信息化視野下的高校人事檔案管理對策

摘要:高校人事檔案管理信息化是改進目前高校人事檔案管理現(xiàn)狀的需要，是人事信息準確性與完整性的需要，是提高檔案管理的工作效率和檔案管理員業(yè)務(wù)水平的需要。因此，高校人事檔案管理需要轉(zhuǎn)變觀念，健全規(guī)章制度，開展人事檔案信息的數(shù)據(jù)化，做好人事檔案數(shù)據(jù)資料的保密和安全工作，建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊伍，進而保障人事檔案的信息化管理。

關(guān)鍵詞:高校 人事檔案 檔案信息化

高校人事檔案管理的信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，把新興的技術(shù)手段引入人事檔案管理領(lǐng)域是可行的和完全有必要的。但是，高校人事檔案管理工作的信息化建設(shè)是不可能一蹴而就的，而是一個循序漸進的過程。具體來說，可以從以下方面入手。

一、轉(zhuǎn)變和更新觀念

在知識經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，檔案信息量快速增加，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理理念。一是領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案工作，加大投入，為人事檔案信息化管理提供良好的工作條件。二是檔案管理人員要樹立人事檔案信息服務(wù)意識，主動、及時地為學(xué)校的各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);切實加強現(xiàn)代化管理技術(shù)的學(xué)習(xí)和研究，以適應(yīng)人事檔案信息化管理的需要。

二、健全規(guī)章制度

人事檔案信息化建設(shè)，需要健全的規(guī)章制度和相應(yīng)的法律保護。因此必須要加強法律法規(guī)和規(guī)章制度的建設(shè)。人事檔案管理工作的特殊性決定了法律法規(guī)的重要性。高校相關(guān)部門必須及時按照國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》，根據(jù)社會和學(xué)校的改革發(fā)展對人事檔案管理工作的需求，結(jié)合自身工作的需要和特點制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使人事檔案管理工作有章可循，科學(xué)規(guī)范。

三、開展人事檔案信息的數(shù)據(jù)化

要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng)，利用計算機管理高校人事檔案，實現(xiàn)人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各項統(tǒng)計和計算機處理方式由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠程數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)資源共享。人事檔案管理信息化是以人事檔案管理標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動化為基礎(chǔ)得以實現(xiàn)的。高校人事檔案信息化管理系統(tǒng)最主要的部分是人事信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括高校人員的基本情況、人員的職務(wù)和職稱情況、人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況以及其他情況等。因此，要以檔案的原始材料為依據(jù)，信息錄入要完整，只有數(shù)據(jù)完整，后期維護才能順利進行;信息錄入要準確，只有準確的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫的后期維護才會有意義;培養(yǎng)時時更新意識，要派專門檔案管理人員及時對數(shù)據(jù)庫進行更新和核準。運用信息維護系統(tǒng)，將人事檔案的信息錄人微機，建立完整、準確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。同時，高校要采取積極有效的措施，構(gòu)建通信穩(wěn)定、數(shù)據(jù)傳輸快速、可靠性高的校園局域網(wǎng)，建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò);保證計算機硬件及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代。

四、做好人事檔案數(shù)據(jù)資料的保密和安全工作

要在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎(chǔ)上，一方面建立規(guī)范、嚴格、科學(xué)的信息化管理制度，從制度層面杜絕泄密及數(shù)據(jù)丟失的可能性;另一方面，要嚴格分配管理權(quán)限，定期備份，及時維護數(shù)據(jù)庫，從技術(shù)手段上保證數(shù)據(jù)的安全性及保密性。

五、建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊伍

要實現(xiàn)人事檔案管理信息化，就必須要有一批高素質(zhì)的檔案管理人員。信息化管理下的人事檔案管理人員不但要有較高的政治素質(zhì)和人事檔案管理的業(yè)務(wù)知識，而且要有掌握現(xiàn)代技術(shù)、熟練運用高新設(shè)備管理的能力。這就需要檔案管理人員認真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識，加強政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理水平，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

參考文獻:

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作者單位:重慶三峽學(xué)院