會計電算化存在的問題及對策

○趙華

（中國聯合網絡通信有限公司普蘭店市分公司 遼寧大連 116200）

會計電算化存在的問題及對策

○趙華

（中國聯合網絡通信有限公司普蘭店市分公司 遼寧大連 116200）

會計電算化是一項系統工程，在發展過程中有許多工作要做，有許多問題要及時解決，否則將嚴重阻礙我國會計電算化更深層次的發展。本文就當前我國會計電算化進程中必須重視和需要解決的幾個問題進行闡述。

會計電算化 會計信息 管理制度

一、解決人們思想認識問題

我國電算化事業起步較晚，人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用于代替手工核算，僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性，使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。同時，在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，更不用說建立企業內部局域網以及注冊自己的網站，根本沒能利用信息技術優勢來提高企業運作效率。這種認識對會計電算化的發展十分不利。

會計電算化，是電子計算機在會計工作中應用的簡稱，就是把以電子計算機為代表的現代數據處理工具和以信息論、系統論、控制論、數據庫以及計算機網絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中，以提高財會管理水平和經濟效益，進而實現會計工作的現代化。我們必須認識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法，擴大了會計數據領域，提高了會計信息質量，而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術，因而推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善，促進了會計管理制度的改革，是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。

二、做好管理基礎工作，尤其是會計基礎工作

管理基礎主要指有一套比較全面、規范的管理制度和方法，以及較完整的規范化的數據；會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。因為計算機處理會計業務，必須是事先設置好的處理方法，因而要求會計數據輸入、業務處理及有關制度都必須規范化、標準化，才能使電算化會計信息系統順利進行。沒有很好的基礎工作，電算化會計信息系統無法處理無規律、不規范的會計數據，電算化工作的開展將遇到重重困難。

管理人員的現代化管理意識，在整個企業管理現代化總體規劃的指導下做好會計電算化的長期、近期發展規劃和計劃并認真組織實施，重新調整會計及企業的機構設置、崗位分工，建立一系列現代企業管理制度，提高企業管理要求。還要修改擴建機房，選購、安裝、調試設備，自行開發或購買會計軟件，培訓會計電算化人員，進行系統的試運行等等工作。以上所列的各項工作必須做好，否則電算化會計系統將不能正常工作，有損于會計電算化的整體效益并使其不能深入持久地開展下去，會計和企業管理現代化將無法實現。

三、提高會計人員計算機操作業務素質

要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。企業應立足于國際水準，培養或聘用一批高級技術人才，他們能夠掌握國際先進技術，精通信息技術，熟練應用會計電算化，推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，維護軟件正常運行，掌握計算機先進技術，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。另外培養復合型人才，可以在大專院校開設會計電算化專業或在財會專業中增設計算機編程、維護等課程，可以讓財會人員進修計算機課程，還可以讓計算機人員、在崗人員實習并進修財會知識。

同時，要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃，要注重實效，不搞一刀切。會計電算化考試、培訓應遵循自愿原則，只有準備實行會計電算化的單位，才要求其會計人員培訓，其會計人員必須取得會計電算化合格證，財政部門在進行財務審批的同時審查其會計人員的資格，這樣可以做到學以致用，學習目的性強，效果好；對暫時或一段時間內不準備實行會計電算化的單位，其會計人員的培訓則可以暫緩，避免人力、物力的浪費。培訓的內容要切合實際工作需要，學了就能用得上。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應盡量聘用社會上的計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要進行簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。

四、加強會計信息系統的安全性、保密性

財務上的數據，是企業的絕對秘密，在很大程度上關系著企業的生存與發展。就目前軟件廠家來說，真正研究數據保密問題、數據可靠問題的廠家寥寥無幾。一般意義上的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。我國多數會計電算化軟件的數據安全保密性弱，缺乏操作日志記錄功能，對操作人、操作時間和操作內容沒有具體的記錄，出現問題不便于追究責任。此外，這些軟件的容錯能力也往往很差，它們對用戶的操作有許許多多的限制，用戶在使用軟件時心理壓力很大，往往有一種如履薄冰的感覺，生怕由于自己無意的誤操作而發生問題。即便一些優秀的軟件在進入系統時加上諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，但系統一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難恢復原來的數據。財務上的數據往往是企業的絕對秘密，在很大程度上關系著企業的生存與發展。但當前幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件公司認真研究過數據的保密問題。數據保密性、安全性差。在實行會計電算化后，會計資料是由電子計算機按照規定的程序生成的。因此對會計人員人品的要求更加嚴格。建立必要的內部控制制度，實行用戶權限分級授權管理，建立崗位責任制。財務人員應認真學習相關法規，提高自身素質，保守單位商業秘密及財務秘密，不能隨意泄漏密碼以防他人隨意進入自己的軟件系統。

1、加強計算機的安全控制

為了對付日益猖獗的計算機犯罪，國家應制定并實施計算機安全法律，在全社會加強對計算機安全的宏觀控制，政府主管部門還應進一步完善會計制度，對危害計算機安全的行為進行制裁，為計算機信息系統提供一個良好的社會環境。

2、必要的內部控制

在電腦網絡環境下，某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性，因此建立內部控制制度是必要的。第一，實行用戶權限分級授權管理，建立網絡環境下的會計信息崗位責任。第二，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三，從電算化網絡軟件的設計入手，增加軟件本身的限制功能。第四，建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實行多級備份。第五，強化審計線索制。第六，建立進入網絡環境的權限制。

3、增強網絡安全防范能力

網絡會計實現了會計信息資源的共享，但同時也將自身暴露于風險之中，這些風險主要來自泄密和網上黑客的攻擊等。為了提高網絡會計信息系統的安全防范能力應用一些措施，例如采用防火墻技術、網絡防毒，信息加密存儲通訊、身份認證、授權等。

4、加強數據的保密與保護

在進入系統時加一些諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統作在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度，如專機專用、專室專用等。

五、改善電算化下的會計檔案管理

1、完善硬件設施建設

提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具；選用功能符合本單位實際業務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統的安全防護功能，如有聯網，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

2、完善電算化下會計檔案管理各項制度

（1）建立電算化會計檔案的歸檔制度

會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數據在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

（2）建立電算化會計檔案的保管制度

根據國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度；選擇優質的磁盤介質進行會計檔案數據備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序對數據磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內容，制作檔案管理文件卡片。

（3）建立嚴格的借用手續制度

查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

（4）建立電算化檔案定期備份制度

電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

以上這些問題是會計電算化進程中經常遇到而又必須重視和及時解決的問題。這些問題如若不重視或不及時解決，它將嚴重阻礙我國會計電算化向更深層次發展；如若重視并及時解決這些問題，它必然會促進我國會計電算化向更深層次發展，最大程度地提高會計工作水平和會計信息質量，更好地為提高各級企、事業單位現代化管理水平和提高經濟效益服務。

[1]部莉君、趙偉：會計電算化對會計的相關影響[J].現代審計與會計，2001（12）.

[2]郭利萍：電算化會計檔案制度的建立[J].檔案管理，2002（5）.