關(guān)于高校圖書館贈書管理的探討

李云江

(云南大學(xué)圖書館,云南昆明 650091)

隨著社會的進(jìn)步和人們意識的提高,越來越多的個人、單位組織和社會團(tuán)體向高校圖書館捐贈圖書,高校圖書館接收的贈書種類和數(shù)量呈逐年上升的趨勢。作為豐富高校圖書館文獻(xiàn)資源有效和重要的途徑之一,如何有效地利用和管理贈書文獻(xiàn)已經(jīng)成為各高校圖書館面臨的問題。

1 贈書及贈書種類

1.1 贈書的概念

贈書是指個人、單位組織和社會團(tuán)體等不以營利為目的,無償或半無償向圖書館捐贈其著述、收藏、編撰的紙質(zhì)文獻(xiàn)和非紙質(zhì)文獻(xiàn)。半無償捐贈大多是指捐贈者同意無償捐贈文獻(xiàn)資料,但需要圖書館承擔(dān)因此所發(fā)生的郵費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等。通常情況下,半無償捐贈多為大宗文獻(xiàn)資料的捐贈,如云南大學(xué)圖書館接受復(fù)旦大學(xué)圖書館捐贈的三十萬冊圖書,該批贈書從復(fù)旦大學(xué)運(yùn)抵云南大學(xué)的運(yùn)費(fèi)由云南大學(xué)圖書館承擔(dān)。

1.2 贈書的種類

贈書的種類按照不同的劃分原則有不同的分法,各館的分法也不盡相同。較為普遍的分法是按照贈書的來源劃分,分為個人贈書、單位贈書、社會組織贈書、國外贈書等等。

2 贈書的現(xiàn)狀和問題

社會文明程度的提高,一定程度上刺激和促進(jìn)了大眾汲取知識的欲望,伴隨而來的是大眾素質(zhì)提升后回饋社會的實(shí)際行動,越來越多的個人和團(tuán)體熱衷社會需要和圖書館事業(yè)的建設(shè),捐贈圖書成為他們付諸行動的一種方式。作為高校圖書館來講,高校擴(kuò)招,學(xué)生讀者大量增加,圖書館文獻(xiàn)資源供需矛盾日益突出,在國內(nèi)外書刊價(jià)格日益上漲和文獻(xiàn)購置經(jīng)費(fèi)緊張的雙重壓力下,接收贈書無疑是豐富文獻(xiàn)資源和擴(kuò)大館藏最重要和最有效的途徑之一,但是由于贈書具有很大的不確定性,致使贈書工作面臨很多的問題。

2.1 贈書來源渠道廣泛,不易掌握

目前高校圖書館贈書來源主要有個人贈書、機(jī)關(guān)團(tuán)體和社會組織贈書等幾類。機(jī)關(guān)團(tuán)體和社會組織贈書主要是指國內(nèi)的大型出版機(jī)構(gòu)、圖書館、藏書的編纂委員會、企事業(yè)單位和國外的基金會贈書等等,這類贈書通常數(shù)量和種類都比較多。個人贈書包括校友、專家學(xué)者、外國友人、離校畢業(yè)生以及社會各界人士等,他們捐贈的圖書包括自己的著述、藏書和各種資料,由于這些贈書來源廣泛,捐贈者捐贈圖書有很大的隨機(jī)性和自主性,加之大部分高校圖書館都是被動接受贈書,贈書的來源、時間、數(shù)量等不易掌握,為接收贈書工作帶來一定的困難。

2.2 贈書質(zhì)量不一

高校圖書館大量接收贈書的同時,贈書的質(zhì)量問題也不容忽視。贈書質(zhì)量在一定程度上受贈書渠道影響比較大,贈書渠道的廣泛性也造成贈書質(zhì)量的不確定性,從而暴露出諸多的問題。如所接受的贈書不符合高校圖書收館藏范圍,所贈圖書資料陳舊破損、殘缺不全,贈書復(fù)本量過大等;有部分受贈圖書是失去時效性或時效性較差的呆滯書,內(nèi)容陳舊,知識老化,利用價(jià)值不高。贈書質(zhì)量問題直接影響?zhàn)^藏質(zhì)量。

2.3 捐贈者對高校圖書館缺乏必要的了解和溝通,造成高校圖書館被動接收贈書的局面

高校圖書館主要是為了滿足高校師生教學(xué)和科研的需要,藏書結(jié)構(gòu)和特點(diǎn)不同于公共圖書館,對藏書入藏有一定的要求。捐贈者往往不了解高校圖書館的藏書結(jié)構(gòu)和特點(diǎn),捐贈圖書存在很大的盲目性和隨意性。所捐贈的圖書缺乏針對性,利用率非常低。高校圖書館為了不傷害捐贈者的積極性和熱情,避免引起不必要的誤會,往往來者不拒,毫無限制地全部接受,長期處于被動狀態(tài)。

2.4 缺乏有效具體的贈書管理機(jī)制,造成贈書管理工作滯后

我國高校圖書館大多沒有設(shè)立專門的贈書工作崗位和專人管理,而是由圖書館的采編部門兼職處理。由于圖書館的采編部門每年都有大量的文獻(xiàn)資源采購和編目加工任務(wù),還要抽出一定的時間和精力來處理各種各樣的贈書,這就導(dǎo)致了圖書館一方面不能很好地完成贈書接收工作;一方面也不能及時地處理到館贈書,導(dǎo)致贈書長期積壓,贈書的價(jià)值和利用率得不到發(fā)揮,有悖于贈書者“以饗讀者”的初衷。

