談現行人事檔案管理

趙偉霞 張春妍

(1.綏化市農業技術推廣總站；2.綏化市水政水資源管理委員會辦公室 黑龍江 綏化 152001)

人事檔案一直是記錄個人成長工作經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的重要載體。裝載著個人最原始憑證材料，是組織人事部門、用人單位及相關單位考察和了解個人的重要依據，是按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載，是決定一個人的命運的重要工具。

隨著社會的發展、人才流動頻率的加快，越來越多的“單位人”變為“社會人”，然而，許多人把檔案轉到人才中心后一去不復返，有的干脆懷揣檔案去了天涯海角。突然之間，人事檔案好象不重要了，失去了作用，“棄檔族”日增，“廢檔”、“死檔”不斷增加。而另一方面，社會各方面面臨信用危機，各行業、部門及用人單位對于個人的信用記錄及以往經歷無處可查，檔案沒有，一些單位只好由人力資源部的人通過非正常的方式和途徑去了解，操作起來很麻煩，加大了用人成本。

出現上述問題，一方面與個人的主觀原因有關系外，與現行人事檔案管理的混亂且制度不適應市場經濟的發展有很大關系。

一、多頭管理

早在一九八八年，中組部、人事部“關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知‘人調發[1988]5號’文件規定”，流動人員人事檔案統一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務中心等機構負責。其它機構不得承擔人事檔案的管理工作。但由于歷史的、體制的原因，現在很多部門都在公開或私自管理人事檔案，除人事部門所屬人才交流機構外，勞動部門、失業管理部門、社會保險機構、一些社會團體也在管理；國企在管，一些私企也在管，一些民辦中介機構利用各種名目也在管，甚至于把保管檔案當成了謀利的手段，并不惜惡意競爭。眾多部門管理檔案，混淆了視聽，令許多人茫然不知所往。

二、都不管

人事檔案多頭管理的同時，又存在都不管的問題，只是方便流轉，所做的只是檔案的收發手續，調一下沒用的檔案工資，至于檔案材料的收集與歸檔，難于上青天。有的管理單位進出的人事檔案，甚至于可以做到連封口都不開。

三、管理水平差

1、內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高

一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。

2、使用上，技術手段滯后，運行效率較低

在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。

3、硬件環境差，參差不齊

有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處撒放，造成極大隱患，令存檔人員忐忑不安。

4、管理人員少，素質低

一個人管理幾千份檔案，能管過來嗎？另外，一些檔案管理人員素質低，水平差，對檔案缺乏責任感，不經過培訓就上崗，不具備最基本的業務知識。

5、人事檔案管理手段落后

管理手段原始粗放，手工記帳，重復無效勞動，人事檔案管理軟件落后且軟件不統一，現代化管理手段缺乏。

四、人事檔案調動流轉手續繁雜

尤其是異地調動，有時一個人為調檔來回奔走幾次，搞得疲憊不堪，無奈放棄檔案。一些檔案管理單位故意刁難、滯留檔案，違反規定保管、接收人事檔案，給人事檔案的管理帶來許多副面影響。

人事檔案出現的各種問題，原因是多方面的、深層次的，也不是一兩個部門、一個地區的事，它是全社會共同要面對的問題，是社會發展到一定階段必然要出現的問題，關鍵是解決問題，要根據發展要求，賦予其新的生命力，更好地為經濟發展服務。人事檔案作為最原始的信用記錄，不能沒有，其功能不僅不能弱化，反而更要豐富，要強化!

“沒規矩不成方圓”，社會生活的方方面面需要秩序，人才流動也要有序流動，人事檔案管理的改革勢在必行，亂后必有大治！其出路就是提升人事檔案的利用價值，結合人事檔案建立個人信用檔案，進而聯網建立全國統一的公共信用體系，真正決定一個人在社會生活中的命運，使其深入到每個人的經濟社會生活的方方面面，時刻提醒人們凡事要三思而后行。

1、首先要立法。并樹立全國“一盤棋”的思想

通過立法、執法建立信用檔案的規范管理和失信懲罰機制，同時對檔案管理行業進行監督和管理，保護好個人隱私權。

2、實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化

干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

3、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化

對于干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。

4、分類管理

國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。

5、建立信用檔案，建立征信體系

明確與公安、銀行、工商、稅務、民政、法院、企業及相關單位的關系，及時收集信用記錄入檔，及時為相關部門提供資信證明材料。聯合征信，資源共享。強制規定，哪些材料需入檔，哪些單位及個人需提供材料，經濟生活哪些方面需要提供資信證明材料等。檔案管理機構逐步蛻變為獨立的富有權威的征信機構。

6、人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度

制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。

7、利用現代化管理手段

人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。

8、開發式管理

樹立人事檔案利用的“受眾”意識，變過去“守攤式”服務為開發式服務，重視研究人事檔案用戶的多方位需求，有針對性地提供個性化服務。“服務為主，適當收費”。

只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

[1]王云慶苗壯《現代檔案管理學》青島：青島出版社2002年220

[2]傅華《聚焦人事檔案》《中國檔案》2003年第4期

[3]吳建美《高校人事檔案管理淺議》《江蘇廣播電視大學學報》2006年第6期