淺析構(gòu)建完善的企業(yè)采購內(nèi)部制度的重要性

○劉睿

（重慶一建建設(shè)集團(tuán)有限公司 重慶 400051）

淺析構(gòu)建完善的企業(yè)采購內(nèi)部制度的重要性

○劉睿

（重慶一建建設(shè)集團(tuán)有限公司 重慶 400051）

完善的企業(yè)采購內(nèi)部控制制度是企業(yè)經(jīng)營活動必不可少的一個步驟，是保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動能夠有效進(jìn)行的重要保證，而確保一個合理完善的采購內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行已成為企業(yè)能夠降低成本、保證企業(yè)利益最大化的最為重要的前提條件。本文首先分析加強(qiáng)企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的必要性，然后對具體的采購失敗而造成企業(yè)損失的案例分析，最后根據(jù)所分析的案例對企業(yè)的采購內(nèi)部控制的制度提出見解，對完善企業(yè)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的完善提出了建議。

企業(yè) 內(nèi)部控制 采購 貪污

在筆者所在的建筑施工企業(yè)中，材料成本往往占施工成本的一半以上，所以企業(yè)要想開源節(jié)流提高企業(yè)盈利水平就要有效控制和管理材料采購。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制主要通過：現(xiàn)金支付后保證獲得相應(yīng)的物品或服務(wù)；保證預(yù)付款之前與服務(wù)供應(yīng)商簽訂購買合同的準(zhǔn)確性；保證應(yīng)付賬款的真實(shí)性和保證交易發(fā)生之后，采購費(fèi)用的合理性和真實(shí)性。所以總體來說企業(yè)進(jìn)行采購內(nèi)部控制就是為了規(guī)范企業(yè)采購行為，防止采購過程中的不當(dāng)行為的發(fā)生，確保企業(yè)采購在滿足企業(yè)生產(chǎn)的前提下最大限度地提高企業(yè)盈利水平而采取的一系列內(nèi)部控制措施。

一、建立完善的企業(yè)采購內(nèi)部控制制度的必要性

近年來，因?yàn)槠髽I(yè)采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制不合理、不嚴(yán)密而產(chǎn)生貪污腐敗案例屢見報(bào)端，采購過程缺乏透明度，催發(fā)了以權(quán)謀私、暗箱操作、收受回扣等問題的產(chǎn)生，讓企業(yè)蒙受了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。采購是企業(yè)在一定條件下從供應(yīng)市場獲取產(chǎn)品或者服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動開展的一項(xiàng)企業(yè)經(jīng)營活動。在社會化大生產(chǎn)的環(huán)境下采購是各單位經(jīng)濟(jì)活動最常見的表現(xiàn)形式之一，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要組成部分。采購業(yè)務(wù)的特點(diǎn)使他成為了經(jīng)濟(jì)犯罪的重要滋生地和高發(fā)區(qū)。內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部管理進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)的一個重要的組成部分，在采購業(yè)務(wù)中的過程中通過內(nèi)部控制是企業(yè)采購?fù)该骰⒔?jīng)濟(jì)化和合理化。建立完善企業(yè)采購內(nèi)部控制制度，不僅可以防止由于疏忽而造成的違法違規(guī)行為，也可以保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整，促進(jìn)企業(yè)的健康的發(fā)展，所以完善企業(yè)采購內(nèi)部控制制度刻不容緩。

