進一步加強現代信息技術在高校檔案管理中應用的對策思路

賴麗麗

（佛山科學技術學院，廣東 佛山 528000）

進一步加強現代信息技術在高校檔案管理中應用的對策思路

賴麗麗

（佛山科學技術學院，廣東 佛山 528000）

現代信息技術已成為營造高校文化的催化劑，檔案資料在載體、收集、保存和利用方面也隨之而改變，文章分析了現代信息技術在高校檔案管理中的應用情況，以及應用過程中存在的問題及其原因，重點論述了進一步加強現代信息技術在高校檔案管理中應用的對策思路。

現代信息技術；高校檔案管理；應用現狀；對策思路

現代信息技術已成為營造高校文化的催化劑，對現代信息技術運用程度的高低將影響每一所高校的發展。現代信息技術以容量大、突破時空限制、迅速、直觀、生動、形象等無可比擬的特點和優點承擔著高校發展的重任。事實證明，任何高校的發展都離不開信息技術的支持。現代信息技術為高校教育和管理帶來了前所未有的活力和生機，檔案管理也不例外。在現代信息技術條件下，高校的教育、教學和管理模式和內容發生了變革，由此而產生的檔案資料在載體、收集、保存和利用方面也隨之而改變，針對這種情況，論文就高校檔案工作的應對做法、取得的一些經驗和不足作了簡單總結，對如何進一步應用信息技術的最新成果來改進今后的檔案工作作了初步的探究。

一、現代信息技術在高校檔案管理中應用

1.現代信息技術在高校檔案管理中應用現狀

檔案資料產生于一所高校的每一個教職工的工作當中，它是集體智慧的結晶，是共有的精神財富，沒有意識到這一點，肯定不能把該歸檔的資料收集完全，就這樣喪失掉。只有關注這種檔案管理的弊端，才能促使廣大教職員工迅速樹立起正確的檔案意識，掌握基本的檔案常識。應用現代信息技術是實現檔案綜合管理達標的可靠手段。在很多高校，現代信息技術在檔案管理中基本實現了如下兩個要點：

（1）引用現代信息技術的成果，提升檔案管理水平

以先進的辦學理念、先進的管理模式、先進的教育裝備來發展高校，如完善校園網；教職員工普及電腦；進行無紙化辦公、傳遞信息；計算機、液晶投影、大背投彩電等多機一幕多媒體平臺進入教室、活動室，使教師備課、上課的方式發生革命性的變革；使用有多個工作站的網絡版檔案管理軟件等。這一切有利于提高知名度，形成名副其實的現代教育技術高校。

（2）以人為本，致力于打造和提升檔案管理的服務功能

“高校基本上有兩大工作，一是管理工作，二是教育工作。教育工作是高校直接面對學生的第一線工作，管理工作既是對教育工作的組織、調控，又是對教育工作的服務、支持。這兩個工作過程是密不可分的，呈現出你中有我，我中有你的狀態，都是為了實現教育目的。可以說，高校管理工作的水平，在很大程度上決定著高校教育過程的成效，而高校教育過程的成效則集中體現高校管理工作的優劣。所以，高校管理工作要面向教育過程，以教學為中心，遵循教育規律，調節各種教育因素，充分發揮高校的整體功能，保證教育過程的優化，促進學生全面發展”。教育過程的完成者就是高校里的每一個教職員工，他們是高校歷史的創造者，也是記錄著高校前進歷程的第一手真實資料的制造者。如果所要收集的資料既能反映高校發展的痕跡，又能照顧到人的需要，為高校里的每一個人的全面發展服務的話，它是讓人樂意來完成的。

2.現代信息技術在高校檔案管理應用過程中存在的問題及其原因

由于現代信息技術在高校檔案管理中應用的時間還不長，因而在應用過程中也還存在著這樣那樣的問題。

（1）檔案管理系統未能成為一個有機的整體，目前還處于條塊分割狀態，不利于檔案的統一管理和使用。

很多高校應用了網絡版檔案管理、校園網、網上鄰居、教職工人事資料、會計、學生個人資料、學生成績、圖書目錄管理軟件等。但是各軟件是獨立的，不能與其他相通。因為各自的開發商是根據不同的需求，采用不同的語言程式來制造的，使用時都必須啟用單獨的用戶名和密碼，非常不便于教職工利用。

（2）檔案工作不規范化、制度化，時緊時松，突擊完成任務的現象時有發生，不利于檔案工作的長遠發展。

很多高校檔案工作在評估以后，工作就松懈下來了，以致出現了令人憂慮的現象:①檔案資料不能按時交，一拖再拖；②檔案質量不均勻，不按規范，沒完成所有項目，馬虎應付了事，吃大鍋飯;③重要的文件沒交檔案室保存，覺得麻煩;④個別老師為應付檢查，在網上下載別人的作品，改頭換名就當是自己的了，完全違背檔案工作的初衷……

（3）長期忽略學生檔案的作用，學生個人資料記錄較簡單，不集中，收集較為被動，更難以做到為其服務。

在很多高校里，學生檔案主要仍是記錄其個人和家庭成員的一般資料，如:性別、籍貫、曾讀過的高校名、職務、各科成績、特長、父母單位、職務、電話，最多也就每學期的考試成績、德育等級、獲獎名稱、班主任寄語和評語等。而在有些高校，實施專職輔導員，其教育任務很繁重的，基本沒什么時間及時把學生成長過程中發生的一些有參考意義、有研究價值的材料記錄下來，期末都是寫評語。所以這些單調的數字和幾乎千篇一律的評語對于學生這段豐富多彩的成長經歷來說，是空白黯淡的。

