中石化濟南分公司ERP實施研究

□文/孫紅軍

中石化濟南分公司ERP實施研究

□文/孫紅軍

面對市場全球化、組織扁平化、產(chǎn)業(yè)知識快速擴散與新科技對產(chǎn)業(yè)的沖擊，很多企業(yè)均已認(rèn)識到對于ERP系統(tǒng)的急切需求，因此ERP系統(tǒng)已成為企業(yè)必備的工具，而非決勝的關(guān)鍵。本文就中石化濟南分公司ERP實施情況進行分析。

一、ERP實施效益分析

中石化濟南分公司運用ERP系統(tǒng)這一先進的信息技術(shù)管理手段，將公司及其所屬單位的采購、庫存、生產(chǎn)、維護、銷售和財務(wù)管理等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)動態(tài)、真實地反映在系統(tǒng)中，便于各級領(lǐng)導(dǎo)及時了解掌握企業(yè)運營狀況和市場趨勢，做出快速經(jīng)營決策。同時，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)之間的集成和統(tǒng)一，避免了賬目錯誤和差異的發(fā)生，在中石化濟南分公司內(nèi)部實現(xiàn)物資流、資金流、信息流的集成。支撐成本核算體系，以靈活便捷的手段為各級領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員提供強有力的分析工具，對中石化濟南分公司及其下屬單位的采購、庫存、生產(chǎn)、維護等業(yè)務(wù)行為的成本情況，進行動態(tài)的、穿透的、多角度的分析，使他們隨時掌握企業(yè)的經(jīng)營狀況。為總部和事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)進行宏觀調(diào)控和決策提供堅實而有力的信息技術(shù)基礎(chǔ)。

我們借鑒國內(nèi)外ERP項目實施范例，在中石化濟南分公司ERP實施總體方案中，力求實現(xiàn)兩個方面的重要提升。通過ERP的實施，將先進的管理理念和技術(shù)融合到企業(yè)的經(jīng)營管理中，進一步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，以科學(xué)的管理、規(guī)范的運作來提高管理效率，做到“反應(yīng)快速、流程簡捷、運作規(guī)范、管理精細(xì)、信息透明、決策科學(xué)”，形成既符合現(xiàn)代企業(yè)制度、與國際慣例接軌，又具中石化濟南分公司特色的ERP系統(tǒng)，從而降低成本、提高效益、增強競爭力，為煉油企業(yè)應(yīng)用ERP起到示范作用。根據(jù)“扁平化”的原則對企業(yè)的組織構(gòu)架進行改造，使之更趨同于現(xiàn)代企業(yè)的模式，同時對業(yè)務(wù)流程按ERP的最佳模式進行重組，這將是企業(yè)體制和機制改革的一個重大舉措，將會對濟南煉油廠現(xiàn)有的運作和未來的發(fā)展能力有很大的提升。根據(jù)我廠加工進口原油數(shù)量大、品種多，優(yōu)化生產(chǎn)方案潛力較大的特點，充分重視生產(chǎn)計劃的編制及有效實施。在原有較好的信息化基礎(chǔ)上，結(jié)合ERP的實施，使中石化濟南分公司生產(chǎn)信息集成更加完善，從而為ERP在石化行業(yè)全面實施創(chuàng)造經(jīng)驗，在強化煉化企業(yè)生產(chǎn)管理，實現(xiàn)降本增效方面發(fā)揮積極的作用。

二、ERP實施風(fēng)險評估

在看到ERP實施的巨大利益之時，應(yīng)當(dāng)清楚ERP的實施更是一場高風(fēng)險的管理革命。據(jù)統(tǒng)計，ERP系統(tǒng)實施項目中，雖然有不少成功的案例，但也存在相當(dāng)?shù)娘L(fēng)險，一般只有15%左右能按照預(yù)算按期成功實施，實現(xiàn)系統(tǒng)集成；約一半左右的實施項目遭到失敗。目前在我國ERP實施的成功案例中，大多是三資企業(yè)，這值得我們認(rèn)真思考，增強風(fēng)險意識，積極防范風(fēng)險，才有可能加大ERP實施成功的概率。

