以評估為契機強化檔案管理

魏瑞娟

(中州大學校長辦公室,鄭州 450044)

評估是教育部對高校辦學水平進行的綜合評價,其目的在于推動教育行政部門加強對高校工作的宏觀管理和指導,促使學校主管部門重視和支持高校工作,促進學校明確辦學指導思想,改善辦學條件,加強教學基本建設,深化教學改革,提高管理水平,逐步建立和完善自我發展、自我約束機制,全面提高教學質量和辦學效益。高校評估直接影響到學校的建設與發展,而檔案材料是評估的基礎和重要參考依據,對評估能否順利開展至關重要。檔案工作者應以評估為契機,從評估工作中汲取經驗,查找不足,提高檔案管理意識,促進檔案管理水平的提高。

一、檔案是評估工作的基礎,評估促進檔案工作的發展

高校檔案隨著學校的建立而建立,隨著學校的發展而逐步增加積累,是高校歷史發展的結晶,是學校各方面工作的積淀與總結。它真實記錄了一所學校光榮的歷史和創業史,再現了學校建設和發展的全程及全貌,是實踐與空間的匯合,創造與發展的凝聚。高職院校在“迎評創建”工作中,主要根據評估指標及各個觀測點收集信息和資料,形成系統的檔案資料,提供給專家審閱。在評估時,評估專家除實地考察外,主要依據這些信息與資料進行咨詢、調閱、核實有關評估材料或進行問卷調查,經過科學分析,得出符合學校實際的評估結論。高校評估工作無論評估程序、指標體系、組織機構如何確定,最終都將憑借大量的檔案材料進行綜合分析,對評估做出客觀、公正和全面地評價。因此,評估需要檔案材料強有力的支持,檔案是評估活動的基礎。

評估是全員范圍的檔案意識教育,是最有效的檔案作用宣傳。通過評估工作,不僅促使學校領導及教職工重新認識檔案管理在學校工作中的地位和作用,重視和支持檔案管理工作,提高存檔、用檔意識,主動將自身在教學實踐、科研活動中的個性化的鮮活材料歸檔保存,還能促進高校檔案管理部門從評估工作中汲取經驗、認識差距、拾遺補缺,明確新的檔案管理目標,提高自身素質,采取有效措施,增強服務和創新意識,從而提高學校檔案的管理水平?？梢哉f,評估工作是檔案管理水平提高的外在動力。

二、結合評估,查找檔案存在的不足

1.檔案意識薄弱

長期以來,一些高校的領導認為高校的主要工作是教學、科研,檔案工作無足輕重,加上檔案自身保密性,利用滯后性等特點,高校師生員工普遍對檔案工作缺乏足夠的了解和認識,檔案意識不強。有些高校在校人數已達萬人以上,按照有關文件的規定應設處級管理機構,可是其檔案管理機構還是一個非專職的科級單位。檔案意識薄弱,致使檔案工作的管理得不到大力支持,校內各學院、部門常因歸檔立卷不及時造成資料積壓甚至丟失。這些都使得高校檔案工作長期處于地位不高,責任不輕,難度不小的境地。

2.檔案收集不規范

近年來,許多院校在檔案管理規范化方面取得了顯著成績,但還面臨許多問題。一些院校雖然制度定了比較系統的檔案管理制度,但在檔案管理規范化、科學化方面還存在很大差距。如平時不重視檔案的收集、整理、歸檔,致使不少原始材料散失,評估時臨時找人重新補寫,從評估材料時間上看是前幾年的,但油墨味濃重,內行人一看便知道是剛趕制出來用于應付評估的。這難免使評估內容缺乏客觀真實性,也違背了評估的嚴肅性。

3.檔案管理手段落后,檔案信息利用率不高

隨著高校辦學條件的改善和計算機技術在學校各項工作中的廣泛推廣和應用,高校檔案部門都配置了現代化管理設備,購置了檔案管理軟件,實現了微機化管理。但從檔案管理系統的數據處理形式、管理對象、功能實現程序等方面看,不少學校將計算機管理系統的功能目標和運行機制定位于對本檔案館內部案卷級和文件級的目錄編制、統計與檢索等基礎性管理上,檔案數據庫大多是條目數據庫,缺少全文數據庫和多媒體數據庫。隨著高等教育事業的不斷發展,這種狀況已經無法滿足用戶的多種需求。

