淺談企業(yè)文檔工作一體化建設(shè)

李曉玲 劉玫

（1齊齊哈爾市第一醫(yī)院 黑龍江 齊齊哈爾 161000；2齊齊哈爾市住房公積金管理中心 黑龍江 齊齊哈爾 161000）

通過信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，是現(xiàn)代企業(yè)科學管理的必然趨勢。隨著社會的發(fā)展、企業(yè)的進步，在管理工作中新理念新技術(shù)逐步的推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的管理模式和方法也將發(fā)生進一步的變化，從提高文秘工作的質(zhì)量和文書檔案的計算機數(shù)據(jù)化處理以及快速、準確的利用文書檔案信息等方面，從而體現(xiàn)了文檔一體化的優(yōu)越性和科學性，給文秘和檔工作者帶來一個新的定位。

一、實現(xiàn)文檔一體化建設(shè)的好處

通過信息化實現(xiàn)文檔一體化，必須用OA與檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)去工作。將辦公系統(tǒng)中的文件內(nèi)容用OA系統(tǒng)直接導入檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中來，直接變成檔案，對不能導的個別文件采取掃的辦法。既方便又省時、省力，還能達到減人提效的目的。避免綜合檔案管理員只知其表象，重復低質(zhì)勞動。但要十分注意做好檔案利用權(quán)限的管理工作，我們所說的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時間內(nèi)為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，而對另一部分人要利用這部分檔案不僅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的辦法，用系統(tǒng)設(shè)置的可借閱和不可借閱、查詢范圍、歸還日期等功能來實現(xiàn)，通過信息這條“高速公路”，來實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化目標，充分發(fā)揮企業(yè)文書檔案信息資源的作用。

二、文檔一體信息化服務向縱深發(fā)展的障礙

1.從思想觀念上分析。目前，文檔一體信息化服務并沒有取得理想的效果，辦公過程中引入計算機管理系統(tǒng)，必然會對現(xiàn)行的體制產(chǎn)生影響，尤其是現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運行多年，也有一套完善制度和方法，機關(guān)工作人員也習慣了這種公文處理模式，一下子改變原有的工作方式和習慣，應用計算機進行公文處理，會對某些領(lǐng)導干部和工作人員之間產(chǎn)生疑問，妨礙辦公管理系統(tǒng)的應用，因此做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變觀念統(tǒng)一認識，是推行辦公自動化的必要條件，而有的企業(yè)單位雖然投入計算機不少，但對于辦公自動化概念的宣傳和理解產(chǎn)生了誤區(qū)，過于片面強調(diào)辦公過程的自動化，這是不可取的。

2.從實踐理論上分析。到目前為止，許多企業(yè)的文秘工作與檔案工作還在實行分快管理制。這種體制從某種程度上卻有意無意的拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負責文秘工作的人員檔案意識淡薄，只考慮當前的工作，檔案工作人員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，導致二者在銜接過程中出現(xiàn)許多脫節(jié)，出現(xiàn)諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這直接影響了企業(yè)文書檔案的建檔質(zhì)量。下面筆者談一下好多企業(yè)檔案建檔過程中遇到的種種問題。

一是版面記錄不全，附件不規(guī)范。在日常檔案管理中常常遇到歸檔文件只有主題詞而無抄送抄發(fā)單位，不標明印發(fā)部門和發(fā)文時間，甚至沒有版記，尤其是主題詞的選用不準確或自擬自編，給文件歸檔擬寫案卷標題增加了操作難度。有的“附件”字樣標識不當，正文和附件的名稱、序號不一致，附件單獨裝訂時不標識正文字號和排列序號，嚴重影響著公文的規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔。二是原始稿件不全，編號不規(guī)范。歸檔時發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號差錯，鉛筆或圓珠筆撰寫，不經(jīng)過復印就用傳真原件歸檔，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清，既不符合立卷歸檔的要求，又影響了檔案的質(zhì)量和存檔價值，使檔案的真實性難以保障。三是紙張不達標，裝訂不規(guī)范。相當一部分單位還在繼續(xù)延用過去的16開型紙。大小16開混用現(xiàn)象尤為突出，搞的文件大小還不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。四是文種使用不當，辦理程序不規(guī)范。出現(xiàn)“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，“請示”和“報告”不分，“報告”中夾雜著“請示”的內(nèi)容，有的甚者把兩個文種合二為一為“請示報告”，越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復核，不登記就印發(fā)等無序現(xiàn)象，從而為正確歸檔留下了后患。

