信息時代的檔案電子化管理初探

摘要:本文從對檔案信息電子化的概念界定入手，闡述了檔案信息電子化的重要作用，分析了檔案信息電子化管理中存在的問題，提出了推進檔案信息電子化管理的幾點對策。

關鍵詞:檔案 信息 電子化 管理

全球信息化浪潮和知識經濟時代的到來，要求檔案事業必須充分利用現代信息技術，選擇信息化作為未來的行業發展方向。隨著我國信息技術的發展，我國檔案信息化建設已經取得了較大的成績。檔案信息基礎設施建設加快，檔案信息資源得到了大力開發，檔案網站數量迅猛增加，檔案管理方式也從傳統的手工管理向計算機管理轉變，從封閉型、半封閉型變為開放型，檔案館(室)的信息服務功能日益增強。為此，加強對檔案信息電子化管理問題的探索顯得十分必要。

一、檔案信息電子化的概念界定

檔案信息電子化，就是以檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案信息電子化系統是一項需要運用多種學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程。隨著社會的發展，計算機被廣泛運用，辦公自動化、無紙化、信息電子化已成為當今政治、經濟、文化等各領域的普遍現象。檔案的生成、使用和管理方式也發生很大變化，檔案由紙質文件向電子文件轉換，從閱讀、查閱紙質文件向計算機查詢、打印、下載、復制等模式轉移，檔案信息電子化已成為檔案管理工作發展的必然趨勢。

二、檔案信息電子化的重要作用

一是有利于充分利用和發揮計算機的作用，提高利用率。目前，大多數基層檔案館(室)對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用效率低，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。二是有利于縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是:選題——選材——編輯——出版。這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。三是有利于一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時間內，僅僅依靠檔案館(室)的上級撥款解決經費問題也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者辛勤勞動的成果只能“待字閨中”。

三、當前檔案信息電子化管理中存在的問題

1.重開發輕利用

一些單位的檔案部門為了做“面子工程”，片面追求檔案館藏數字化的數量，未做館藏資源分析就盲目展開數字化工作。一方面，浪費了本就有限的人力、物力，分散了檔案信息資源建設其他方面工作的精力;另一方面，大量的信息數據造成了不必要的存儲壓力，增加了基礎設施建設的負擔。另外，有些單位的檔案室在早期開發信息資源時不嚴格選擇檔案管理應用系統，一味按照本部門的標準、要求進行建設，必然不利于將來各檔案室信息資源的整合與共享，從長遠看來也將影響檔案信息資源的利用率。

2.建設資金投入有限

信息基礎設施和網絡通信設施的配置是整個檔案信息化工作順利開展的基礎。要解決信息資源開發中面臨的信息安全、信息共享、信息存儲等問題，需要配置安全性能高、穩定性強的大容量存儲設備、網絡設備，比如服務器、高速掃描儀、磁帶機、磁盤陣列、光盤庫、縮微影像數字化設備及模數化終端組合電器等，這些設備價格昂貴，往往需要巨大的資金投入，而許多單位的檔案信息化建設資金十分有限，根本無法滿足購置大量信息基礎設備的要求。資金不足成為制約檔案基礎設施建設的最大問題。

3.推廣的管理軟件品種過多

品種過多的檔案管理軟件不僅不利于地區的統一管理和使用培訓，還可能影響將來的信息資源開發與區域檔案信息共享。同時目前市場上推廣和使用的檔案業務管理軟件大多仍以單機版為主，雖然其價格較網絡版便宜，也可滿足檔案業務管理工作的需要，卻并不適應今后檔案信息化建設的發展趨勢。尤其是早期推廣的一些軟件，缺少與OA 系統互通數據的網絡接口，不具備網絡使用的拓展功能。

4.檔案從業者信息化素質偏低

我國檔案從業者盡管或多或少地經過了檔案信息化方面的相關培訓，其檔案信息化意識已大大增強，但由于缺乏系統的專業教育和專業技能訓練，在技術基礎和操作技能方面仍十分欠缺，個別檔案人員甚至不會使用計算機，這就極大地影響著檔案信息化工作的科學性和正確性。