網絡化是高校檔案管理現代化的重要內容,但受高校管理體制和運行機制的影響,各高校檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統、各自為政的局面。高校檔案網絡缺乏統一的網絡化協調機構,標準化水平低,數據庫建設滯后,致使檔案信息利用率較低。

4.檔案管理人員素質偏低

一個合格的檔案管理人員,不僅要掌握檔案管理方面的政策、檔案工作的基本理論、原則和方法,還要懂得現代信息管理技術,能夠熟練地運用計算機進行電子檔案信息的制作、維護和管理。同時,還應具備較高的外語水平和法律知識,從而為檔案管理實現現代化提供有力的智力支持。目前,高校檔案管理人員的素質能達到要求的為數不多,既懂計算機技術、通信技術、網絡技術,又精通檔案業務的復合型人才缺乏的現象較為突出。

三、以評估為契機,加強學校檔案管理工作

1.加大檔案宣傳力度,增強檔案意識

檔案工作者要充分認識到自己所從事工作的意義和肩負的歷史責任,樹立起強烈的使命感、責任感。除此之外,還應積極主動地宣傳,增強各級領導及廣大教職員工的檔案意識,使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富,是社會各項事業得以延續和發展的重要條件,是不可再生和替代的信息資源,從而自覺維護檔案的安全與完整,形成檔案工作的良性循環。

2.進一步加強檔案管理的制度化、規范化

檔案管理工作的制度化、規范化不僅是高等院校保證檔案文件信息系統真實、全面的內在要求,也是高等院校為保證和提高教育教學、科研質量的必要措施,更是順利進行評估工作的有力支持。因此,檔案管理部門應形成一個以綜合檔案室為中心的強有力的檔案管理網絡,明確崗位責任制,實行定期檢查和獎懲制度,將歸檔工作同個人年終考核、職稱評聘和各種獎勵掛鉤,增強教師的責任感和積極性,并把檔案管理制度化、規范化建設作為一項長期機制緊抓不懈。

3.推進檔案管理系統信息化、網絡化,實現檔案信息資源共享

檔案管理信息化網絡具有直接、便捷、高效及雙向交流的特點,高校自身及社會使用者只要在訪問權限范圍內輕輕點擊鍵盤,即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息,不受時間與空問的限制,促進了檔案的利用。不僅如此,檔案管理者通過信息網絡手段實現對檔案管理服務的升級,可以從繁重的手工勞動中解脫出來,騰出時間充分挖掘檔案信息的價值,擴大信息開發服務種類,更好地為學校教育、教學、科研等工作服務。

4.加強檔案人員的素質教育

學校檔案管理者的素質,直接關系到檔案工作的效率和檔案質量的好壞。因此,檔案人員在充分認識到自身工作的意義和價值的基礎上,要努力提高自己的政治素質、業務素質和文化素質,善于學習研究;勇于創新,以服務學校、服務廣大師生為己任;發揚敬業愛崗、艱苦奮斗、團結協作的精神。各高校應盡可能地為檔案工作人員提供業務培訓和繼續教育的機會,拓寬他們的知識面,優化知識結構,使他們掌握計算機網絡、外語、縮微攝影等有關方面的知識、技能,提高業務水平和工作能力。同時,廣開進人渠道,制定優惠政策,積極引進計算機等各類特殊技能人才充實檔案隊伍。

四、結語

高職院校人才培養工作評估是一項長期性的工作,各院校為了評估不惜花費大量人力、物力進行材料和數據準備,如果院校能借助評估,形成評估體系,將這些材料和數據納入其中,形成寶貴的無形財產,無疑對今后的教育教學和評估工作具有重要價值。高職院?？梢园言u估系統統一管理,利用日常檔案管理的信息,對評估系統及時進行充實、更新,使評估材料不斷豐富,為再次迎評打下基礎,這樣就節省了大量人力、物力,也為高校網絡化、數字化建設創造了條件。檔案是學校發展和評估改革中不可缺少的基礎和前提條件,也是學校的寶貴財富,評估工作在規范辦學、指導教學的同時,也規范和促進了學校的檔案管理水平。檔案工作者應以評估為契機,提高檔案管理水平,推動檔案事業的發展。

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