議如何規(guī)避物資采購審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

[摘 要]物資采購風(fēng)險(xiǎn)的防范是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，也是企業(yè)管理中需要常抓不懈的工作，必須引起采購管理人員的高度重視。采購風(fēng)險(xiǎn)具有客觀性和多樣性，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制意義重大。

[關(guān)鍵詞]物資采購;審計(jì);風(fēng)險(xiǎn)

一、物資采購的風(fēng)險(xiǎn)

物資采購風(fēng)險(xiǎn)貫穿于采購過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括:采購計(jì)劃，采購詢價(jià)，選擇供應(yīng)商，直到領(lǐng)用為止的全過程，正是由于風(fēng)險(xiǎn)的存在，決定了審計(jì)的必要性和審計(jì)方式的確定。只有較好地分析物資采購不同階段的風(fēng)險(xiǎn)，才能有針對(duì)性地確定審計(jì)方法，從而達(dá)到防范化解風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到以審促管的目的。采購中常見以下幾種風(fēng)險(xiǎn):合同欺詐風(fēng)險(xiǎn)，計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)，價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，技術(shù)進(jìn)步風(fēng)險(xiǎn)，驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)，存量風(fēng)險(xiǎn)，報(bào)審程序風(fēng)險(xiǎn)，責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)等。

二、重點(diǎn)采購和非重點(diǎn)采購

企業(yè)采購中，重點(diǎn)采購和非重點(diǎn)采購沒有絕對(duì)區(qū)分，要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模，工作性質(zhì)，企業(yè)管理的精細(xì)程度等來確定，大型企業(yè)一般將以下采購視為重點(diǎn)采購:一是采購金額達(dá)到30萬元以上;二是企業(yè)急需的或突發(fā)性的緊急物資，尤其是生產(chǎn)用的原材料;三是采購物資來源單一或具有壟斷性的物資。對(duì)于重點(diǎn)采購審計(jì)在堅(jiān)持原則的前提下，應(yīng)該更具有及時(shí)性，靈活性。對(duì)處于買方市場(chǎng)且數(shù)量金額較大的采購物資，要實(shí)行招標(biāo)、議標(biāo)方式，投標(biāo)單位至少有三個(gè)以上，投標(biāo)單位不只僅限于采購部門的要約單位，也含其他部門提供的要約單位。相互監(jiān)督制約招標(biāo)過程和招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是否符合“公開選購，公平競爭，公正交易”的原則;確定在招標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)過程中有無違反規(guī)定程序;有無私自與供應(yīng)商串通泄漏招標(biāo)信息等情況，從而保證物資采購的客觀、公正、透明、高效。對(duì)企業(yè)急需的物資采購審計(jì)，一方面在價(jià)格上或供貨服務(wù)方面作出適當(dāng)讓步，另一方面采取派審計(jì)人員同采購人員一起去洽談采購，確保在限定的時(shí)間內(nèi)完成采購任務(wù)。對(duì)于來源單一的采購物資，要有耐心與供貨方洽談，用相關(guān)、類似的產(chǎn)品作參照物，從成本分析法的角度進(jìn)行審計(jì)，盡量使價(jià)格趨于合理。

三、區(qū)別對(duì)待集中采購與非集中采購審計(jì)

集中采購是指各使用部門提供使用需求申請(qǐng)，由采購部門統(tǒng)一組織采購，這種采購權(quán)與使用權(quán)分離的方法，不僅透明度高，而且責(zé)任分工更加詳實(shí)，防止了個(gè)別部門說了算的現(xiàn)象。對(duì)這類采購的審計(jì)，一是要對(duì)經(jīng)常往來單位作深入的了解，如企業(yè)的性質(zhì)、誠信度、商品質(zhì)量、工作業(yè)績以及主要貨物的來源等;二是抓住數(shù)量大的優(yōu)勢(shì)談價(jià)，達(dá)到降低采購成本的目的;三是盡可能找貨物源頭，少一層中間環(huán)節(jié)，至少可降低5-10%的成本。

非集中采購是指由各使用部門自行采購，這種采購審計(jì)相對(duì)復(fù)雜，難度較大，對(duì)這類采購的審計(jì)，一是防止虛增采購，虛假采購，高檔采購以及“化整為零”逃避審計(jì)等行為;二是制定合理的送審金額起點(diǎn)，如果審計(jì)金額起點(diǎn)過高，即不利于監(jiān)督，又給逃避審計(jì)增加了機(jī)會(huì)，審計(jì)金額起點(diǎn)過低，會(huì)導(dǎo)致送審過于頻繁，影響正常工作，也影響審計(jì)工作質(zhì)量，一般以2000-5000元為送審起點(diǎn)(一次或一次結(jié)算達(dá)到2000-5000元);三是著重加強(qiáng)審計(jì)驗(yàn)收，要求購入的物資與送審的品名、貨號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等嚴(yán)格一致，防止審計(jì)與驗(yàn)收脫節(jié)的現(xiàn)象;四是非集中采購，涉及面廣，商品品牌、種類繁雜，需要多到市場(chǎng)上了解行情，獲取相關(guān)信息。

