利用信息化手段創新高校督辦工作機制

　　摘要：督辦工作是高校辦公室的一項重要職能，是推進學校工作任務落實的重要環節。文章通過對當前高校辦公室督辦工作的職能范圍和運行狀況的分析，就當前存在的不足之處提出了進一步做好督辦工作的方向，并就在督辦工作中引入信息化手段進行了詳細闡述。
　　關鍵詞：高等學校；辦公室；督察督辦
　　
　　高校辦公室作為學校綜合協調部門，承擔著協助學校領導推動各項工作任務落實的職責，同時也是學校各方面信息的樞紐，承擔著上情下達和下情上達的重要責任。辦公室的重要工作內容之一就是對學校布置的重要任務進行督辦。抓好督辦工作，更好地服務于學校人才培養和科學研究等核心任務是提高辦公室服務職能、提升學校行政辦公效率的重要著力點。
　　一、高校督辦工作的職能范圍
　　所謂督辦，主要是指對交由下級部門辦理的學校工作和校領導批示事項辦理情況的督促工作。［1］根據實際工作情況，高校的督察督辦工作主要包括上級重要文件和會議精神的貫徹落實，學校工作規劃、年度計劃、重要文件、重要規章制度和重要決定事項的貫徹落實，上級領導和學校領導的重要批示、交辦事項的落實，校黨委會議決定、校長辦公會決定、校領導召開的其他專門會議的決議和決定的落實情況，校領導批示、需要督查的各單位、部門的請示、報告辦理情況及基層要求幫助解決的有關問題的落實情況，經領導批示的群眾、學生和教職工的來信、來訪等有關事項的落實和催辦，以及其他有關工作的貫徹落實情況。從內容上看，納入督辦的事項多是急事、難事，按照正常的辦事流程和要求可能都是無法解決的問題，因此在推進督辦事項落實中就更要注重執行有力、切合實際、流程規范，才能保證督辦任務的順利完成。
　　二、高校督辦工作的要求
　　高等院校承擔著人才培養、科學研究和社會服務的重要職責，匯聚了相關領域高水平的師資隊伍，呈現出智力密集、人才密集的特征，從其本身特性講是一個學術組織，如何通過督辦工作提高高校這樣一個學術組織的行政管理效率，這就要求高校辦公室在督辦中既要考慮一般督辦工作的要求，同時還要充分結合高校實際情況來處理問題。［2］具體來講要滿足以下幾方面要求。
　　1.要從體系上保證督辦工作的嚴肅性。督辦工作作為實施管理的關鍵一環，具有較強的指令性特點，執行的效果直接關系到整體管理效能和水平，執行效果不好可能會直接影響到學校要求在教職工中的公信力。因此，對于督辦工作從內容上要注意，督辦事項一般應是已經明確的上級要求和領導決策，納入督辦的事項應當是對于整體工作的推進具有關鍵性、全局性影響的重要工作；從工作規范上，應當建立明確的督辦工作規范要求，并嚴格按照規范要求執行，從執行規程上維護督辦的嚴肅性。
　　2.督辦事項要責任明確。督辦工作要明確三個主體，即執行主體、督查主體和監控主體。其中執行主體就是被督辦單位或人員，如果主體是單位，也要明確其負責人為督辦的直接責任人。督查主體是代表學校執行督辦職責的單位，一般為學校辦公室或學校黨委辦公室，定期了解工作推進情況，并有義務幫助執行主體協調相關單位，確保任務的順利推進。監控主體一般為主管執行主體的學校領導，督查主體和執行主體均有義務及時向監控主體匯報督辦事項推進情況。以上三方明確的責任、義務是督辦工作順利進行的重要保證。
　　3.督辦任務要具備可執行性。在確定督辦任務過程中需要根據上級指示或領導決策進一步明晰任務要求，許多情況下一項督辦工作可能涉及多個部門，并且需要每個部門按照時序完成各自負責的相應工作，才能實現整體工作的落實。因此，在下達督辦任務前，對于督辦的事項要認真調研，無論是上級要求、會議決定，還是領導指示，辦公室作為領導的參謀助手和學校的信息中樞，都要就督辦事項的形成過程、實施環境和可能的影響因素進行認真調研。在此基礎上，進行合理分工，并積極協調組織，確保督辦任務的落實。
　　4.督辦要與考核相關聯。督辦事項經常是作為一項單獨的工作提出來的，并要求執行部門在規定的時限內積極落實。督辦工作由于其臨時性，未列入學校的年度工作任務中，也就沒有納入考核體系，作為落實主體可能存在著落實任務積極性不高、主動性不夠的問題。因此，應當將督辦任務及時納入對年度工作任務的考核中，由督辦部門和考核部門共同對落實情況進行檢查，從機制上解決主動性不足和管理不順暢的問題。
　　5.督辦進展要及時反饋。督辦工作要建立起反饋機制，有些督辦任務屬于一次性任務，在相對不長時間內完成后及時向督辦部門進行反饋，并上報主管領導即可。但有些任務完成時間較長，或涉及多個部門并具有時序協作關系。對應于不同情況，相關部門在完成任務后，應按照一定時間順序安排向督辦部門反饋進展情況，督辦部門也有責任及時溝通了解，并協助主辦部門協調解決落實中的問題。
　　三、發揮信息化手段在督辦工作中的作用
