如何加強天然林保護工程財務檔案的管理工作

吳寶華 李高峰

財務會計檔案是各機關、企業、事業單位進行經濟活動的原始記錄和真實反映,是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據,是各單位的重要檔案之一。當前,在國家注重生態保護以及天然林保護工程發展總體方針的指導下,森工企業在各項經濟活動及經營過程中積極尋求社會效益與經濟效益同步增長的最佳途徑,因而作為實施天保工程的森工企業在各項經濟活動中真實記錄的天保財務檔案就顯得更為重要,天保工程財務檔案管理工作與其他財務檔案管理工作一樣,已成為實施天保工程單位的管理工作的重要組成部分。

一、明確天保財務檔案管理的范圍

要做好天保財務檔案管理工作,就要明確天保財務檔案管理的范圍。天保財務檔案管理的范圍從狹義上講包括:國家實施天然林保護工程以來,在實施這項工程的過程中所形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務預算、財務決算等書面形式的會計核算資料,上級部門下發的關于天保工程有關天保會計管理的文件、制度、法規等財務管理資料,隨著會計電算化的發展,很多磁質的會計資料也成為天保財務檔案的管理范疇;從廣義上講,還包括收費票據存根、作廢單據等。具體地說:一方面,天保財務檔案管理滲透在日常財務管理的每一個方面;另一方面,完備、有序的天保財務檔案管理為實施天保工程單位的財務管理提供了原始、真實的資料。天保財務檔案管理的第一步是按照文件規定和有關天保工程要求辦理相關業務,第二步是天保財務檔案管理的具體操作,即日常對天保財務檔案資料的收集、整理、分類和存檔保管。天保財務檔案管理必須做到明確責任,嚴格執行規章制度。

二、天保財務檔案的收集

天保財務檔案收集整理必須以會計業務為主線,明確各崗位會計檔案管理責任,從天保會計檔案內容的準確性、及時性,到歸檔手續的完備性、有效性,再到保管技術的先進性,環環相扣,節節相關,隨會計業務過程一同進行。總之,天保財務檔案材料應具有連續性、系統性、綜合性、完整性,凡具有保管價值的天保會計事項記錄、核算資料,都應收集齊全,裝訂成冊,立卷編號,不能缺少和遺漏。天然林保護工程財務管理類的財經文件、財會制度、經濟合同、審計資料、竣工決算審計書等,這些資料在會計檔案中缺一不可。整理立卷時,發現缺少的資料,檔案管理人員應立即向有關當事人追回或采取必要的措施補救。

1.會計環節:要及時出齊當日預處理的天保會計憑證,憑證內容要正確無誤,能清楚地反映在天保工程實施過程中會計業務的內容,并確保附件完整。每月月底將處理完的天保會計資料和會計報表裝訂成冊,年底將每月憑證及賬表等一并送交天保會計檔案人員進行整理歸檔。

2.出納環節:要以“當日業務當日清”為原則,借、貸款完畢的憑證要及時登記現金、銀行存款日記賬,結出當日余額,與實有現金庫存核對無誤,并要定期與銀行對賬單核對。經編制“未達賬調節表”調節余額核對相符后,將借、貸款憑證按月逐日編號裝訂成冊。出納、會計主管或財務科負責人簽章后,年終同現金、銀行存款日記賬一起順序歸類,存檔保管。

3.檔案整理環節:天保財務檔案整理必須以會計業務為主線,明確各崗位會計檔案管理責任,從天保會計檔案內容的準確性、及時性,到歸檔手續的完備性、有效性,再到保管技術的先進性,環環相扣,節節相關,隨會計業務過程一同進行。整理立卷時,發現缺少的資料,檔案管理人員應立即向有關當事人追回或采取必要的措施補救。

4.其他天保財務檔案資料的收集。天保工程的其他財務檔案資料包括各種收費票據存根、作廢票據等,由于天保工程的特殊性質,這類資料在天然林保護工程實施的單位中大量存在。對于這類資料,平時也要進行收集、整理,對于各種文件性的財務資料要分門別類,收到后及時編號,重要的還要進行復印,及時送交檔案管理部門,以防止丟失;對于會計人員交接清單和會計檔案銷毀清單也必須按會計檔案管理要求及時整理歸檔;對于各種收費票據,使用完后也要由專職人員記錄好收費票據號碼,整理后統一保管,這對于以后錯誤查證、分清責任會起到不可估量的作用。

三、強化天保工程財務檔案管理措施

1.要設置專職專人。天保財務會計檔案管理工作在明確會計業務各崗位檔案處理要求的基礎上,要指定專門會計人員全面負責天保財務檔案的管理,并保持相對穩定。專職檔案人員要負責天保財務檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類編目和銷毀,提供天保會計檔案的借閱和提出有關天保財務檔案管理的建議。因此,天保財務檔案管理人員必須由具有系統財務專業知識和檔案管理相關知識、經驗的會計人員擔任,切不可隨意更換。要做好天保財務檔案管理工作,還必須建立規范化的天保財務檔案室,由分工負責的會計人員管理,從日常會計資料的收據、發票到憑證、賬簿、報表、會計文件進行全面管理,都要做好明細分類,編寫存檔目錄和分類卡片,登記天保財務檔案收和出的詳細記錄,完善管理各種財務檔案。

