高校檔案管理信息化探索

馬志波

（白城醫(yī)學高等專科學校，吉林 白城 137000）

高校檔案管理信息化探索

馬志波

（白城醫(yī)學高等專科學校，吉林 白城 137000）

高校；檔案管理；信息化

高校檔案是在高校教育、教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中形成的，對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同門類和載體的原始記錄，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。高校檔案管理信息化是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要組成部分。但目前，許多主、客觀因素嚴重制約了高校檔案管理信息化的發(fā)展，使高校檔案管理信息化工作成效不大。因此，需針對工作中存在的種種問題，尋求解決辦法，加快高校檔案管理信息化建設(shè)步伐，充分發(fā)揮檔案管理在高校建設(shè)和發(fā)展中的作用，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全性與完整性。

1 高校檔案管理信息化的必要性

隨著科技的發(fā)展，尤其是信息技術(shù)的廣泛應用，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已暴露出一些不適應時代發(fā)展的新問題，如工作繁雜，檢索速度慢，檔案信息獲取內(nèi)容單一、周期長、綜合性差，檔案不易保存，館藏空間不足以及利用過程中易損壞等。隨著計算機和信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應用，高校檔案管理信息化的時機也日趨成熟。

1.1 是實現(xiàn)資源共享的需要

高校和社會用戶群不僅對信息的需求量、系統(tǒng)性、時效性等的要求日益提高，而且更需要一些加工過的、系統(tǒng)的、全面的檔案信息服務，這使得傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸顯示出其缺陷。檔案管理信息化將充分拓展檔案管理及其利用的各個環(huán)節(jié)，尤其是可突破檔案信息資源管理傳統(tǒng)上的空間概念，便于檔案資源共享，顯著提高檔案管理工作效率。

1.2 是應用信息化基礎(chǔ)設(shè)施的需要

由于文件數(shù)量的日益膨脹，庫容量的日漸飽和，傳統(tǒng)的加工、利用、存貯工作致使檔案管理難度加大。紙質(zhì)歷史檔案逐漸自然老化，亟需采取先進技術(shù)和手段加以搶救。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，特別是計算機管理檔案軟件的開發(fā)、利用、升級，以計算機應用技術(shù)為主體的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)在各層次檔案管理系統(tǒng)中得到廣泛應用，因此檔案管理需要信息化。

1.3 是適應檔案載體形式變化的需要

載體在經(jīng)歷了從甲骨、金石、竹簡到紙張的多次變革后，信息仍以紙張為主要載體存在。傳統(tǒng)的高校檔案基本上都是以紙質(zhì)、實物為主要載體，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得高校檔案由紙質(zhì)向磁帶、磁盤和光盤等電子介質(zhì)轉(zhuǎn)變，使高校檔案文件的形成、處理和利用方式發(fā)生根本性的變化。這不僅有利于高校檔案信息的長期保存，也有利于高校檔案資源的開發(fā)和利用，大大提高了高校檔案管理質(zhì)量。

1.4 是實施規(guī)范化管理的需要

由于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛，使得檔案管理的現(xiàn)代化規(guī)范制訂工作嚴重滯后。高校體制改革的進一步深入，對外交流活動的急劇增加，致使檔案門類增多。檔案管理規(guī)范是檔案信息資源共享的基礎(chǔ)，只有建立了數(shù)字檔案資源在標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各方面的統(tǒng)一標準，以及檔案收集、整理、歸檔、上網(wǎng)和檔案系統(tǒng)建設(shè)等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一規(guī)范，才能實現(xiàn)檔案信息的有序流通。按統(tǒng)一的分類標準和立卷整理方法實現(xiàn)高校檔案的計算機儲存和檢索，既保證了歸檔案卷質(zhì)量的完整性和規(guī)范性，又使得查詢、檢索、統(tǒng)計等更加便利，明顯提高了檔案的標準化和現(xiàn)代化管理水平。

2 高校檔案管理信息化存在的問題

2.1 思想觀念落后，有待更新

高校檔案信息化管理是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要組成部分，因此高校檔案工作的內(nèi)容與形式需要不斷創(chuàng)新、不斷發(fā)展。有些領(lǐng)導對檔案工作的必要性和重要性認識不到位，缺乏戰(zhàn)略意識和全局觀念，沒有充分認識到檔案在推動整個學校發(fā)展中的重要作用。一些檔案管理人員仍不思進取，墨守成規(guī)。這些都是影響高校檔案管理信息化的重要思想原因。我們要從檔案工作的實際出發(fā)，使檔案工作的方針、政策、法規(guī)、標準以及檔案管理人員的思想觀念與我國當前的社會發(fā)展相適應。

2.2 管理手段有待改善[1]

由于資金不足，檔案管理工作的信息化建設(shè)滯后于現(xiàn)實要求，導致我國高校檔案管理手工操作現(xiàn)象比較普遍。缺乏信息化的管理手段和相應的信息化設(shè)備，大大制約了檔案工作的發(fā)展。有一些高校雖然配備了計算機來管理檔案，但全部或大部分檔案管理工作仍經(jīng)手工完成，現(xiàn)代化設(shè)備只是個擺設(shè)。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)亟待提高