　　高校督辦工作的基本程序一般分為擬辦、立項、交辦、催辦、辦結、反饋和歸檔七個環節，主要載體是《督查督辦工作通知書》和《催辦單》。［3］在實際工作中，多是以《督查督辦工作通知書》下達督辦任務，在任務落實中，通過一次或多次下達《催辦單》來了解督辦事項的運行情況和辦理情況。這種方式存在著許多弊端。一是僅適合于單線程工作方式，對于多部門就一件事協調推進的工作難以及時掌控和下達任務。二是時間效率差，《催辦單》僅能夠定期下達或根據進展情況在某時刻點下達并反饋，無法及時了解進展情況。三是不利于協調溝通，由于所有程序文件僅通過當前公文管理體系下達，無法實現相關部門間共同關注進度，及時提供支持的需要，不利于協調溝通。
　　鑒于當前督辦工作方式的不足，中國民航大學考慮應用信息化手段創新督辦工作機制，提高了督辦工作效率。我校主要通過在辦公信息系統平臺上建立獨立的督辦系統，對全校范圍內的督辦任務進行管理，經過一段時間的運行取得了良好的效果。下面從該系統建設中核心的問題進行闡述。
　　1.督辦中角色的定位。在對督辦工作流程進行分析后，我們認為督辦系統中應當包括三方面的人，即落實督辦任務的人、行使督辦職能的人、監控督辦效果的人，分別在系統中定義為負責人、錄入人和監控領導。從實際工作中來看，在高校中一般是對應職能部門負責人、辦公室人員和學校領導。在系統中對于三方面人員賦予的權力分別是：負責人能夠根據督辦要求就進展情況進行定期反饋，錄入人能夠及時監督督辦事項推進情況并根據工作要求設定督辦的相關要求，監控領導能夠及時看到負責人的反饋信息，并能夠就進展情況作出批示。從三者關系上看，形成了布置、執行與監督的三方關系，應當是比較合理的關系組合。
　　2.督辦中流程的制定。由于信息化手段帶來處理效率的提升，將原來擬辦、立項、交辦、催辦、辦結、反饋和歸檔七個環節，通過流程優化，減少為以下四個環節。
　　一是擬辦階段。在學校作出重大決策、重要工作部署之后，或接到學校黨委、行政和黨政領導同志的指示、交辦事項之后，學校辦公室要進行充分的調研，并在此基礎上提出督辦事項的承辦單位、承辦時限和工作要求等，提請相關校領導審定。擬辦階段主要是明確任務和調研情況，是督辦開始之前的準備階段。
　　二是立項交辦階段。對于確定立項的督辦事項，正式進入督辦系統的信息化平臺進行流轉。首先是由辦公室負責督辦事務的人員啟建督辦單，一個督辦事項可能涉及多個部門，并且有時序關系，因此在督辦單中設計了工作任務的子項，一個督辦單中可以包括若干個子項，每個子項均有負責人。這種設計的優點在于避免了往常督辦事務下達中設有牽頭部門和協辦部門，而二者之間有時會有責任不清、要求不明、影響工作落實的情況發生。
　　三是辦理階段。在督辦單生成階段即設定了要求責任部門反饋意見的頻率周期，時限從每天到每月不等。責任部門應根據要求定期反饋，在完成后提交結束申請，由下達督辦任務的部門根據完成情況決定該項督辦任務是否可以結束。在督辦事項辦理期間，監控領導可以根據進度情況進行批示，提出進一步要求；督辦部門也可以根據進展狀況修訂反饋周期或提出更為詳細的要求，但都只能就督辦單下的任務進行修改，不能對學校領導已經確定的督辦任務進行更改。
　　四是反饋歸檔階段。對于辦理完畢的督辦任務，應當及時反饋到相關部門，同時還應分發到有關部門進行通氣，以便于相關工作的開展。在系統中對于辦結的督辦單設計了分發環節，同時對于被分發到的人員均能夠隨時查詢到督辦單，便于歸檔后查閱。
　　3.督辦系統執行的效果分析。通過信息化手段建立的督辦系統在經過一段時間的運行后呈現出相對既有督辦公文系統難以比擬的優勢。主要表現在以下三方面：一是增加了透明度，從督辦單的創建，任務的安排，到辦理過程中的定期反饋，無論是督辦人員、各項任務的執行人員還是監控領導均能夠隨時查閱，不必拘于原有紙質文件的流轉，使整個督辦過程在玻璃窗內透明運行，從一個側面也督促了各項任務責任部門加快工作落實；二是提高了執行力，督辦單在創建時明確了任務要求，設定了反饋的周期，并且置于相關方的共同視線之下，避免了先前督辦人員和責任部門間可能由于面子、人情等造成推進緩慢的問題；三是增強了規范性，督辦系統的建立是基于學校督辦管理辦法和流程，通過信息化手段將規范流程和要求固化下來，無論是哪一方也不能夠逾越流程要求，使得整個督辦體系更為規范。
　　督辦工作是學校行政管理的重要一環，通過信息化手段提高督辦工作的執行效率、透明度和規范性，對于提高行政效能發揮了重要作用，從實際運行來看也取得了非常好的效果，具備良好的推廣價值。
　　參考文獻：
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　　［3］ 巨維博.高校辦公室督辦工作的實踐與思考［J］.西北工業大學學報，2006，（1）.