淺議企業內部審計檔案管理

　　摘要：隨著內部審計領域的不斷拓展，內部審計的地位和作用日益提升。但是，多數企業在加強內部審計工作的同時，卻對審計資料整理歸檔工作重視不夠，存在著“重審計、輕歸檔”的觀念，內部審計檔案管理相對薄弱，管理水平不高。本文擬就如何改善企業內審檔案管理談幾點淺見。
　　關鍵詞：企業內部審計檔案管理
　　
　　一、內審檔案在企業審計工作中的作用
　　
　　企業內審檔案是企業內部審計工作的重要組成部分，它是內部審計活動的真實記錄，也是考查內部審計工作質量、研究內部審計工作歷史的重要依據。建立完整而系統的企業內審檔案具有重要的作用。
　　
　　(一)為企業內部的連續審計提供資料
　　企業內審檔案包括企業內部審計工作中的所有重要資料，它系統而完整地反映了企業內部審計過程的基本情況。它可以作為審計工作結束后復核和備查的依據，也可以為有關部門和人員了解審計情況提供證明材料。企業中有些審計項目如財務收支審計、經濟責任審計、基建預決算項目審計等，連續性很強，為了縮短審計周期，審計人員可以充分利用以前年度的審計檔案進行審計，從而提高工作效率，起到事半功倍的作用。
　　
　　(二)為提高企業內部審計工作質量積累資料
　　目前，我國企業內部審計工作的質量還沒有達到應有的水準，需要進一步提高和完善。通過建立企業內部審計檔案，可以較為系統地總結企業內部審計實踐中的經驗和教訓，不斷探索企業內部審計工作的規律，為企業的規范管理創造條件。
　　
　　(三)為企業內部審計理論的研究提供素材
　　審計理論來源于審計實踐，而審計實踐的具體詳細記錄就體現在審計檔案中。企業內審檔案所積累的各種案例資料，為企業內部審計機構進行審計學術理論研究提供了豐富的素材。我公司在審計工作中用到的事前審計調查不僅提供了數字依據，還對審計過程中的事項作了詳細記錄。
　　
　　二、企業內審檔案管理工作現狀
　　
　　目前，企業在履行內部審計職能過程中，越來越強烈地意識到審計業務檔案管理工作的重要性。但是，由于起步較晚，研究探索較少及領導重視不夠，從總體上說，審計檔案的歸檔、管理工作還比較落后，處于不完善狀態，還有許多方面不適應現代化管理的要求。主要存在以下一些問題。
　　
　　(一)對內審檔案管理的重要性認識不夠
　　有的單位領導和審計人員對審計檔案的重要性認識不夠充分，常常忽視文件材料的整理歸檔工作。只注重內部審計項目的實施，認為只要出具了審計報告，提出了審計意見，作出了審計決定，該審計項目就結束了。相對而言忽視文件材料的收集、整理和歸檔工作，甚至認為審計工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，不把審計資料的整理歸檔工作列入議事日程。
　　
　　(二)內審檔案管理工作不規范
　　首先是缺少專職人員。許多單位沒有專職的內審檔案管理人員，很多重要的審計工作資料都存放在個人手里，沒有統一歸檔保存。隨著時間的推移和人員的變動，許多重要資料逐漸散失。其次是職責不明確。有的單位雖有專門的審計檔案人員，但沒有經過專門的培訓，業務不熟悉，對審計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，工作隨意性較大，很多應該歸檔的資料沒有及時收集起來。再次是設施不完善。文件資料到處堆放，時間稍長，難免丟失。
　　
　　(三)內審檔案管理方法不科學
　　由于內審檔案管理人員大多數是兼職的，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，使得整理出來的審計檔案既不便于查找利用。
　　
　　三、改善企業內審檔案管理的建議
　　
　　(一)增強對企業內審檔案管理重要性的認識
　　企業內審檔案是企業檔案的重要組成部分，要充分認識到它在企業發展中的作用。要改變過去“重審計、輕歸檔”的觀念，不斷完善內部審計的歸檔工作。要切實加強對這項工作的領導，使領導和員工樹立起良好的審計檔案意識，按照《關于審計檔案管理工作的規定》的辦法，實行誰審計誰立卷、邊審計邊收集整理、審結卷成的原則，認真做好這項工作。
　　
　　(二)加強內審檔案的領導管理
　　隨著企業內部審計范圍的不斷擴大，企業內審業務量逐年增加，分管領導應該將內審檔案管理當作一項重要的工作來抓。要安排既懂審計業務又懂檔案業務的專人從事這項工作，明確內審檔案管理人員的任務和職責，組織檔案人員學習交流經驗。
　　
　　(三)培養管理人員的歸檔意識
　　審計工作人員在進行審計項目時，要時刻注意積累審計資料，把在審計活動中形成的文件、信函、筆錄、憑證的原件及復印件，包括批件、定稿、重要修改稿、照片收集齊全，并且把審計后的各類資料按檔案單元的項目、內容一一分理出來，確定需要立卷歸檔的材料。專(兼)職檔案人員在檔案的整理過程中，要嚴格按照立卷歸檔內容的具體要求認真做好立卷歸檔工作：同時，還要積極參與審計組卷，加深對案卷內容的了解，熟悉審計檔案內容，為本單位正常開展各項審計工作和提高工作效率服務。
　　
　　(四)健全管理制度
　　要使內審檔案工作上規格、上水平，首先要建立內審檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。
　　
　　(五)建立激勵和約束機制
　　各單位要定期組織對內審檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚和獎勵，并與工資晉升、職務升遷、評選先進等掛鉤，這樣可以改善內審檔案人員的待遇，發揮他們積極性、主動性和創造性。
　　
　　(六)改進企業內審檔案管理方法
　　隨著計算機技術的飛速發展，計算機在檔案的搜集、整理、信息加工、編制索引等方面具有高效率的優勢，因此，企業內審檔案管理必須借助于計算機技術。當前各企業對審計文件的管理和利用仍然采用“雙軌制”，即文件電子數據與文件實物載體同時并存。但是，從長遠來看，數據存儲技術的成熟、數據安全問題的解決，電子文件將大量增加，很有可能取代紙質文件。傳統的檔案管理方式已不能適應審計工作的發展要求，必須轉變文件、檔案的管理方式。要增加經費投入，改善管理方式。
　　
　　(七)提高企業內審檔案管理人員的素質
　　做好內審檔案管理工作，領導重視是前提，制度健全是保障，人員素質是關鍵。審計檔案是一項專業性較強、內容繁雜瑣碎的工作，需要一支業務熟練、工作細致、相對穩定的專(兼)職審計檔案員隊伍。同時，還要加強審計檔案人員的業務培訓，鼓勵他們不斷學習先進的檔案管理方法。為適應電子文件和電子檔案管理的需要，必須對檔案人員進行專門的計算機技能培訓，否則無法實現檔案信息管理的現代化。
　　
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