目前，一些高校雖已初步具備開展檔案管理信息化的條件，但普遍缺乏從事檔案信息化管理的專業(yè)人員，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學高效的檔案管理隊伍。對從事檔案管理信息化的工作人員而言，他們不僅要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，而且要熟悉檔案管理的專業(yè)知識。從事檔案管理工作的部分專職人員雖專業(yè)對口，但學歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)都不盡合理；還有部分人員是非計算機專業(yè)畢業(yè)，沒有經(jīng)過嚴格的信息化技術(shù)訓練，掌握信息化技術(shù)的能力普遍較差[2]。

3 高校檔案實現(xiàn)信息化管理的措施

高校檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容廣泛，主要包括檔案信息資源的有序整理，信息庫及信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，檔案信息技術(shù)的運用，檔案信息資源的開發(fā)與利用，以及檔案管理信息化人才隊伍建設(shè)等。為了盡快實現(xiàn)高校檔案信息化管理，應采取以下措施。

3.1 強化高校檔案管理信息化重要性的認識

隨著高校檔案事業(yè)的發(fā)展、高校檔案管理工作的規(guī)范化，領(lǐng)導和教職員工的檔案意識得到加強，但對于檔案管理信息化還缺乏足夠的認識。因此要從檔案事業(yè)的各個發(fā)展階段和具體環(huán)節(jié)出發(fā)，針對檔案管理工作中遇到的一系列問題開展相關(guān)的科學研究，遵循實踐、認識、再實踐、再認識的規(guī)律，不斷研究新情況，解決新問題，形成新認識。另外，加大宣傳力度，明確檔案管理信息化工作的重要性。可以舉辦各類展覽，宣傳檔案法規(guī)，介紹檔案管理信息化相關(guān)知識，運用多種形式宣傳檔案管理信息化的重要性。通過宣傳可提高教職員工的檔案意識，使其以高度的責任感和主人翁姿態(tài)，積極投身到學校檔案管理信息化、檔案資源開發(fā)與利用工作中去。

3.2 加強硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，這是實現(xiàn)高校檔案信息化管理的前提。在學校和相關(guān)部門的大力支持下，高校檔案館首先要加強相關(guān)硬件建設(shè)，從實際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，購置適合的先進設(shè)備，如數(shù)據(jù)庫服務器、圖文影像掃描儀、微縮系統(tǒng)、數(shù)字音像制作系統(tǒng)等。檔案信息化管理離不開數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇要建立在Internet/Web技術(shù)基礎(chǔ)上。

3.3 充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理信息化運行機制

實現(xiàn)檔案資料以及檔案信息收集整理、查詢和檢索自動化。檔案的真正價值在于利用，檔案信息化管理的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供條件。目前，許多高校都設(shè)有高性能的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案管理工作應充分利用校園網(wǎng)，提高檔案管理質(zhì)量，使高校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作。這樣，既可以利用網(wǎng)絡(luò)快速、及時、準確地收集和整理高校各單位的檔案信息，還可以實現(xiàn)檔案資料查詢和檢索自動化。檔案管理人員在日常工作中應加強與各單位的協(xié)調(diào)，鼓勵各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式和要求上報檔案材料，以加強電子檔案的管理和建設(shè)。高校檔案館要形成信息化資料（如照片、錄音、錄像、文字等），并通過現(xiàn)代技術(shù)，進行集中存儲、傳送、利用和綜合管理；同時，利用網(wǎng)頁制作技術(shù)，在校園網(wǎng)上建立檔案信息站點，根據(jù)檔案的類別和屬性，將高校的沿革、發(fā)展歷史、文件、規(guī)章制度、教育教學信息、科研與開發(fā)動態(tài)、師資情況、學生學籍情況等多方面內(nèi)容納入網(wǎng)上工程，使部分檔案資料上網(wǎng)，實現(xiàn)資源共享。

3.4 加強高校檔案管理人員業(yè)務培訓和繼續(xù)教育

要順利進行高校傳統(tǒng)檔案館向電子化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案館的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)高校檔案管理的信息化，必須加強高校檔案管理人員的業(yè)務培訓和繼續(xù)教育。人是檔案管理工作的主體，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理工作的實際效果。為了跟上信息技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案管理信息化建設(shè)需要一批事業(yè)心強、具備相關(guān)知識、精通業(yè)務的復合型人才。這種人才可通過在職學習、脫產(chǎn)培訓和外出進修等各種方式培養(yǎng)。同時，要充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，使他們的知識結(jié)構(gòu)及業(yè)務水平適應高校檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

[1]張紅英，劉民根.淺談高校檔案管理信息化[J].經(jīng)濟師，2006，（4）:90.

[2]吳菊.淺論高校檔案信息化建設(shè)面臨的問題及對策[J].教育理論與實踐，2005，（7）：62.

G472.4

B

1671-1246（2010）03-0047-02