工作，創造一個信息管理的大環境，變被動為主動，切實把管理視野放到醫院的整體中，從各方面多角度考慮，從信息管理的外部環境入手，這是實現醫院信息全方位管理的一條途徑。

3.2 全方位管理應是對醫院信息多層次的管理，“保管是手段、利用是目的”

檔案信息管理不能只停留在低層的收集存儲上，而要不斷提高對檔案信息資料的研究和開發利用，通過對檔案信息的研究，把靜態的分散的信息，變成動態的集中的信息，從大量檔案信息中提煉出帶有規律性和結論性的數據資料，為領導決策和工作查考服務。高層次的工作都是要有扎實的基礎。事實上，全方位的管理，恰恰是說明了低層次與高層次的管理在醫院信息管理中都是不可缺少的，兩者的辯證統一，共同構成了全方位管理的重要內容，發揮其最佳管理效能。

3.3 全方位管理是對醫院檔案情息的多渠道管理，目前我院檔案信息的服務對象和傳輸渠道都是比較單一的，多局限于本部門、本單位內利用，對科學研究少

為此全方位檔案管理就是應當擴大服務對象，開拓信息輸出渠道，通過目錄交流、資料匯編、網際交流、咨詢服務等形式，提供多種多樣的情報信息；同時，對檔案的收集，實行多渠道管理，樹立收集意識。第四，全方位管理應該是對檔案信息管理人員和利用人員的全面管理，開發信息資源，最重要的工作就是作好管理人員和用戶的工作，只注意對信息檔案實體——物的管理，不注意對檔案管理人員的管理，是管不好的。在現代檔案管理中．對管理者而言所需要的不僅僅是政治素質，而且要有過硬的業務素質；同時，對利用者也要進行管理，教育用戶提高檔案意識，科學利用檔案材料．養成社會積累史料的良好道德習慣。

綜上所述，對醫院檔案信息實行綜合全方位管理，是社會經濟、醫療科技和檔案信息事業發展的要求，它符合并具有現代醫院檔案信息的特點和規律，是醫院管理工作向開放型轉變的必然結果?，F代化的醫院，具有高素質的專業人員和現代化的辦公設備，將使醫院實現檔案信息綜合全方位管理成為可能。

[1]溫力偉.論醫院檔案信息化及檔案信息化管理[J].齊齊哈爾大學學報,2009,（6）.

[2]孫小虹.論醫院檔案管理信息系統的建設 [J].醫院管理論壇,2007,（24）.