二、企業(yè)采購內(nèi)部控制失敗案例分析

浙江亞倫集團(tuán)是年上繳利稅達(dá)2000多萬元的地方繳稅大戶，但是就是這樣一個國家二級企業(yè)、中國行業(yè)百強(qiáng)企業(yè)、全國造紙行業(yè)重點(diǎn)骨干企業(yè)上演了一幕幕上行下效、蛀蟲成窩的貪污腐敗案件。1993年，王品發(fā)出任亞倫集團(tuán)的總經(jīng)理、黨委書記，1995年開始兼任集團(tuán)公司董事長。1995年1月到1998年12月，個體商販陳某幾乎壟斷了該集團(tuán)總價(jià)款近270萬元的水果采購供應(yīng)生意，在有關(guān)政府審計(jì)人員的審計(jì)下發(fā)現(xiàn)有的發(fā)票存在涂改情況，并與亞倫集團(tuán)所購貨物數(shù)量出入很大。陳某開具的結(jié)賬發(fā)票連號不符合正常發(fā)票使用規(guī)律。在部分票據(jù)中，陳某開票日期與集團(tuán)下屬的實(shí)業(yè)公司經(jīng)理簽字審批日期相同甚至超前。公司與陳某的貨款結(jié)算基本上按陳某提供的房地產(chǎn)發(fā)票結(jié)賬，從賬面看，陳無利可圖，不合常規(guī)，部分銷貨業(yè)務(wù)由經(jīng)理自帶匯票與陳某一同采購。進(jìn)行多次分析之后，審計(jì)人員認(rèn)為陳某以房地產(chǎn)發(fā)票與實(shí)業(yè)公司結(jié)賬，而未開具當(dāng)?shù)氐胤蕉悇?wù)發(fā)票，涉嫌偷稅12余萬元。而實(shí)業(yè)公司與陳某大筆水果交易背后的關(guān)鍵人物，正是亞倫集團(tuán)的總經(jīng)理王品發(fā)。王品發(fā)在采購原材料等等一系列事件中，導(dǎo)演了一幕幕金錢與權(quán)力交易的丑劇，天網(wǎng)恢恢疏而不漏，經(jīng)群眾舉報(bào)，檢察機(jī)關(guān)對王品發(fā)及案件相關(guān)責(zé)任人的調(diào)查，經(jīng)調(diào)查查明王品發(fā)個人折、案金額高達(dá)60余萬元，龍游縣紀(jì)委認(rèn)定其違紀(jì)金額28萬余元，依法予以收繳。集團(tuán)內(nèi)上下勾結(jié)上自總經(jīng)理、副總經(jīng)理，下至熱電分廠小小的煤調(diào)度員、采購員等共計(jì)20余人因涉嫌受賄、貪污紛紛落馬。

亞倫窩案留給我們的思考很多，使我們懂得建立完善的企業(yè)采購內(nèi)部控制制度的重要性，亞倫集團(tuán)沒有建立主要由公司外部獨(dú)立董事參加的、獨(dú)立于董事會審計(jì)委員會。這樣就使得王品發(fā)這樣的領(lǐng)導(dǎo)層沒有受到公司內(nèi)部控制制度的制約，而無法無天上下勾結(jié)成為集團(tuán)的“蛀蟲”。若設(shè)立審計(jì)委員會則可以：保證公司財(cái)務(wù)報(bào)告制度及財(cái)務(wù)、會計(jì)、法律相關(guān)的內(nèi)部控制制度能夠有效地執(zhí)行；確保內(nèi)外審計(jì)的獨(dú)立性和有效性；為內(nèi)外審計(jì)、管理層和董事會之間提供有效的溝通途徑；確保公司各個職能部門充分發(fā)揮各自效能，相互牽制和制約，確保管理層的各種經(jīng)營管理行為合理合法的進(jìn)行，杜絕王品發(fā)案的再次發(fā)生。在水果采購中采購人員未按照公司的計(jì)劃、要求進(jìn)行采購，在采購過程中為自己個人利益不通過“比價(jià)”而是“回扣”來選擇供應(yīng)商。使得企業(yè)利益受損，這種狀況在各企業(yè)中不勝枚舉。采購結(jié)束后會計(jì)人員不能夠遵循規(guī)章進(jìn)行記賬，采購成本沒有明確的區(qū)分，使得成本不能真實(shí)反映企業(yè)是為采購材料而花費(fèi)的金額。最后在水果采購的最后一關(guān)采購審計(jì)人員不能夠把握好這一關(guān)，以少報(bào)多亂開發(fā)票。審計(jì)人員不按照采購審計(jì)的流程行事，導(dǎo)致同一筆采購業(yè)務(wù)重復(fù)付款，票據(jù)混亂的情況出現(xiàn)。通過亞倫集團(tuán)在水果采購業(yè)務(wù)中，采購人員濫用職權(quán)，損公肥私，收受客戶回扣和賄賂。我們看到了企業(yè)采購存在的諸多弊端，為了防止采購中的這些舞弊行為，我們在采購中不能制定單一供應(yīng)商，在購置大批貨物時(shí)應(yīng)規(guī)定參與競標(biāo)的企業(yè)要有一些合理的有競爭性的書面報(bào)價(jià)單。選取某一供應(yīng)商時(shí)應(yīng)提供不選取其他競爭性報(bào)價(jià)供應(yīng)商的理由和證據(jù)。面對大宗的采購時(shí)，對招投標(biāo)管理應(yīng)成立評標(biāo)委員，保證投標(biāo)工作在公平的條件下進(jìn)行，最后由采購部門和其他相關(guān)部門共同選定中標(biāo)商家，防止采購部門濫用職權(quán)的現(xiàn)象出現(xiàn)，保證選定的中標(biāo)者會以最優(yōu)的服務(wù)為企業(yè)帶來盈利最優(yōu)化。這樣“水果采購弊案將不會發(fā)生，企業(yè)的利益也不會受到損害。

