關于我國高校內部會計控制的探討

王東輝

(長春師范學院財務處,吉林長春 130032)

隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和逐步完善,高等學校也快速地發展起來,高校間的競爭日益激烈,高校要生存,在生存中求得發展,就要提高教學質量。資金規模不斷地擴大,高校經濟業務大量增加,高校內部會計控制面臨嚴峻的挑戰。要使資金合法、合規地籌集和有效地使用,就需要建立完善的內部控制制度。

1 高校內部會計控制現狀分析

近年來,在高等學校改革和發展的過程中,特別是在招生、收費、資金使用、物資設備采購、基建工程項目等活動中,出現了亂收費、挪用公款、物資采購和工程建設中吃巨額回扣等違法、違紀行為。這些現象暴露出高效內部管理松弛、經濟監督不力、會計控制薄弱等問題。

我國高校內部會計控制存在的問題,主要表現在以下幾個方面:

1.1 高校內部會計控制制度不夠健全

1.1.1 高校內部會計控制制度的范圍不夠全面

高校往往強調對財政經費的內部控制,這樣就出現高校重計劃、輕執行和考核的現象。如有的學校未定期進行固定資產盤點,也未與會計賬簿進行核對,對毀損、報廢的資產沒有進行及時的處理,沒有使賬賬、賬實、賬卡相符;對存貨、固定資產、工程物資的采購、驗收保管、付款的職責沒有嚴格的劃分,造成資產不清、債務不實等狀況。對各項手續不全的往來款項的審批控制得也不嚴格;基建賬務的處理是以其行業會計制度為依據,很多會計人員對基建的情況又不夠熟悉,導致難以對基建進行有效的內部控制。

1.1.2 高校內部會計控制制度的內容不夠全面

隨著高校經濟活動不斷地拓展,很多高校在對外投資項目中,為了追求資金的高收益,而沒有在投資前期進行投資項目的可行性分析,風險估計不足,導致投資決策程序不符合規范,風險加大,給學校造成經濟損失。

1.1.3 高校內部會計控制制度約束的對象不夠全面

有些高校在實施內部會計控制時,對財政經費進行會計處理的人員約束嚴格,而對校辦產業、后勤集團等二級財務約束卻很少。

由于部分高校內部會計控制制度不完善,存在不少薄弱環節,使高校財產安全保障有嚴重隱患。近年來,高校經濟活動的范圍已不斷深入和發展,在資金的對外投資、新生招收、物資采購、基建項目發包等領域相繼發生這樣或那樣的問題甚至案件。一些學校在新生錄取過程中,利用工作之便及學生入學心切的心理狀況,為學生辦理錄取以及轉專業等事情,而收受家長送來的數萬元錢財,給學校造成不良影響;在物資采購過程中,報賬時提高商品價格,然后從商家提取巨額回扣;更有甚者內外勾結,做出空買經濟活動,將錢財轉到商家賬上,然后替商家繳納稅額套取錢財;在基建項目招投標過程中,利用職務之便私自泄露標底,向中標方索要或收受錢財等。由于在各項業務活動中,買方和賣方市場的失衡,導致問題的產生,而產生這些問題的環節是經濟活動較為頻繁、財務內部控制較為薄弱的環節。加強財務內部控制,完善內控制度,是迫在眉睫的工作。部分高校內部會計控制法律法規不健全,導致內部控制環境弱化、控制體系不完善,要解決這些問題高校必須針對自己學校的具體情況,制定和設計適合自身特點的內部會計控制。

從現階段看,高校內部會計控制往往處于被動的狀態,一般是哪個環節出現問題了,才去關心哪個環節,然后解決問題。如果沒有出現問題,那么此環節的隱患很難被發現,也沒有人去關心,為犯罪提供了機會。高校的內部管理缺乏主動性,缺乏像企業一樣的主動精神,認為學校是國家的,管理得再好也都一樣,缺乏主人翁意識。因此,建設新的控制環境非常必要,相應的控制制度也必須涉及高校經營活動的各個環節。