3 解決的方法和對策

贈書作為高校圖書館文獻(xiàn)資源的重要補(bǔ)充,其質(zhì)量比數(shù)量更為重要,贈書管理問題和質(zhì)量問題直接影響?zhàn)^藏的質(zhì)量和贈書作用的發(fā)揮。高校圖書館要正視贈書工作中出現(xiàn)的諸多問題,本著實(shí)事求是的客觀態(tài)度,建立起一整套完善的科學(xué)管理機(jī)制,正確引導(dǎo)捐贈者的捐贈行為,提高贈書質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)物盡其用和豐富館藏的“雙贏”目的。

3.1 制定贈書入藏原則

高校圖書館根據(jù)本館自身的特點(diǎn)和藏書結(jié)構(gòu),結(jié)合讀者需求和學(xué)校學(xué)科發(fā)展的需要,有針對性地制定贈書入藏原則是提高贈書質(zhì)量的關(guān)鍵。遵照符合本館的選書標(biāo)準(zhǔn),明確本館接收贈書的范圍、層次、數(shù)量等,在接贈文獻(xiàn)資料時,應(yīng)向捐贈者說明本館入藏原則、入藏范圍和數(shù)量,不符合入藏原則的文獻(xiàn),應(yīng)當(dāng)委婉拒絕,或退還捐贈者本人,或經(jīng)捐贈者同意轉(zhuǎn)贈其它需要此文獻(xiàn)的單位,改變以往對贈書來者不拒的做法,在規(guī)范入藏的同時也不至于影響捐贈者的積極性,從而在一定程度上保證了贈書的質(zhì)量。

3.2 實(shí)行贈書登記和回執(zhí)制度

接受贈書文獻(xiàn)資料,應(yīng)當(dāng)貫徹認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,如實(shí)記錄捐贈者情況和捐贈圖書情況,包括捐贈者姓名、捐贈文獻(xiàn)名稱及數(shù)量、捐贈和接收日期、聯(lián)系方式等,作為接收贈書核對的依據(jù);建立贈書回執(zhí)制度,對捐贈單位和捐贈個人及時回贈捐贈證書或榮譽(yù)證書以表感謝,對贈書量較大的單位和個人可舉辦贈書儀式等。

3.3 建立贈書篩選制度

高校圖書館有時接收的贈書屬于成批成量的捐贈,其中有些文獻(xiàn)并不符合館藏的要求,如果不加選擇地全部接收入藏,勢必占用圖書館有限的空間資源,耗費(fèi)大量的贈書分編、加工、典藏等方面的人力、物力和財(cái)力。要根據(jù)入藏原則對贈書進(jìn)行篩選,成立專門的篩選小組,對贈書作出客觀正確的選擇,避免個人篩選所帶來的主觀性和片面性。將篩選出來的贈書文獻(xiàn)資料轉(zhuǎn)贈其它單位,實(shí)現(xiàn)物盡其用。

3.4 完善贈書編目加工制度

高校圖書館對接收的贈書應(yīng)當(dāng)及時處理,以免積壓。在贈書的驗(yàn)收、加工、編目等環(huán)節(jié),應(yīng)該采用與正常經(jīng)費(fèi)采購的文獻(xiàn)相同的流程,贈書加工時,應(yīng)特別加蓋贈書章,使贈書和采購圖書區(qū)分別開來;贈書編目時,按照《中國文獻(xiàn)編目規(guī)則》進(jìn)行著錄、標(biāo)引和數(shù)據(jù)加工,并根據(jù)各館實(shí)際進(jìn)行索取號和種次號的標(biāo)注,在610字段添加“贈送者”和“贈書”的著錄,如果贈書為非正式出版物或內(nèi)部資料,在200字段和300字段給予著錄。

3.5 改變贈書入藏管理方式

目前高校圖書館對于贈書入藏普遍采取的是專架或?qū)Ｊ谊惲小＜荜惲羞m用于大型套書的入藏,如國家清史編撰委員會贈送云南大學(xué)圖書館一套國家清史工程系列叢書,專架陳列便于讀者索取查閱;專室陳列適用于大型機(jī)構(gòu)和個人大量贈書的入藏,如云南大學(xué)趙仲牧先生去世后,將畢生收藏的二萬多冊圖書捐贈給云南大學(xué)圖書館,為了保持其學(xué)術(shù)思想的系統(tǒng)性和完整性,以及這批贈書的價(jià)值,圖書館專門開設(shè)了“趙仲牧?xí)荨?其它零散贈書應(yīng)實(shí)行科學(xué)的管理,根據(jù)實(shí)際情況將捐贈圖書按照中圖法分類后歸入相關(guān)書庫,納入圖書館館藏體系,提高捐贈圖書的利用率。

3.6 必須保留贈書的處理權(quán)

由于贈書工作具有很大的不確定性,高校圖書館必須擁有對受贈圖書的處理權(quán),捐贈圖書一經(jīng)接受并辦理相關(guān)手續(xù),即視為其所有相關(guān)權(quán)益歸圖書館所有,圖書館有權(quán)將不符合本館入藏原則的書刊轉(zhuǎn)贈或拍賣,避免因捐贈圖書所有權(quán)引發(fā)的糾紛和爭議。

4 結(jié)語

贈書管理工作是高校圖書館館藏建設(shè)的重要組成部分,科學(xué)合理地管理贈書,更好地控制贈書質(zhì)量,提高贈書利用率,能夠優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),完善圖書館藏書體系,極大地豐富高校圖書館館藏資源,促進(jìn)贈書工作健康蓬勃地發(fā)展,是每一所高校圖書館都需要解決的問題。

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