三、完善采購內(nèi)部控制制度的具體建議

亞倫集團(tuán)雖為造紙集團(tuán)，但他的采購弊案仍應(yīng)為其他企業(yè)如筆者所在的施工企業(yè)敲響警鐘，為防止這樣的案件再次發(fā)生我們應(yīng)該進(jìn)一步完善我們的采購內(nèi)控制度。

1、完善審計(jì)制度、明確崗位分工

防止貪污等違法違紀(jì)傷害企業(yè)利益現(xiàn)象的出現(xiàn)應(yīng)規(guī)定對采購業(yè)務(wù)的請購與請購審批，詢價(jià)業(yè)務(wù)與確定供應(yīng)商，采購合同的訂立與審議，采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄；付款審批與付款執(zhí)行等進(jìn)行職能分離，采購業(yè)務(wù)的全過程的審批不能由同一部門或個人辦理。為了防止企業(yè)監(jiān)守自盜的現(xiàn)象出現(xiàn)，我們應(yīng)建立完善的采購審計(jì)制度，保證企業(yè)采購部門審計(jì)的獨(dú)立性，確保采購審計(jì)不會受到其他方面的干擾。企業(yè)應(yīng)定時(shí)對采購項(xiàng)目進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理，問題較大的應(yīng)報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門，觸犯國家法律的應(yīng)上報(bào)司法機(jī)構(gòu)，不能夠包庇犯罪。執(zhí)行內(nèi)部核查程序。有能力的企業(yè)最好執(zhí)行嚴(yán)格的內(nèi)部核查程序。通過獨(dú)立檢查訂購單的處理來確定是否收到商品并正確入賬；通過定期獨(dú)立檢查驗(yàn)收單的次序，確定采購交易都已各自編制憑單等等。在采購過程中應(yīng)進(jìn)行職務(wù)或職權(quán)分離，如非采購部門提出物資需求計(jì)劃然后由采購部門執(zhí)行；相關(guān)的賬務(wù)記錄不能由物資的采購、存儲和使用人員從事；尋租供應(yīng)商或索價(jià)不能由付款員負(fù)責(zé)；不能由采購員辦理物資的驗(yàn)收工作；付款人不得兼職付款審核；大額的采購業(yè)務(wù)不能由個人專斷審批等。

2、完善采購制度

首先，我們應(yīng)完善采購內(nèi)部控制流程，采購作業(yè)內(nèi)部控制流程通過規(guī)定物料采購的申請、審批，物料采購的流程、方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批的規(guī)定及相關(guān)部門的責(zé)任工作職能等的規(guī)范企業(yè)的采購業(yè)務(wù)、提高采購效率、明確各相關(guān)部門的職能，防范采購不良案件的發(fā)生。其次，建立供應(yīng)商評估管理系統(tǒng)。企業(yè)通過一系列的嚴(yán)格考核后通過考核的供應(yīng)商才能夠進(jìn)行投標(biāo)，并且對參與投標(biāo)的供應(yīng)商建立“合格供應(yīng)商”檔案，檔案中應(yīng)包括除供應(yīng)商的聯(lián)系方式和公司地址外還包括明確的繳款日期、交貨期限、貨物品質(zhì)及供應(yīng)商銀行賬號和信用評價(jià)等。供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審核才能歸檔。這些供應(yīng)商的檔案應(yīng)根據(jù)每次的服務(wù)水平及時(shí)更新，不能一成不變，企業(yè)進(jìn)行采購時(shí)也應(yīng)優(yōu)先考慮檔案中有著較高服務(wù)水平的供應(yīng)商。最后，建立核價(jià)體系。企業(yè)采購部門應(yīng)該對所有已經(jīng)采購的物料建立一份清晰準(zhǔn)確的價(jià)格檔案，在進(jìn)行每次物資采購時(shí)，應(yīng)首先將本次報(bào)價(jià)與檔案的物料價(jià)格進(jìn)行比較分析，一般規(guī)定采購的價(jià)格不能大于檔案中的所記錄的此種物資價(jià)格水平，若大于報(bào)價(jià)則應(yīng)做出詳細(xì)的書面報(bào)告。采購部門應(yīng)定期收集有關(guān)的供應(yīng)價(jià)格資訊來分析、評價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評價(jià)和更新。

企業(yè)采購內(nèi)部控制是一個持續(xù)的過程，應(yīng)隨著時(shí)代的變化而變化。我們應(yīng)該嚴(yán)格遵守采購內(nèi)部控制制度，否則再完善的采購內(nèi)控制度也是形同虛設(shè)。

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