四、推進檔案信息電子化管理的幾點對策

1.提高信息化建設意識

正是由于基礎設施建設需要大量的資金投入且見效緩慢，一些從事檔案工作的領導或政府主管部門以及社會公眾對檔案信息化建設不理解，認為沒有發展的必要。這給檔案館(室)加大信息化建設資金投入增加了難度。為此，必須通過各種宣傳方式，比如，建立愛國主義教育基地、現行文件利用中心、加大網站建設力度等，提高檔案信息資源的社會利用率，使檔案工作作為新興信息服務業的形象深入人心，從而提高當地社會公眾的檔案信息化意識。只有在建設思想上有了共鳴和認同，檔案信息化建設才能獲得多方面的支持，才有可能爭取更多的建設資金用于基礎設施建設。

2.多途徑擴大資金投入

鑒于檔案工作的事業性，財政預算仍然是檔案信息化建設經費的主要來源。因此要擴大建設資金投入，檔案行政機關首先應力促政府加大檔案事業一般經費的預算，力爭將檔案信息化建設項目列入地方政府或行業系統的專項建設經費，尤其是列入地方信息化或電子政務建設規劃以獲得更多資金支持。同時面對信息化需要的巨額資金投入，政府財力終究有限。檔案館(室)必須開拓建設思路，轉變投入機制，充分動員社會力量，利用一切可利用的資金，“多元化”地建設檔案信息化工程。例如，可與基礎電信部門合作，獲得其網絡資源方面的免費或優惠支持，與大型跨區域IT企業聯合，利用其異地市場政策和形象開拓需要，優惠獲取其資金、技術和資源服務等。

3.推廣規范化檔案管理軟件

選擇檔案管理軟件不像采購其他信息產品，可以根據需求的變化淘汰更新。軟件要有地區適應性和市場穩定性，且能隨著工作需要不斷升級。只要檔案管理軟件在設計上符合業務標準規范，品牌并無多大的影響，但必須注重軟件與使用地區的地方特色、工作實際相結合。同時隨著館內局域網、政務網、Internet 的迅速發展，檔案管理軟件越來越需要能夠適應網絡化操作。各地檔案機構若仍使用單機版管理軟件，通過OA系統初步采集電子政務信息后，要實現其歸檔與管理，必須在OA 與單機版之間加裝數據接口。而目前許多地方檔案館(室)正在使用的管理軟件中，很大部分并不具備這項擴展功能。為了順利開展今后的電子文件中心建設工作和電子文件歸檔與管理工作，推廣網絡版檔案管理軟件勢在必行。

4.注重檔案信息安全管理

在檔案數字化和檔案數據庫匯編作品過程中，經常會涉及到著作權問題，應當在加強著作人權利保護的前提下促使信息與知識在更大范圍內流動與服務。檔案信息資源開發時會涉及到多方面的信息安全問題。首先，重視檔案信息內容安全。涉及到國家安全、商業秘密、個人隱私等內容的檔案，有些是整卷保密，有些是單份、單張甚至單行內容需要保密。對于這些文件，不僅在對外開放時要特別留心，在數字化時更要提高警惕。其次，保障操作系統和數據庫安全。使用安全級別較高的操作系統，并對數據庫進行定期備份或異地備份，維護數據庫事務日志，實行嚴格的用戶身份鑒別、訪問控制等安全措施，避免由于系統故障或人為破壞造成信息丟失。應重視檔案管理網絡系統的建設。網絡為我們的管理提供了極大的便利，就檔案信息來講，其共享化建設是一項系統工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等步驟，是一套硬件加軟件的系統。我們應建立檔案查詢系統來提高工作效率，通過網絡查詢實現檔案網絡傳輸的目的。此外，還應將電子檔案管理類別細分為操作目錄管理、系統環境管理、檔案密級管理、卷內目錄管理等，從機制上提高檔案信息安全和檔案信息共享能力。

5.強化檔案人才隊伍建設

隨著計算機的應用，檔案信息管理也由勞動密集型轉為知識密集型工作，這要求高素質和高技能的信息管理人員對一些專業性強的檔案要做到精確把握，而且要根據需求者要求提供相應的數據檔案信息。這些都要具有專業知識才能勝任，所以要加大對檔案管理人員的培訓力度，不斷學習計算機技術，以提高檔案管理人員的信息化管理能力，從而促進傳統檔案管理向信息化管理的快速轉型。

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作者單位:廣東省珠海市田家炳中學