高職文秘專業《文書工作與檔案管理》教學改革初探

郭華梅

（無錫職業技術學院，江蘇 無錫 214121）

《文書工作與檔案管理》作為高職文秘專業的一門必修課程，緊緊圍繞文秘人員的一大工作重心“辦文”。雖然大家都深知這門課程的重要性，但提起對課程的興趣及掌握程度卻又讓許多高職文秘專業的學生感到無奈。究其原因，筆者以為關鍵在“教什么，誰來教，怎么教”的問題。

一、課程現狀

一方面，該課程近年普遍使用的教材是高教社出版的高職高專專用教材，該類教材的編委會中確有一些高職院校參與編寫，但教材內容體系卻一如既往地沿用本科院校的教材模式。盡管教材編寫旨在突出高職特色，教材內容也的確緊緊圍繞文秘從業人員辦文需要展開，但依然存在理論過多、實踐不足等問題。

其實，分解來看，該課程包含了文書工作與檔案管理兩個板塊，這兩塊幾乎完全涵蓋了秘書工作者所有的文字、資料處理工作，對文秘人員是相當重要的。首先我們看文書工作板塊，教材對文書工作的體系、結構、法規、流程等講解極其全面，然而對公文撰寫及文書工作具體處理這兩類文秘人員最需具備的能力講解與練習卻遠遠不夠，明顯存在重理論基礎輕實踐練習的問題，使學生對理論一知半解，對實踐又不知從何入手，完全不適合高職學生的學習模式。其次是檔案管理板塊，它以文書工作為前提和基礎，在辦公文書基礎上對文書資料進行整理保存以備查考利用。該板塊不僅存在檔案基礎理論過多、業務知識較少的問題，更重要的是教材中的一些理論在實踐操作中已經明顯過時，學生學習到的都是些陳舊的理論、方法，既不符合檔案管理發展趨勢，更不利于畢業生就業。

另一方面，教授該課程的教師多為普通高校畢業的檔案及相近專業，或者有些甚至直接是文秘專業其它教師兼任，鮮有真正從事秘書行業或者檔案管理實踐工作的的人員執教。許多教師盡管一直在從事該課程教學，卻從未真正參與的實踐工作，只能在專業理論基礎之上利用“想象”模式外加互聯網搜索獲取相關實踐知識。不可避免地帶來了講授課程理論有余，實踐不足，或者知其一不知其二等問題，無法對學生學習進行深層次指導，直接造成了高職學生對該課程興趣索然，想學學不好，無法真正達到教學目標，教師和學生都陷入“教師不愿意教，學生不愿意學”的兩難境地，導致有些學校甚至打算從教學計劃中取消檔案課程的設置。

二、改革措施

1.轉變教育理念

《文書工作與檔案管理》課程作為高職文秘專業的必修課程，其重要性不容忽視，但高職教育的特色要求我們在堅持理論學習的同時，必須敢于拋掉過去那套陳舊的傳統教育理念，樹立以能力為本的觀念，積極培養學生的動手能力、實際解決問題的能力和創新能力，構建新型人才培養模式。高職《文書工作與檔案管理》的教學目標應該是：以就業為導向，加強理論指導，強化實踐學習，著重技能培養，為中小企業、機關團體輸送高質量文秘人才。

2.調整課程內容

作為高等職業教育課程，其特有的教學目的決定其教學內容必須區別于傳統高等教育的理論化和研究性，它可以沒有“大道”，卻必須“包羅萬象”。《文書工作與檔案管理》作為高職文秘專業一門實踐性很強的課程，要想真正實現學生在文書處理與檔案管理方面技能的提高，課程內容設置上必須堅持“實踐為主，理論為輔”的原則。理論知識應該表現得更淺顯易懂，可以通過“演繹—歸納”的方式緊密結合工作實例展現各種理論知識，讓學生對一些關鍵核心概念及理論的了解從憑空想象到躍然紙上；切忌面面俱到，更毋須論述十行，尤其需要緊抓職業發展脈搏，從市場需求出發，深入市場調研，全面了解用人單位對文秘人員的要求。對新理論新技術要及時更新，為學生就業提供良好保障。高職院校培養的大部分文秘專業學生畢業后都陸續進入我國一些中小型企業，從事文職人員等相關工作，他們主要負責公司文件的形成與辦理，年終文件的立卷歸檔，同時，輔助領導進行決策和日常管理，又需要查閱大量檔案資料，因此課程內容應該增設結合秘書工作實際展開的文書與檔案管理相關實踐工作內容，增加文書業務工作、企業檔案及各類新型載體檔案管理等相關內容。