（一）軟件風(fēng)險。由于ERP系統(tǒng)的紛繁復(fù)雜，其本身可能存在各種功能不足或潛在的軟件缺陷。針對目前市場上的ERP軟件，主要存在的軟件功能風(fēng)險有：軟件功能與企業(yè)需求的滿足程度、系統(tǒng)的集成性、軟件的成熟性和穩(wěn)定性以及對中文界面和數(shù)據(jù)的支持程度等。另外，在ERP實施過程中，也面臨軟件選擇的風(fēng)險，其風(fēng)險包括：企業(yè)是否清晰地定義了自己的需求和期望？企業(yè)如何綜合地評估ERP系統(tǒng)，包括軟件功能、價格、軟件商的技術(shù)支持能力等各方面？企業(yè)如何將自身的實際需求與軟件系統(tǒng)很好地進行匹配，從而選擇最合適自己的ERP系統(tǒng)？企業(yè)中由哪個部門和人員對軟件做出評估選擇？在企業(yè)實際選擇ERP系統(tǒng)時，往往有很多用戶未能意識到上述軟件選擇風(fēng)險，從而影響到系統(tǒng)實施的成敗。同時，有相當(dāng)多的企業(yè)在清晰闡明自己的具體需求、全面評估和匹配軟件上缺乏經(jīng)驗。很多企業(yè)在挑選ERP系統(tǒng)時，往往會邀請一些科學(xué)院的專家和企業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員一起對市場上的主要軟件產(chǎn)品進行評估，最終專家組未必達成一致意見，導(dǎo)致企業(yè)選擇軟件的流產(chǎn)。

（二）ERP實施風(fēng)險

1、ERP實施隊伍組織。實施隊伍和實施人員對于ERP系統(tǒng)的成功實施至關(guān)重要。由具有豐富ERP系統(tǒng)項目實施和企業(yè)流程管理經(jīng)驗的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)內(nèi)部的管理人員、業(yè)務(wù)人員以及技術(shù)人員一起組成項目實施小組；然而，經(jīng)常發(fā)生的情況是各方人員不到位，完全由計算機背景的技術(shù)人員組成實施隊伍，這就隱藏著巨大的風(fēng)險。

2、需求分析。ERP系統(tǒng)的選擇是一項十分復(fù)雜的工作。實際上，就所有系統(tǒng)而言，一些表面的用戶信息需求是容易得到滿足的，而更深一步的企業(yè)獨特性的需求才是需要予以最多考慮的。如果開發(fā)小組對用戶的需要不做深入地分析，蜻蜓點水似地調(diào)研，僅從技術(shù)角度考慮問題，往往會在系統(tǒng)實施一段時間以后，才發(fā)現(xiàn)具體業(yè)務(wù)及管理需求并沒有得到滿足，但此時系統(tǒng)已經(jīng)安裝完成，并已耗費了大量的人力、物力資源。

3、實施時間。在實施ERP的這一漫長過程中，進行項目管理、控制項目進度、確保整個實施過程能夠按照預(yù)計的時間表進行，對ERP項目的實施時間以及成敗至關(guān)重要。許多ERP實施項目在一開始就沒有能夠制定明確的、可行的實施計劃，在實施過程中不能按時實現(xiàn)里程碑性的目標(biāo)，造成項目遙遙無期，領(lǐng)導(dǎo)人員和實施人員喪失信心，原定的目標(biāo)已經(jīng)發(fā)生變化，從而導(dǎo)致半途而廢或系統(tǒng)上線嚴(yán)重延誤。

4、實施成本。ERP實施過程中需要投入較大的成本，實施結(jié)束時資金付出往往遠遠超出當(dāng)初的預(yù)算，ERP系統(tǒng)實施的成本可能是軟件價格的3～5倍。聘用咨詢顧問以及為此所花的成本可能會達到整個ERP實施預(yù)算的30%。許多意想不到的開支往往使成本急劇增加，因此應(yīng)有很好的成本控制計劃。