2.要技術化、正規化。在實際工作中,實施天保工程的個別單位對天保財務檔案管理的重視程度還不夠,有的沒有專門的檔案室,有的雖有配備齊全的檔案室,但存放無序的現象還存在,不方便查找。要使天保檔案管理正規化,首先應該形成主管領導—財務處長—專管人員為一體的正規化體制,重視天保財務檔案管理,不斷改進管理方法,如迅速培養專業天保財務檔案管理人員。同時,在檔案存載媒體上,除外來原始憑證需紙化歸檔外,應利用現代計算機和網絡技術實現天保財務檔案資料在一定區域范圍內聯網。比如,對于天保工程實施的財務文件,上級主管部門下發到天保實施單位或財務部門時,檔案管理人員要同時進入天保財務檔案管理系統進行登記。在計算機辦公自動化、無紙化技術安全支持的情況下,既保證了天保財務檔案資料的及時、準確、完整,又提高了檔案管理的工作效益,更為及時查找、保管各期內任何資料提供了極大方便,提高了檔案利用率,為天然保護工程的可持續發展提供了保證。

3.要嚴格保密。天保財務檔案的管理要嚴格,天保財務檔案管理人員必須嚴格遵守“保密守則”。天保實施單位必須建立健全天保財務檔案管理制度,對天保會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、調閱、銷毀等環節都要始終貫徹“嚴”字,嚴格按照國家規定的會計檔案管理辦法實施,確保天保會計檔案管理的完整性和安全性。近幾年來,有些關于天保的會計信息嚴重失實,為了向上級主管部門多爭取錢和物、虛報冒領和應付上級部門檢查,搞幾套賬、證、表以應付不同的職能部門的情況時有發生。為了逃避檢查,有的賬外賬不存檔,時間長了容易丟失;有的虛假天保財務資料和正規財務檔案放在一起,這樣真偽天保會計檔案混雜在一起,時間長了,制假者對虛假的天保會計檔案也難以分清。因此,在整理立卷時,要嚴格把關,認真鑒定,對不真實的天保會計檔案資料要堅決剔除,否則,不予立卷存檔。要把假天保會計檔案資料拒于檔案室之外,確保天然林保護工程實施過程中所形成的會計檔案的真實性。檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規定手續辦理。必須經有關領導人審批,認真履行登記、簽字手續,任何人無權擅自調閱。檔案使用完畢后應及時清對、檢查,發現失密、泄密問題,應及時查明原因,進行補救。

4.推行目標管理責任制。要將天然林保護工程財務檔案管理納入工作人員的年度目標考核,將檔案建設作為各類評比的必備條件,通過獎優罰劣,來調動有關人員做好高校財務檔案工作的積極性。

5.加強天然林保護工程財務檔案信息化建設,提高現代化管理水平。天然林保護工程財務檔案信息化是社會信息化發展不可缺少的組成部分,也是現代檔案工作的基礎,是檔案工作現代化的必由之路。隨著社會信息化和檔案工作現代化步伐的加快,檔案基礎業務建設的重心必須向檔案信息化建設轉移,以不斷提高檔案的信息化程度。首先,要加強規劃,積極參與電子政務建設。檔案信息化的規劃與納入是檔案信息化建設的關鍵,積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數據庫等檔案信息化建設的重要內容主動納入建設規劃,探索利用統一的網絡平臺整合檔案信息資源,最大限度實現信息資源共享的有效途徑。其次,要加快檔案數據庫建設,實現檔案信息資源共享。檔案數據庫是實現檔案信息化建設的基礎,它主要包括電子文件檔案化和傳統檔案電子化兩部分內容。檔案數據庫建設主要完成以下內容:一是加速館藏傳統檔案的數字化,大幅度提高檔案數據庫的信息量。在做好檔案條目輸入的前提下,逐步完成館藏的各種載體檔案進行多媒體處理和光盤存儲。二是通過對各序列的檔案進行計算機檔案管理的宏觀指導,加強電子文件歸檔管理,確保歸檔管理的電子文件的完整性、真實性和原始性。各進館序列單位的綜合檔案室在移交進館檔案時,同時必須移交電子目錄,接收直接由辦公自動化系統或各類軟件產生的電子文件,有條件的單位要移交檔案電子化的光盤材料。三是搞好檔案館(室)業務數據建設,通過檔案管理系統加強管理,推動檔案信息化工作的開展。再次,要加強檔案網站建設, 加速檔案數字化進程。檔案網絡是實現檔案信息傳遞網絡化、服務現代化的必要條件和重要步驟。方便各部門從網上查檔和了解檔案信息資源,更好地為財務管理和高校建設服務。□

(編輯/李舶)