1.2 預算管理不完善

高等學校預算是指高等學校依據事業發展計劃和任務編制的年度財務收支計劃,是高等學校年度內所要完成的事業計劃和工作任務的貨幣表現,是高等學校日常組織收入和控制支出的依據,同時也是學校的規模和事業發展方向的綜合反映。財務預算是高等學校內部會計控制的重點之一,但從實際情況來看,相當一部分高校缺乏有效的財務預算,或流于形式。一般高校僅僅限于依據上年或國家預算撥款來進行“估算”,缺乏嚴格的預算編制程序,存在預算范圍不全、內容不實、執行不力和約束軟化等問題。目前高校管理普遍存在的問題:一是財政部門布置的部門預算與學校內部綜合預算在編報時間出現口徑不一致的情況,從編報時間上看,財政部布置的預算是從上一年9月開始編制,經過“兩上兩下”,最后在預算當年經過審查或經職代會通過下發預算控制數。而學校內部預算也就是部門包干經費是預算當年學校財務部門于2月開始編制,通過多次研究、商量,最后在4月前通過校黨委會、財務管理委員會研究通過后,下發校內各部門的預算;二是預算缺乏權威性和嚴肅性。學校財務預算一經黨委會、教代會批準,就具有權威性、指令性和約束力,任何單位和個人都無權隨意變更,對未列入預算又非辦不可的項目,應按照規定的程序調整預算。然而在現實中,預算法規觀念淡薄,存在預算歸預算、執行歸執行、管理松懈、控制不嚴的現象;三是預算的執行上,沒有建立相應的跟蹤、分析和評價制度,對各部門、各項預算經費難以作出準確、具體的分析評價,對資金的使用效益也難以正確、完整地評價。因此,目前高校預算管理基本上只進行基礎的、總括的分析和評價。

1.3 內部控制環境局限性的影響

1.3.1 外部監督不夠

其原因主要有兩個方面:一是各種監督的功能交叉、標準不一,再加上分散管理,缺乏橫向信息溝通,未能形成有效的監督合力;二是各種監督沒有按照設定的目標進行,有的甚至以平衡預算或創收為目的,監督弱化問題嚴重。

1.3.2 高校管理者對內部控制重要性缺乏認識

高等學校實行“統一領導、集中管理”或“統一領導、分級管理”的財務管理體制,學校收入與支出納入學校預算管理。許多高校長時期受計劃經濟思維的影響,高校領導層對于內部會計控制的重要性認識模糊,對內部會計控制理解不正確,認為內部會計控制是財務部門或審計部門的事,把內部會計控制簡單地看成是一種形式上的東西,也造成制度不健全。高校管理者素質在高校管理中起著絕對重要的作用,素質不同,對高校發展所產生的影響也完全不同。管理者的素質直接影響到高校的行為,進而影響到高校內部會計控制的效率和效果。

1.3.3 部分高校會計從業人員的素質較低

一些會計人員學歷低、不求進取,跟不上業務發展的需要;精通會計專業的人員少,能夠熟悉新業務的人少。會計從業人員進校時沒有經過嚴格的考核,更有一些是“憑關系”調入高校;有的會計人員不遵守職業道德標準,工作中責任心不強,缺乏愛崗敬業精神;工作中違規操作,導致記錯賬,憑證審查不嚴格,對手續不全的經濟業務付款等差錯屢屢發生;有些高校即使建立內部控制制度,也會因執行者的能力不足或道德敗壞而達不到應有的效果,從而給學校造成嚴重的經濟損失。這些因素都可能使內部控制系統陷于癱瘓。