5、系統(tǒng)安全。系統(tǒng)安全包括：操作系統(tǒng)授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限、應(yīng)用系統(tǒng)功能權(quán)限、數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、病毒的預(yù)防、非法入侵的監(jiān)督、數(shù)據(jù)更改的追蹤、數(shù)據(jù)的安全備份與存檔、主機房的安全管理規(guī)章、系統(tǒng)管理員的監(jiān)督，等等。目前，普遍存在著不重視系統(tǒng)安全的現(xiàn)象。諸如用戶不注意口令保密、超級用戶授權(quán)多人等。缺乏安全意識的直接后果是系統(tǒng)在安全設(shè)計上存在著漏洞和缺陷，導(dǎo)致系統(tǒng)的癱瘓。

6、系統(tǒng)集成。企業(yè)中原先各自分離開發(fā)的一些自動化信息孤島在和ERP集成時會發(fā)生很多接口上的困難，要深入了解各孤島內(nèi)部機制。將其有機地集成并非一件易事，數(shù)據(jù)庫的共享需要數(shù)據(jù)的規(guī)范和利益各方的協(xié)調(diào)，一旦考慮不周，就很難將系統(tǒng)集成起來。

（三）管理變革風(fēng)險

1、管理理念轉(zhuǎn)變。ERP系統(tǒng)的實施是一個管理項目，而非僅僅是一個IT項目。不少企業(yè)高層管理人員尚未認(rèn)識到這一點，在選擇系統(tǒng)時僅由技術(shù)主管負(fù)責(zé)，缺少業(yè)務(wù)部門用戶的參與；在實施系統(tǒng)時僅由技術(shù)部門負(fù)責(zé)，缺少管理人員和業(yè)務(wù)人員的積極參與；項目經(jīng)理由技術(shù)部門的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，高級管理人員、尤其是企業(yè)的一把手未能親自關(guān)心負(fù)責(zé)系統(tǒng)實施。由此種種現(xiàn)象，需要企業(yè)管理人員轉(zhuǎn)變認(rèn)識加以改善。管理觀念的轉(zhuǎn)變還體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)實施過程對企業(yè)原有的管理思想的調(diào)整上。ERP系統(tǒng)帶來的不僅僅是一套軟件，更重要的是帶來了整套先進的管理思想。只有深刻理解、全面消化吸收了新的管理思想，并結(jié)合企業(yè)實際情況加以運用，才能充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)帶來的效益。因此，在實施過程中企業(yè)管理人員和業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)變管理思想是一個必不可少的過程，順利轉(zhuǎn)變管理思想，在某種意義上而言是ERP系統(tǒng)成功實施的最關(guān)鍵因素。

2、業(yè)務(wù)流程。實施ERP系統(tǒng)，必須對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進行重組。成熟、先進的ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程模板值得借鑒，但是業(yè)務(wù)流程的重組牽涉到人員的變動、權(quán)力的重新分配、組織機構(gòu)的改變，會觸動某些人的既得利益，形成很大的阻力，往往使領(lǐng)導(dǎo)者望而卻步，保留原有冗余，低效的流程將使先進的ERP系統(tǒng)失去用武之地。ERP在實施過程中的負(fù)面效應(yīng)可能會破壞正常的業(yè)務(wù)流程并影響業(yè)務(wù)的連續(xù)性，從而對設(shè)備和工作環(huán)境造成影響；另外，由于無法獲得既懂管理又懂軟件系統(tǒng)的專門人才，項目的結(jié)果可能會不符合管理層和最終用戶的期望。

3、管理持續(xù)改善。ERP系統(tǒng)一旦上線試運行，許多人便大松一口氣，一旦碰到新問題往往怨天尤人。其實任何一個信息系統(tǒng)都有相當(dāng)長的試行、維護期，需持續(xù)不斷地改善，對此應(yīng)有思想準(zhǔn)備。

