論高職院校教學檔案管理

李利娜

（廣東科貿職業學院，廣東 廣州 510430）

論高職院校教學檔案管理

李利娜

（廣東科貿職業學院，廣東 廣州 510430）

教學檔案記載了學校教學工作的內容、方法和效果，是教學、教研水平的真實記錄，它不僅是反映教學運行、教學管理和教學建設的重要標志性材料，也是衡量學校教學質量和教學管理水平的重要標志，更是評估的重要依據。本文就目前高校教學檔案管理工作中目前存在的問題進行分析，并提出相關的建議措施。

高職院校；教學檔案；管理

教學評估是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，是對高校實行監督和考核的主要形式。教育評估的目的在于重點檢查被檢高校教育教學質量和整體運行情況，推動高校深化改革，真正達到“以評促建、以評促改、評建結合、重在建設”的目的。評估專家在組織對各級各類學校的驗收中，教學管理是檢查的重中之重，而其中必不可少的就是教學檔案。因為高校的教學檔案記載了教學管理工作的內容、途徑和效果，準確反映出高校各個歷史階段的教學管理情況、教學水平、教學質量。教學檔案的完備與否，直接關系到一所高校評估時是否達標，如果僅靠口頭匯報學校的工作是如何進展，如何完成，而沒有完整的文字檔案作輔證材料，一切都顯得蒼白無力。本文就目前高校教學檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出相關的建議措施。

一、教學檔案管理工作中存在的問題

（一）對教學檔案不夠重視

很多高校在即將面臨評估之際，仍有部分教職工對教學檔案的重要性認識不夠，有些甚至不知道教學檔案是什么，包括哪些方面，要如何進行管理工作。他們往往更注重的是備課、做課題等方面，而至于日常教學、科研工作檔案是否歸檔保存則與己無關，認為是相關負責部門的任務，甚至在工作中做了教學檔案中的某項工作也沒有及時做相關的檔案記載，認為教學檔案只是可有可無的材料堆積，導致最后評估歸檔時無據可依。

（二）缺乏健全的教學檔案管理制度

目前高校中，大量的教學檔案仍處于“散”“漏”“缺”的狀態，雖然近年來，國家頒布了《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規，但仍有很多高校存在著管理制度不健全的問題，如沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作；文件歸檔雜亂無序，每到需要找某個文件時則往往出現找不到或需要花很長時間才能找齊等問題。因為沒有相應的管理制度，缺少規范可執行的標準，從而導致教學檔案的分類、整理處于混亂狀態。

（三）缺少完善的教學檔案管理信息系統

傳統的收集紙質檔案材料的管理模式，不僅占用大量儲存空間，花費的人力物力成本高，而且難以實現各系部的資源共享，傳統的模式已不足以應付當今的教學檔案管理，當材料堆積如山時，如何又準又快地找出需要的檔案資料成為了一個頭痛的問題。如果建立一套教學檔案管理的信息平臺，利用現代化信息處理技術，那么這個問題也就迎刃而解。

（四）教學管理人員一人兼多職，業務素質水平低

由于教學檔案具有“分散性”和“專業性”，這對教學檔案管理人員的業務水平提出了更高的要求。目前，高校中教學管理人員素質普遍偏低，缺乏系統的檔案管理理論知識，這就導致無法對收集的原始檔案材料進行鑒別并準確地歸檔；其次，缺乏專職專人管理，目前大多數檔案管理人員是由院系部秘書兼任，日常運行工作已經將他們的時間和精力去掉大半，根本沒有多余的時間再去學習相關檔案理論知識和專業培訓，沒有“專職”“專人”進行檔案管理，無法實現教學檔案的系統完善管理。

二、加強高校教學檔案管理的建議

（一）發揮“領導”作用，重視教學檔案工作，增強檔案意識

一所高校的教學檔案管理工作是否實施到位與學院領導是息息相關的，如果領導不重視，各院系部更是“一盤散沙”，因此要讓學校領導充分認識教學檔案在教學評估、教學管理工作中的重要作用，高度重視教學檔案工作。首先，將檔案管理工作列入學校工作計劃，并建立教學檔案管理相關制度，將收集工作納入目標管理和工作職責范圍；其次，利用傳播媒體、各種會議等形式，廣泛開展檔案宣傳活動，讓各級領導和部門、廣大教職員工和學生充分認識檔案的重要性，重視檔案的平時收集和積累，充分調動全體師生員工形成檔案、保護檔案的積極性和自覺性，增強人們的檔案意識；第三，組織各院系部門系統學習《普通高等學校本科教學工作水平評估案》和《高等學校檔案實體分類法》等相關文件。

（二）建立規范、系統、科學的高校教學檔案管理工作制度

建立規范、系統、科學的高校教學檔案管理工作制度是做好教學檔案工作的前提。可制定《教學檔案管理人員職責》、《教學文件材料收集范圍》、《教學檔案立卷制度》等文件。

（三）重視部門與系的立卷工作，務實檔案基礎

《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》明確指出學校各部門均為立卷單位，部門立卷已經作為制度為越來越多的學校所接受。因此，要高度重視部門與系的立卷工作，堅持統一進行校內收發文制度，做好各部門收發文登記工作，務必做到一文一案，有檔必存的習慣。

（四）利用現代化管理手段，擬建立教學檔案管理信息平臺

目前，隨著“無紙化辦公”的推行，電子教學檔案文件日趨重要，為適應目前高校辦公自動化平臺的建設，首先應建立電子教學檔案信息平臺。過去傳統的教學檔案管理基本上是以紙張檔案為主，歸檔、分類、檢索等都是以手工為主進行的，隨著計算機、網絡技術的應用，應該在學校形成在紙質文檔生成和歸檔時必須同時遞交電子文檔的制度。同時，也要對以往無電子版的歷史紙質文檔進行數字化處理。有了電子版的教學檔案，我們通過一定的處理系統，可以將教學檔案資料建立成一個網絡信息平臺。通過平臺我們可以進行信息交流、傳遞，實現資源共享，也避免了以往翻箱倒柜查找資料的麻煩，提高了工作效率。

（五）加強檔案管理人員培訓，提高人員業務素質

教學檔案管理人員必須“與時俱進”，既要不斷掌握新的檔案理論知識，又要努力學習并掌握計算機操作技術和方法，如熟悉掌握常用辦公軟件的操作，以及復印機、掃描儀等辦公設備的基本操作技術。在日常工作之余，可定期開展一些專業培訓課、經驗交流會、講座等，或者到其他兄弟院校同行之間學習借鑒，以提升業務水平和激發檔案創新意識，塑造一專多能的復合型管理人才。

［1］劉云峰，謝玉華.高校教學評估與教學檔案建設［J］.文教資料，2008，（2）.

［2］王爽.高校教學檔案管理的必要性與方法［J］.吉林省教育學院學報，2010，（5）.

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1673-0046（2010）8-0051-02