1.3.4 內部控制主體的監督力度不夠

內部控制主體的監督糾正力度不夠,職能部門的檢查力度不夠,導致風險問題不能被及時發現、處理;有些單位未設立專門的監督機構或人員對內部會計控制執行情況進行監督檢查,而由內部會計控制執行部門自己進行監督檢查;檢查人員的素質有待提高,檢查的方法有待完善;各級財政部門對高校內部會計控制的建立和執行情況監督檢查力度不夠,導致監督力度欠缺,影響內部會計控制制度在高校經濟工作中發揮的重要作用。

2 高校內部會計控制的系統設計

2.1 經費支出內部會計控制系統設計

2.1.1 經費支出范圍的控制

高等學校的經費支出可以分為事業支出、經營支出、自籌基建支出、對附屬單位的補助支出四類。

(1)事業支出是指高等學校開展教學、科研及輔助活動的各項支出。其內容包括高等學校各教學單位或部門為培養學生而發生在教學過程中的教學支出;為完成所承擔的科研任務,以及所屬科研機構發生在科學研究過程中的科研支出;教學科研輔助部門為支持教學、科研活動所發生的業務輔助支出;為完成學校的行政管理任務所發生的行政管理支出;為完成學校后勤保障任務所發生的支出;直接用于學生的獎助學金、價格補貼、醫療費等學生事務支出;用于教職工、離退人員社會保障和福利待遇方面的福利保障支出;

(2)經營支出是指高校在教學、科研及其輔助活動之外開展非獨立核算經營活動所發生的支出;

(3)自籌基建支出是指高校用財政補助收入之外的資金安排自籌基本建設發生的支出;

(4)對附屬單位補助支出是指高校用財政補助收入以外的收入對附屬單位進行補助所發生的支出。

2.1.2 經費支出標準按預算管理進行控制

高校的支出經費有限,不能夠滿足全部的資金要求,學校的年度事業支出預算實際上是學校對有限資源的分配,所以從財務管理的穩健性出發,學校的年度事業支出通過年度預算來安排,必須遵循“量入為出,收支平衡”的原則。學校的支出預算確定后,財務部門及有關部門應嚴格執行預算,根據預算確定的支出項目、范圍、支出額度安排各項開支。

2.1.3 嚴格執行國家財經制度和財經紀律

國家規定的各項財務規章制度和財經紀律,是支出管理的基本行為規范,高等學校在辦理各項事業支出時,必須嚴格執行,不得違反。嚴格執行國家財經制度和財經紀律,有利于增強學校對自己行為的約束能力,進一步提高高等學校的財務管理水平。

2.1.4 經費支出授權審批的控制

高校實行經費支出授權審批“一支筆”制度,由主管財務校長負責校級財務“一支筆”審批,分離財權、事權,確保“一支筆”審批工作到位,事權、財權統一。各個院系、機關處室的一般正常開支由部門主管領導審批同意;大額支出必須先由本部門主管領導審批后,再由主管副校長根據授權審批權限進行審批;大額開支和特殊開支必須由校長批準。必須嚴禁越權審批、超標準審批和手續不齊全的費用開支。會計人員應嚴格按照預算消耗和支出各種費用。

2.1.5 加強管理,優化支出結構

會計部門應加強對各項支出的審核,根據真實、有效的憑據按實際支出辦理報銷手續,不得以預算數或計劃書列報事業支出,對于按規定可由校內各部門包干使用或核定數額的開支,學校同樣應本著勤儉節約的原則,科學合理地制定包干基數或定額標準。在加強管理的同時,優化支出結構,不但要注意事業支出中人員經費與公務經費的比例。還要注意保持教育、科研、業務輔助支出與行政管理、后勤等事業支出的比例,只有這樣才能有效地提高資金使用效益。

2.1.6 財務公開的控制

會計部門或會計人員應嚴格按照預算合理安排支出,定期向教職工公布學校的財務收支情況及重大開支預決算、各項財產與債權、債務、基建工程以及修繕維修工程、大宗物資采購等情況,還有各個院系、機關處室的費用開支的結余或者超支情況,并向本單位的全體教師和工作人員公布財務狀況,接受教師和工作人員的監督。向學生公布各種收費項目、收費標準和收費范圍。