三、ERP實施展望

企業(yè)的ERP應(yīng)用是否成功，可以從以下幾個方面加以衡量：

（一）系統(tǒng)運行集成化。這是ERP應(yīng)用成功在技術(shù)解決方案方面最基本的表現(xiàn)。ERP系統(tǒng)是對企業(yè)物流、資金流、信息流進行一體化管理的軟件系統(tǒng)，其核心管理思想就是實現(xiàn)對“供應(yīng)鏈”的管理。軟件的應(yīng)用將跨越多個部門甚至多個企業(yè)。為了達到預(yù)期設(shè)定的應(yīng)用目標(biāo)，最基本的要求是系統(tǒng)能夠運行起來，實現(xiàn)集成化應(yīng)用，建立企業(yè)決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機制。只有集成一體化運行起來，才有可能達到降低庫存，提高資金利用率和控制經(jīng)營風(fēng)險；控制產(chǎn)品生產(chǎn)成本，縮短產(chǎn)品生產(chǎn)周期；提高產(chǎn)品質(zhì)量和合格率；減少財務(wù)壞賬、呆賬金額等。這些目標(biāo)能否真正達到，還取決于企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組的實施效果。

（二）業(yè)務(wù)流程合理化。這是ERP應(yīng)用成功在改善管理效率方面的體現(xiàn)。ERP應(yīng)用成功的前提是必須對企業(yè)實施業(yè)務(wù)流程重組。因此，ERP應(yīng)用成功也即意味著企業(yè)業(yè)務(wù)處理流程趨于合理化，并實現(xiàn)了ERP應(yīng)用的以下幾個最終目標(biāo)：企業(yè)競爭力得到大幅度提升；企業(yè)面對市場的響應(yīng)速度大大加快；客戶滿意度顯著改善。

（三）績效監(jiān)控動態(tài)化。ERP的應(yīng)用將為企業(yè)提供豐富的管理信息。如何用好這些信息并在企業(yè)管理和決策過程中真正起到作用，是衡量ERP應(yīng)用成功的另一個標(biāo)志。在ERP系統(tǒng)完全投入實際運行后，企業(yè)應(yīng)根據(jù)管理需要，利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源設(shè)計出一套動態(tài)監(jiān)控管理績效變化的報表體系，以期即時反饋和糾正管理中存在的問題。這項工作一般是在ERP系統(tǒng)實施完成后由企業(yè)設(shè)計完成。企業(yè)如未能利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源建立起自己的績效監(jiān)控系統(tǒng)，將意味著ERP系統(tǒng)應(yīng)用沒有完全成功。

（四）管理改善持續(xù)化。隨著ERP系統(tǒng)的應(yīng)用和企業(yè)業(yè)務(wù)流程的合理化，企業(yè)管理水平將會明顯提高。為了衡量企業(yè)管理水平的改善程度，可以依據(jù)管理咨詢公司提供的企業(yè)管理評價指標(biāo)體系對企業(yè)管理水平進行綜合評價。評價過程本身并不是目的，為企業(yè)建立一個可以不斷進行自我評價和不斷改善管理的機制，才是真正目的。這也是ERP應(yīng)用成功的一個經(jīng)常不被人們重視的標(biāo)志。

企業(yè)信息化將對人們的教育、城市的發(fā)展、人的生活、工作和活動的方式，對社會的財政、商業(yè)、法律和政治結(jié)構(gòu)，產(chǎn)生不同程度的影響。盡管有的影響我們尚不能全部考慮到，但我們相信企業(yè)信息化帶來的變化將是意義深遠的。

[1]胡彬，于儉.先進制造管理系統(tǒng)：原理、軟件和實施.電子工業(yè)出版社，2002.

[2]向傳杰.ERP開發(fā)與實施教程.電子工業(yè)出版社，2004.

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