三、提高企業(yè)文書檔案質(zhì)量的對策及建議

文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料又主要來源于公文，公文是檔案的前身。公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說沒有高質(zhì)量的公文就不會有高質(zhì)量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上。下面筆者結(jié)合自己多年的工作實際，提出幾點建議。

一是組織機構(gòu)合并，培養(yǎng)文檔工作者。“文檔一體化”的實質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度中真正交融在一起。文秘人員的頭腦中必須要有“檔案意識，同時要站在對歷史負責高度上來保證檔案的質(zhì)量，來減少檔案部門工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。二是明確部門職責，檔案立卷前移。“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》已經(jīng)明確了的基本制度。文秘人員要按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的要求，對辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法及時編寫“案卷類目”，“及時整理（立卷)、歸檔”，使文件的立卷工作日常化。會議文件應該在會前收集材料，會后及時立卷歸檔，切忌拖拉積壓。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位進行分門別類的管理，要及時收集歸檔，協(xié)辦單位只保存復印件或副本，既方便平時查閱，又利于年終立卷。當遇到工作人員因故調(diào)離工作崗位時，主管單位要負責將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規(guī)定全部及時進行清交，確保檔案材料的完整性。三是強化制度建設(shè)，實現(xiàn)全過程管理。建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規(guī)范程序辦理公文，要樹立質(zhì)量管理意識，這是“全過程管理”的前提。文秘人員要有質(zhì)量第一觀念。要嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴格審核簽發(fā)制度，審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范，印制后發(fā)送前應再次進行復核。制定嚴格的質(zhì)量標準。對要修改實質(zhì)內(nèi)容，則應該按程序復審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、裝訂要求等技術(shù)指標上也要嚴格按《國家行政機關(guān)公文格式》標準把握。要正確選用主題詞，自覺保存原稿或修改稿，不用鉛筆或圓珠筆撰寫或修改公文，傳真件要經(jīng)過復印后再歸檔，保證檔案文件的質(zhì)量和存檔價值。四是適當投入，提高人員裝備和技術(shù)水平。在建立一支有較強的政治覺悟和專業(yè)技術(shù)水平的優(yōu)秀文檔工作者隊伍的同時，要配置“文檔一體化”計算機管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn)“全過程管理”的關(guān)鍵。依靠這一系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從而會使文檔實體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高煤炭企業(yè)檔案質(zhì)量。

四、積極爭取領(lǐng)導重視和工作人員的支持

信息化雖然成為整個社會的共識，但要實現(xiàn)文檔一體化必須要上下達成共識才能實現(xiàn)，因為較高的費用、相關(guān)知識的匱乏等，都會造成和產(chǎn)生文檔一體化的盲區(qū)。所以要采取積極有效的措施，通過媒體的宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導及辦公人員的觀念，從而才會使現(xiàn)代文檔工作有一個便捷的信息化平臺和暢通的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，及早實現(xiàn)辦公自動化。

總之，隨著社會信息化建設(shè)步伐的不斷推進，企業(yè)文檔工作也要不斷發(fā)展，為了更好的做好企業(yè)文檔工作，盡早實施文檔一體化，借助文檔一體化會十分方便地查到所需要的文檔目錄原文，改變以往利用者必須到檔案室才能查閱檔案狀況。因此，企業(yè)黨政辦公室應抓住當前有利機遇，克服畏難情緒，努力工作，積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上來提高文書檔案質(zhì)量。