2.1.7 收支兩條線的控制

高校應建立健全內部約束機制,實行“收支兩條線”制度。對各項收入和支出實施有效的監督,防止資金流失和轉移,嚴格控制開支范圍、標準,杜絕不合規支出現象的發生,做到收支清晰、核算科學。

2.2 固定資產內部會計控制系統設計

學校的固定資產,是指使用年限在一年以上,單位價值在規定標準 (另文制定,如800元)以上,并在使用過程中保持原來物質形態的資產,包括房屋和建筑物、專用設備、一般設備、文物和陳列品、圖書、家具等。學校的固定資產種類繁多,為加強管理和控制,學校實行科學的分類管理制度。通過對固定資產分類,學校可以了解與掌握學校固定資產情況,促使學校根據其辦學規模及發展重點,合理地配置各類固定資產,充分發揮各類固定資產的使用效益。高校在制定固定資產業務流程時,要明確固定資產的取得與驗收、日常保管、處置與轉移等各個環節的控制要求,并設置相應的記錄或憑證。

2.3 工程項目內部會計控制系統設計

2.3.1 工程項目決策控制

為了確保項目決策項目的科學性和合理性,工程項目的決策要經過以下幾個步驟:

(1)工程項目投資機會研究。由高校的投資管理部門或基建部門對工程項目進行投資機會研究,形成工程建議書。會計部門、工程技術部門的專業人員對工程建議書的數據的合理性、完整性、客觀性進行經濟分析和評審。

(2)工程項目投資的可行性研究。由相關部門的專業人員對工程項目進行全面的技術經濟論證,形成一份完整的可行性研究報告。

(3)工程項目投資評估。投資委員會聘請專家或委托有資格的咨詢公司對工程項目的建議書和可行性研究報告進行評估。

(4)工程項目投資決策。投資決策實行集體決策。

(5)高校的投資管理部門或基建部門收到工程項目決策的書面批準后再執行工程項目。

2.3.2 工程項目概預算控制

高校應對概預算的編制、審核等作出明確規定。工程項目需組織工程、技術、財務等相關部門的專業人員,對編制的概預算進行審核,并全面地復核,重點審查編制依據、項目內容、工程量的計算、定額套用等是否合理、真實、完整、準確。避免出現漏列、錯列、多列的現象,確保概預算編制科學合理。

2.3.3 工程項目實行公開招投標

高校應當實行工程項目招投標制度,通過招投標的方式選擇設計單位和設計方案,首先,根據招標項目的特點和需要自行或者委托相關機構編制招標文件、投標報價要求和評價標準,明確招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準等。然后由會計部門的相關人員審核標底計價依據、計價內容的準確性和合理性。最后由評標委員會對投標人提供的投標文件進行評審、比較,擇優選擇中標人。

2.3.4 工程項目價款支付控制

高校會計部門應按照合同約定的方式進行支付價款。如工程項目價款的支付:首先施工單位要提交工程進度表以及相關結算資料,經施工現場監理人員進行審核,會計部門的相關人員進行預決算審查;再由基建部門的負責人審查,財務部門負責人進行審批,然后上報給主管基建的校領導審批;最后經校長批準后才能支付工程價款。

2.3.5 工程竣工決算控制

工程項目竣工以后,高校通過竣工驗收領導小組或驗收委員會對工程項目進行驗收。會計部門要及時審核施工單位提交的竣工決算報表和竣工財務決算情況說明書,以審定的金額作為工程款結算的依據。

內部會計控制是一個不斷發現問題、解決問題的循環往復的動態過程。內部會計控制的加強不是短期內能完成的,高校只有依靠自身努力,不斷完善內部控制,開發和研究內部會計控制的實現條件,加強對高等學校內部控制規律的學習和了解,內部會計控制才會有保障。

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