文物保護單位電子檔案的管理

摘要:隨著計算機的應用和網絡普及，電子檔案已成為檔案的重要組成部分。本文針對文物保護工作特點，分析文物保護單位電子檔案管理中存在的問題，并對電子檔案與紙質檔案的共存、同步管理、提供利用以及如何保障電子檔案質量等問題展開討論。

關鍵詞:文物保護單位 電子檔案 管理

文物保護單位檔案是對文物本體的記錄(包括物理性質和人文性質的綜合歷史文化信息)以及有關文獻的收錄。“文物保護單位”一詞，是文物界對不可移動文物的專用名詞，它是人類社會生活中遺留或保留下來的具有歷史、科學、藝術價值的實物和相應的環境與地域。開展文物保護單位檔案工作是在保護文物的同時，利用記錄、收錄和電子數據庫的形式建立相應的檔案，用以延長和保留該文物在有限的物理生命以外的歷史信息。這樣既能保證為在一些極端情況下(例如自然災害、戰爭、盜竊等)，文物遭到破壞后的維修、追索等行為提供重要依據和司法見證，也能為開展國民教育、精神文明建設發揮重要作用。

隨著社會進入高科技信息時代，計算機被廣泛應用于各種領域，文物保護工作也發生了相當大的變革，文物保護單位檔案也由紙張為介質的傳統檔案正逐步向以磁盤、光盤等為介質的電子文件過渡，網絡的普及更是徹底改變了以往舊的管理模式。但是因為當前技術力量、設備配置、制度等問題不能得到同步發展，因此在相當長的時間內，檔案工作將處于紙質文件與電子文件并存階段。如何做好文物保護單位電子檔案工作，完成手工檔案管理向現代化檔案管理的過渡，也成為文物保護檔案工作者的全新課題。

一、電子檔案管理工作中存在的主要問題

1.電子文件的特性帶來的問題

電子文件具有依賴性和信息的不可識別性、信息載體的可分離性、信息的可共享性以及保存環境的特殊性等，這一系列特性在文物保護單位電子檔案中都有表現。對于紙質文件來說，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性，但電子文件的內容與形式是相對獨立的，沒有相對固定的形式，需要對采集的電子文件進行全面、認真的檢查。電子文件雖然方便快捷，但同時給檔案管理也帶來了新問題。第一，重要文件資料對操作軟件的依賴性將成為電子檔案收集的一大難題;第二，電子文件便于修改、便于復制的特性，使得最能表現檔案原始記錄的內容與形式特征不復存在;第三，電子文件是計算機文字處理系統中的最后文本，沒有草稿與打印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，這就使得專業人員和檔案工作人員在收集整理電子文件時也難以決斷。

2.電子檔案的保密問題

文物保護工作的開展必然會產生文物建筑、遺址等測繪成果和學術科研成果，從學術科研成果的知識產權及文物本身的安全因素考慮，文物保護單位檔案的保密要求相對更高。然而電子文件的特性又使對其保管相比紙質文件困難得多。一是操作要求嚴格，要避免操作失誤而使原始電子文件丟失;二是適合電子文件載體的物理、化學要求相對紙質檔案要高;三是在網絡環境下，應注重電子文件的安全，不受病毒等惡意程序的篡改，防止網絡惡意竊取，確保文物檔案的安全。

二、電子檔案的管理

1.電子檔案與紙質檔案管理的共存

目前因為電子文件的管理制度、技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在各種問題，在這些問題沒有得到有效解決之前，為了如實反映文物科研活動及其成果，必須針對文物保護單位的特點，實行紙質和電子文件雙套歸檔。只產生紙質文件的，如勘探發掘記載、分析記錄、文物調查、會議資料等就只歸檔紙質文件;必須轉換成光盤存儲的，如磁帶、磁盤、幻燈片、錄像帶、錄音帶等其他載體的信息就保存電子檔案;既有紙質文件又有電子文件的，如圖紙、照片、拓片及摹本、保護規劃及保護工程方案、文物調查及考古發掘資料、文物保護工程及防治監測、文物展示、統計數據等就要實行紙質與電子檔案共存的管理模式。

2.電子檔案與紙質檔案的同步管理

文物保護單位電子檔案管理應遵循“五同步”管理要求，即電子檔案與紙質檔案的同步管理，實現電子文件與紙質文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。按照1999年2月26日發布的《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的第一部分“電子文件歸檔與檔案管理”中的要求，學術科研課題的電子文件，應在課題驗收或經評審、鑒定測試合格后立即歸檔。可以采取將電子文件和紙質文件“合二為一”的整理方法，使兩者擁有相同的檔號和著錄信息，這樣，在整理歸檔紙質文件的同時，歸檔電子文件也就整理完成了。

3.電子檔案的提供利用

因為文物保護單位的文物建筑、遺址等測繪成果和學術科研成果均擁有較高的保密程度，再加上電子檔案信息內容的易改、易復制等特性，在網絡普及的今天，文物保護單位的電子檔案工作者在提供利用時更應該采取保密防備措施。

在網絡管理中，應按照文物電子檔案管理的密級規定，分為在線管理和離線管理。在線管理的電子檔案，要采取必要的防火墻技術與殺毒監控技術。離線管理的電子檔案，要采取必要的防盜技術及加密技術。提供利用時應按照查閱者的利用狀況與科研成果的密級而定。對于有較高密級的電子檔案，一般不宜采用拷貝的方式提供利用。在特殊狀況下要采用拷貝的方式提供利用，必須要有嚴格的審批手續，并在相應保密人員的監督下，方可進行拷貝，以確保文物檔案的安全。

三、電子檔案質量的保障措施

1.電子檔案的管理制度

要建立健全電子檔案管理制度，針對文物保護的特點，完善《科技檔案管理辦法》及《檔案管理制度》，把電子檔案管理納入科技檔案管理，科技檔案管理納入科研管理工作，并列入單位管理目標考核。

2.電子檔案的規范體系

要結合工作實際，從管理、業務、技術三個方面加強完善電子檔案規范體系，保證電子信息的采集、制作、分類、存儲等各方面工作有章可循;要明確職責，保證數據準確、真實、規范、統一;對電子文件原始性、真實性的認定和管理，可通過電子信息加密技術、簽署技術、身份驗證等技術措施，提高電子文件的可靠性;同時還要提高專業人員對電子檔案的認知，唯有一線的專業業務人員自覺收集保存，才能使電子檔案做到完整、真實;最后要不斷提高文物保護專業工作者和檔案工作者的素質，尤其是他們的計算機知識和網絡知識要不斷更新，這樣才能保證文物保護單位電子檔案質量，建立電子檔案管理的規范體系。

3.電子檔案的安全保障

要重視檔案信息安全保障體系及應急處理措施建設，從管理層面上加強制度建設和檔案工作人員對信息安全的認識;從技術層面上提供多層次、多角度的信息安全預防措施，并在信息安全危害一旦發生時采取有效應對措施將損害降至最低。此外，還要增強檔案管理人員網絡信息安全防護意識和安全防護技術水平，以防止失、泄密現象的發生。

參考文獻:

1.傅榮校.檔案管理現代化[M].杭州:浙江大學出版社.

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作者單位:浙江省寧波市文物保護管理所