醫學院校檔案電子化管理的必要性

段強華

(山西職工醫學院,山西太原 030012)

醫學院校檔案電子化管理的必要性

段強華

(山西職工醫學院,山西太原 030012)

電子文檔是現代社會信息資源的重要組成部分,也是新時期文書檔案人員面臨的一個重要課題。提高對電子文檔的前瞻性認識,掌握先進的電子文件管理技術,廣泛應用于衛生教育管理和校園建設中。

信息;電子文檔;檔案;衛生教育;管理

山西職工醫學院是一所集高等衛生醫療教育、中等衛生醫療教育、專業醫療機構于一體的高職高專院校,文書檔案管理系列較多,信息組成和機構設立呈交叉分布特點。在信息化建設中,山西職工醫學院建立了職工及高級衛生人才信息庫,以電子文件的形式儲存人力資源檔案信息,賦予電子文件以充實的內容。

電子文檔作為社會活動的新型產物,既是承載廣泛信息的手段,又是行政管理的工具。隨著電子文檔的普及和使用,對文書檔案的管理帶來了重大挑戰。社會、政治、經濟、科技、文化的迅速發展,為檔案專業提供了更廣闊的拓展空間,也制造了更復雜的生存環境,這就需要樹立對電子文檔的正確認識。

電子文檔的興起是歷史必然,正確認識并積極應對電子文件時代的到來順應時代發展的潮流。良好的電子文檔運行管理對數據的準確性、可靠性、服務性和管理效率具有重要的意義,而快捷的電子文件應用技術使行政管理的高效率得以實現。山西職工醫學院以信息化手段完善了電子文檔管理以及查詢功能,加強組織干部、人事檔案管理,服務于衛生教育,支撐校園建設,為領導決策提供準確、快捷、高效的文本依據,在高級衛生醫療教育人才信息管理、校園建設等方面起到了積極而有效的促進作用,推進了衛生教育的改革與發展。

信息時代檔案專業實踐的發展領域已經明顯跨越了檔案室的界限,向前延伸到文件生成和管理階段[1]。當前各種電子文檔的數量以驚人的速度增長,社會各個領域對檔案信息的需求也普遍提高,檔案工作由簡單的、封閉的、經驗性的管理方式,發展到復雜的、開放的、科學的管理系統,并成為一項專門的事業。以衛生教育信息管理為核心,建立全方位的電子文檔信息,運用采集、編輯、組合、篩選等手段,獲取高效、準確的信息,可以為決策提供有力的依據。

隨著科技手段的完善與信息技術的進步,電子文件對軟硬件系統的依賴逐步減少,極大地推進了電子文件真實可靠、長久保存的可能性。電子文檔的運用使信息整合工作效率最大化,有助于各項工作的溝通,有益于部門團隊成員之間共享,有利于協調各部門間的合作。巨量的日常事務性工作變得輕松有效。

憑證性是電子文件的基本屬性,是電子文件管理的根本立足點和出發點[2]。電子文件既要充當行政管理及業務開展的憑執工具,又要充當依法行事的有效證據。電子文件管理的目標就是保證電子文件的質量,即電子文件的真實、可靠、完整、可用和安全。真實性是其首要目標。所以在建立電子文檔時,要注重基礎信息形成的準確性。建立電子文件檢索和電子檔案管理的工作平臺可以使這一系統工程在行政管理和文書檔案歸檔整理過程中發揮高效作用。

干部人事檔案管理是一個系統工程。以學院各項眾多的資源為依托,經過對大量的文檔材料進行電子化處理后,建立電子文檔信息數據庫,建立人事工作多項資源信息化的服務平臺,不斷整合,調整各項動態信息,以現代化的服務手段為學院建設提供優質、高效、準確、嚴密的電子文檔信息。可根據工作需要隨時準確、快速提供干部各種信息,為學院發展建設提供服務。

[1] 馮惠玲.信息資源管理研究與教育:一個大有作為的領域[J].圖書情報工作,2004,48(9):24-27.

[2] 張 寧.淺析電子文件的原始性與真實性[J].檔案學通訊,2003, 24(1):43-46.

[3] 鐘 瑛.淺議電子文件管理系統的功能要素[J].檔案學通訊, 2006,27(6):65-68.

本文編輯:王立鈞

R197.32

B

1671-0126(2010)04-0099-01

段強華(1964-),女,山西稷山人,館員,2000年畢業于山西師范大學。