（4）全部早期的重要檔案沒有電子版，既不便于利用也容易損壞甚至丟失。

很多高校由于前期長期忽略檔案工作，許多檔案資料丟失了，剩下的都是非常重要的，如建筑圖紙面積很大，無法用掃描儀，需要應用縮微技術用縮微機把它制作成縮微膠卷保存和利用。

二、進一步加強現代信息技術在高校檔案管理中應用的對策思路

為了進一步加強現代信息技術在高校檔案管理中的應用，必須進一步加大改革的力度，采取切實可行的措施：

（1）嚴格執行檔案管理制度，獎罰分明，充分調動檔案工作人員的積極性。

不能嚴格執行檔案管理制度，老師做檔案的勞動力價值得不到肯定，是很難使他們持久熱情地來完成這項長期而煩瑣的任務的。所以對于按時按規定按量上交檔案資料的老師發檔案津貼，否則沒有;對完成質量好的老師，給予額外獎勵;對提交沒有規定但是符合歸檔要求的文件資料的老師，也給予獎勵。這種措施如果能有效地落實的話，一定對檔案工作有促進作用。

（2）對檔案嚴把質量關，不符要求的拒收。

案卷(或歸檔的文件材料)的質量要求是:①必須準確反映高校教學、科研和管理活動的真實內容，手續完備，制作和書寫材料利于長期保存;②黨群、行政、教學類的紙張規格是16開，四個周邊留一定的空位，其中左邊要留空至少2.5厘米以便裝訂成冊(如果是上級行政部門明確要求使用A4紙的也可以)；③書面整潔，書寫統一用鋼筆或簽字筆;④每份文件材料必須注明題目名稱、責任者(完成的部門或人)、每頁的頁號、完成時間(年/月/日);⑤實行紙質文件和電子文檔的歸檔雙軌制，一般需將電子文件隨紙質文件一并上交，不符合要求的一律限時修正再交。

（3）以高校和師生的發展作為檔案工作的立足點和出發點，更好地發揮檔案資料的信息功能。

受舊的觀念影響，似乎只有高校、領導和教職工才需要查看、利用檔案資料。而同樣由于受傳統教學觀的潛意識影響，在教育信息化的硬件建設、各種數字化的教學資源的設計和利用以及網絡時代新型教學模式的實踐中，往往著眼于知識傳遞和以學生認知發展為中心的教學，把注意力集中在知識、設備、軟件、操作上，而忽略了最重要的人，“忽視了學生作為一個個體，他們在課堂內外自己選擇資源、自己在原有的社會文化和知識背景的條件下進行意義建構的獨立的、個體化的過程”。今后，檔案工作的一個重要的服務群體是學生，應更多地在向學生提供全面發展所需要的信息資源方面下工夫。

（4）教育行政部門應大力推廣信息技術在教育領域的應用。

信息技術打破了教育的時空界限，提高了人們學習的主動性和積極性，拓展了教育的功能，提高了教育的效率。積極運用現代信息技術推動教育的改革發展，已經成為世界各國有識之士的共識，成為當今社會發展的潮流。教育信息化是一個追求信息化教育的過程，其基本特點是數字化、網絡化、智能化、多媒體化，它已經在教育思想、觀念、內容、方法等方面產生深刻變革。抓好教師隊伍建設是信息化基礎建設、資源建設和應用建設的靈魂，培養和提高教師的信息素養，逐步掌握網絡基礎知識、網絡教學、信息技術與課程整合等技術技能，將會有效地改革當前教學現狀，促進教育的改革與創新，加快教育信息化進程。

（5）檔案資料全部都配備電子版、數字化。

對于文件、文書類檔案資料的管理，全部要交電子版，文件掃描成電子版，運用計算機進行接收、輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

對于紀念品、獎旗、獎杯等實物類檔案，用數碼相機拍成照片；對于獎狀、獲獎證書、獲獎通知等，用掃描儀掃進電腦制成電子文檔，全部放在校園網的網上鄰居的獲獎文件夾里，使全體師生不需要到檔案室也可以在校園里的任何一部電腦查看到高校的獲獎資料。原件放檔案室存檔。

對活動、課、會議等過程性的先拍成錄像，制作成視頻放網上對外提供瀏覽，制作成光盤保存或借出、贈送。

現代信息技術運用程度的高低將影響每一所高校的發展。現代信息技術以容量大、突破時空限制、迅速、直觀、生動、形象等無可比擬的特點和優點承擔著高校發展的重任。目前，不少高校的檔案工作正逐步實踐和探討計算機和網絡技術在檔案管理工作中的應用，已初步實現了公文在局域網上的流轉，并開通了檔案館網頁，而電子文檔中心和數字化檔案建設也在如火如荼進行中。要健全高校檔案管理工作，不在引進信息技術的成果上下工夫是萬萬不行的，有必要推廣部門立卷制度和電子文件的管理，將檔案工作與校園網、辦公自動化建設納入統一規劃。

［1］朱俊.檔案管理現代化的重要性［J］.中華現代醫院管理，2006，（2）.

G2

A

1673-0046（2010）6-0158-02