以上兩種形式的審計(jì)，都要防止采購超預(yù)算，超標(biāo)準(zhǔn);防止采購盲目求洋、高檔次采購，力爭采購物資合理、實(shí)用、節(jié)約。

四、分別采取多種定價(jià)方式，建立價(jià)格信息庫

物資采購定價(jià)難以做到絕對(duì)科學(xué)、合理，結(jié)合實(shí)際情況，力取將誤差控制在5%左右，常見的定價(jià)方式:一是以市場(chǎng)價(jià)為依據(jù)，求出平均價(jià)，再根據(jù)采購量大小，是否送貨，后期服務(wù)等附屬條件，略低于或高于所掌握的平均價(jià);二是電話詢價(jià)，根據(jù)商品上的地址、電話，直接與廠家，批發(fā)商聯(lián)系，以采購者的身份詢問價(jià)格，知道底價(jià)后，再酌情定價(jià);三是成本分析定價(jià)。有些商品來源單一，詢不到價(jià)，這就需要對(duì)成本進(jìn)行分析，經(jīng)雙方洽談定價(jià);四是定價(jià)至少有兩人，確保價(jià)格的合理性，正確性，防止個(gè)人的主觀行為。

對(duì)于周期性重復(fù)采購的物資，審計(jì)部門應(yīng)利用微機(jī)創(chuàng)建容量豐富的價(jià)格信息庫，通過市場(chǎng)、網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、行業(yè)公報(bào)、供貨商及競爭對(duì)手等多種價(jià)格渠道收集、編制、匯總、整理價(jià)格信息，根據(jù)市場(chǎng)行情，適時(shí)更新，實(shí)行價(jià)格信息動(dòng)態(tài)管理，而且將價(jià)格信息提供給采購部門作為采購報(bào)審的參考依據(jù)，減少報(bào)審部門與審計(jì)部門的矛盾，提高審計(jì)工作效率及質(zhì)量。

五、統(tǒng)一制定采購報(bào)審程序，保存審計(jì)資料

審計(jì)部門需印制物資采購審計(jì)送審表，內(nèi)容詳實(shí)，含采購時(shí)間、物資的名稱、型號(hào)、產(chǎn)地、供貨單位全稱、聯(lián)系方式、領(lǐng)導(dǎo)審批、初審、復(fù)審等欄目。首先，由采購部門填報(bào)送審表;其次，采購部門負(fù)責(zé)人簽字;第三，屬于預(yù)算內(nèi)的項(xiàng)目，報(bào)分管預(yù)算的人員簽字，屬于預(yù)算外的項(xiàng)目，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字;第四，由審計(jì)部門初審、復(fù)審人員審計(jì);第五，凡是公司采購的物資，不管數(shù)量大小，按不同商家、品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格分門別類登記臺(tái)帳，以備核查;第六，采購的商品經(jīng)審計(jì)人員驗(yàn)收合格后簽發(fā)審計(jì)驗(yàn)收清單，財(cái)務(wù)部門方能憑此付款。防止先采購后報(bào)審的現(xiàn)象。

物資采購風(fēng)險(xiǎn)的防范是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，也是企業(yè)管理中需要常抓不懈的工作，必須引起民營企業(yè)從高管層到一般采購管理人員的高度重視。內(nèi)部控制制度貫穿于企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的各個(gè)方面，企業(yè)應(yīng)在采購業(yè)務(wù)中實(shí)施內(nèi)部會(huì)計(jì)控制，對(duì)請(qǐng)購、審批、簽約、采購、驗(yàn)收、審核和付款等環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理程序;健全以采購申請(qǐng)、經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫單據(jù)為載體的控制系統(tǒng);加強(qiáng)對(duì)請(qǐng)購、采購、驗(yàn)收、付款關(guān)鍵點(diǎn)的控制，實(shí)施采購決策環(huán)節(jié)的相互制約和監(jiān)督機(jī)制。只有這樣，才能有效的堵塞采購業(yè)務(wù)過程中的漏洞、消除隱患、保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全、防止舞弊行為的發(fā)生。相信隨著管理層對(duì)這項(xiàng)工作重視程度的加深，民營企業(yè)一定會(huì)沿著各項(xiàng)制度良性循環(huán)的軌道健康發(fā)展。

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