3.優化師資隊伍

高職院校應該在充分分析文秘專業師資隊伍現狀的基礎上，加強隊伍建設，這是提高教師個人實踐能力，積極培養雙師人才的需要。不僅要通過資格考試等方式設置職業教師準入制度，還應通過具體的實踐考評標準進行資格檢驗，積極倡導教師投入企業進行業務能力鍛煉。首先要把教師打造成行業專家再來教書育人。這就需要高職院校加強與企業合作，創新校企合作模式，學校可以為企業提供員工培訓，企業更可為學校提供先進技術和專業人員，在校企之間鼓勵形成人才的雙向流動機制，最大程度地提高師資隊伍的綜合素質。

4.變革教學方法

傳統的《文書工作與檔案管理》的課程教學，教師主要采取理論講解為主，案例分析為輔，課堂死板，教學形式單一。久而久之，導致學生產生厭學、棄學心理。要想真正把這門課程講活，讓學生學活，一方面教師應該努力提高個人實踐能力，另一方面更應該從職業特色入手，積極嘗試不同內容的不同講授方法。

（1）學科引入法。作為高職文秘專業的必修課，文書與檔案是文秘工作人員的重要工作內容，但學生對文書工作與檔案管理十分陌生，要想培養學生的學習積極性，提高學習效果，教師一開始可以從學生熟悉的生活中汲取素材。比如，一些著名的文物檔案（如甲骨文等），一些根據檔案記載拍攝的歷史劇，一些新聞題材中涉及的名人檔案，學生自己的學籍檔案等等，通過對這些資料的整理、存檔增強學生的檔案意識，讓學生認識到檔案與我們的生活息息相關。

（2）實物演示法。大部分學生在學這門課程之前，從未接觸過真正意義上的文書與檔案，教師可以通過挖掘多種資源，比如學院的收發文登記簿、上級機關來文、檔案室具體檔案資料等，為學生提供實物、圖片或者利用PPT進行演示，讓學生產生直觀認識，為以后的學習打好鋪墊。

（3）案例分析法。案例分析法的引入以“淺入深出”的方式，在一個個鮮活的案例中讓學生在對文書工作與檔案管理形成雙重認識，并且不同的內容可以采用不同的案例分析法。比如公文行文規則，可以通過正反案例比較，引導學生確立正確的行文規則；比如文書處理流程，則可以通過情景模擬進行案例分析，以某一具體公司，具體文件為例，幫助學生進行不同的角色扮演深入文檔工作現場。通過“演繹—歸納”的方式在模擬中學習知識、發現問題，既能培養學生勤思考，善分析的解決問題的能力，又能讓學生對抽象空洞的理論知識有更全面深刻的認識。

（4）實踐教學法。對高職學生而言，學習最重要的目的是學以致用，《文書工作與檔案管理》這門課程是一門實踐性很強的課程，但由于教學條件的限制等因素，實踐一直處于尷尬境地。教師完全可以利用一些本校本土資源，充分開展實踐教學。一方面可以通過參觀學習的方式，帶領學生參觀學校文書處理部門的工作流程，參觀每份檔案的整理歸檔環節，小到裝訂編頁，大到修史編研，還可以帶領學生參觀當地各個級別的檔案館，通過觀摩及業務人員的現場講解對檔案的存放、檢索、利用等進行全面了解，激發學生的求知欲望。另一方面學生要想真正掌握文檔技能，必須親自動手實踐操作，學校及教師應該充分考慮學生以后的就業環境，加強與企業合作，安排學生到公司、企業一些文檔部門進行實習操作，讓學生既更早更快接觸現實工作環境，又全面參與具體文檔工作流程。這既是對書本理論知識的強化，更是增強了學生的實戰技能，在實習過程中發現新問題，掌握新技術，從專業技術操作能力、職業道德規范能力、管理協調能力、基礎能力方面綜合發展，為以后的就業做全方位鋪墊。

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［3］ 孫蔚，陳連生.澳大利亞職業教育中行業的作用及其啟示［J］.浙江工貿職業技術學院學報，2006，（1）.

［4］ 譚明.高職教育的本體功能論述［J］.科教資訊，2006，（36）.