關于人口計生檔案管理工作的幾點思考

　　[摘要]人口計劃生育檔案是計劃生育工作的基礎材料之一，但受基礎條件、觀念、體制、人力和經費等因素的制約和影響，存在諸多問題和薄弱環節。
　　[關鍵詞]計生；檔案管理；思考
　　[中圖分類號]G27　[文獻標識碼]A　[文章編號]1005-6432(2010)35-0091-01
　　
　　1　人口計生檔案管理存在的問題
　　
　　1.1　檔案管理不規范
　　(1)檔案管理人員不專業。受客觀條件制約，鄉鎮計生辦無專職檔案管理人員編制，管理人員變動頻繁，多數計生辦讓臨時工負責檔案管理工作，既有違《檔案法》和《保密法》等規章的規定，也對檔案管理的連續性造成了負面影響。
　　(2)硬件設施不健全。有的鄉鎮計生辦沒有專用檔案室，檔案、文件混放在一起；有的鄉鎮計生辦檔案室設施簡陋、潮濕，“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀：有的計生辦檔案“咨自為政”，各科室分散存放、分散管理，存在材料不全、應歸未歸、管理混亂，甚至隨意銷毀等不良現象；村級計生檔案受村干部換屆更迭頻繁等因素的影響，管理混亂、殘缺不全，并存在丟失現象。
　　
　　1.2　案卷材料不齊全、不真實
　　育齡婦女檔案是記錄育齡婦女婚育史、節育史等相關情況的永久性原始材料。為配合網絡版育齡婦女信息管理，山東省于1999年統一更換了新的微機檔案，要求逐人核對個案信息，確保信息準確、真實、填寫完整規范、不缺項、不空項，使其成為基層計劃生育管理服務的翔實的第一手資料。
　　
　　1.3　制度不完善
　　人口計生部門在工作中習慣側重于業務指導，疏于用制度管人管檔，檔案材料的收集制度不完善，可操作性不強、缺乏監督制約。從而影響了檔案事業的發展。
　　
　　2　關于人口計生檔案管理發展的幾點看法
　　
　　2.1　建立強有力的計生檔案管理網絡
　　我們要認識到人口計生檔案工作的重要性，領導重視、人員落實很重要，每個業務部門都應指定專人或兼職人員負責，建立層級責任制，作為經常性工作，這是做好檔案工作的根本，而實現系統網絡化，能夠有效地保證檔案管理工作的正常運轉。
　　2.2　加強宣傳力度，提高檔案意識，不斷提高檔案工作者的業務水平
　　人口計生檔案能夠有效地促進計劃生育工作的進行，計生檔案管理也是黨和國家事業發展一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。計生干部特別是鄉鎮領導干部缺乏這樣的認識。因此，要采取多種形式，通過開展廣泛持久的檔案管理法規的宣傳教育，讓《檔案法》等法律法規不斷深入人心，全面提高各級計生干部特別是鄉鎮領導干部的思想認識和檔案法治意識，增強對計生檔案管理工作重要性的認識，依法把計生檔案管理工作列入社會主義新農村建設發展規劃，列入黨委政府的重要議事日程，在人、財、物等方面給予充分的支持和保證。
　　2.3　加強檔案管理制度建設，促進檔案管理規范化、制度化、科學化建設
　　對人口計生檔案資料要加強規范化管理，尤其是檔案歸檔前階段，關系到人口計生資料的完整性，每個流程環節要責任落實，嚴格把關，各個管理環節都要有明確的檔案資料規范要求，尤其對原始記錄等的質量和審核。同時應建立相應的檔案管理制度，如預立卷制度、檔案移交接收制度，并嚴格按照制度執行，并列人對業務科室年度工作考核內容中，以保證檔案的完整、安全、及時歸檔，真正使人口計生檔案規范化、科學化，實現人口計生檔案的良性循環。
　　2.4　圍繞中心工作，高效能地管理開發利用檔案信息資源
　　人口計生檔案是計生工作的資源，我們要重視加強人口計生檔案的信息化管理，對人口統計分析數據、歷年來的獨生子女領證、換證及照顧生育二胎的有關數據、流動人口信息等都要錄入計算機，并進行現代化管理，通過現代化管理手段，努力開發人口計生檔案的資源，為社會發展服務。
　　2.5　適應形勢需要，開拓思路，創新管理模式
　　當前，計生檔案管理也要適應新形勢發展的需要，面對面廣量大、高度分散的計生工作，必須與時俱進，用創新的思維看待計生檔案管理工作，逐步樹立起大檔案思想，即以鄉鎮為單位建立計生檔案室，在配齊人員和設施的基礎上，一方面，將鄉鎮機關所有單位計生檔案納入統一管理，另一方面，結合當前農村推行的村財(賬)鄉(鎮)管工作，把村級計生檔案也收到鄉鎮統一管理，并在上級計生檔案管理部門的指導幫助下，不斷提高管理水平和檔次。
　　人口計生檔案管理是我們人口計生部門的重要工作之一，它充分體現人口計生工作的成果，我們有責任不斷加強深化人口計生檔案管理，不斷推進其改革發展，并積極向現代化管理方向努力，使人口計生檔案得到更好的開發和利用，為人口計生事業、為社會發展發揮更好的作用。
　　
　　[作者簡介]胡玉華(1970—)，山東茌平人，現就職于茌平縣人口計生