論人事檔案管理與人力資源開發的關系

摘要:干部人事檔案是干部人事制度改革的重要環節，是人才信息的重要載體。在新形勢下，人事檔案如何與時俱進，為企事業單位合理配置人才資源，更好地發現人才、選拔人才、提供可靠的信息參考，最大限度地發揮干部人事檔案的作用，需要我們進行深入的思考與探索。

關鍵詞:人事檔案 人力資源 管理

人才與人力資源的充分開發與利用是社會發展的關鍵環節。隨著我國經濟體制的改革和人事制度改革，合理正確地選用人才和配置人才已成為目前企事業單位亟需優先考慮的問題。我國對人事檔案的定義是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中形成的具有一定保存價值和有機聯系的原始歷史記錄。人事檔案作為企事業單位人力資源工作的重要組成部分，兩者相輔相成，不可分離。人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，人事檔案管理根據人力資源工作的需求加強信息建設。

一、人事檔案管理對人力資源開發的促進作用

由于檔案具有事件的可追溯性，因此它的歷史憑證價值與參考價值起著幫助“伯樂”識別“千里馬”的作用。人事檔案對人力資源開發的促進作用主要表現在以下幾個方面。

1.有利于人力資源管理部門及時發現人才、挖掘人才。人是管理中最積極最活躍的因素，一切工作和任何事業都必須由人去做。人事工作就是做人的工作，發現人才、培養人才、使用人才，充分調動人才的積極性，使其各有所長，各有所用。然而，對一名優秀人才的需求，不僅只限于其現實表現情況，還要通過出示個人的人事檔案，考察其品行、工作經歷、業務政績等，以此為憑，增加聘用單位對聘用者的信任程度和認可程度。實踐證明，人事檔案是正確挑選、培養和使用人才的重要依據。

2.有助于全面把握干部的素質，合理配置人力資源。人力資源已經成為企事業單位未來生存和發展的戰略選擇和重中之重。為了保證有足夠的人才，必須建立以人為本的管理機制，不斷引進人才，合理使用。人才的引進離不開人事檔案。人力資源管理部門可以通過人事檔案進一步了解人才的相關信息，根據不同人才的能力和各類人才的不同特點，進行合理配置與科學整合，把最合適的人安排到最合適的工作崗位上，使部門之間、組織之間人才合理有序地流動，更好地化解企事業面臨的各種危機和風險，促進組織全面和可持續發展。

3.有利于人力資源需求預測的科學化與規范化。人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是對管理核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映。影響人力資源需求的因素主要來自于組織內部，有效管理人事檔案對分析組織內人力資源狀況是否適應組織的變革與發展要求，制定人才資源計劃發揮著重要作用。

二、人事檔案管理不足

對人力資源開發的負面影響

1.材料虛假，內容空泛，降低了人事檔案對人力資源開發的參考價值。人事檔案是每個人形象的“縮影”，其內容應當真實和具體，且應從多方面來反映一個人的全貌，以滿足工作的需要。由于歷史的原因，有的人年齡越填越小，學歷越填越高，任職經歷不盡一致，從檔案中既看不出有什么突出政績，也發現不了后備干部有什么專長，致使真實情況難以確定，使人力資源管理部門不能正確制定用人計劃。

2.人事檔案管理體制散亂，阻礙人力資源的合理配置。長期以來，人事檔案管理、利用是一種分散的局面?！叭藱n分離”現象嚴重。有些地方和機構存在著分散管理狀況，有的由組織部門管理，有的由人事部門管理，還有的檔案寄存在辦公室進行統一管理。人事部門主要掌握員工的個人履歷、學歷、職稱、工資等方面的材料。因管理的分散，材料得不到及時的收集歸檔，影響了人事檔案的案卷質量，使人事檔案在人力資源工作中不能發揮其作用。

3.人事檔案信息開發利用程度低，降低了人力資源的效力。由于人事檔案具有保密性和權威性的屬性，所以對其利用的限制條件較多，但完全忽視了其相對人的權利。目前，人事檔案利用工作大多是被動服務，等待領導及有關人員來查閱，領導過問人事檔案工作少，工作人員兼職多，無法集中精力做好檔案管理工作，加上一些員工受不正確的思想觀念影響，致使許多檔案除了在職稱評定、工資晉升時利用外，長期沉睡在檔案柜里，不能發揮其應有的作用。

三、改善人事檔案管理工作

1.建立和健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。

(1)建立科學的規范化管理。人事檔案的規范化管理，必須按照人事檔案形成的客觀規律，對檔案進行科學的組織和加工，按照人事檔案的類別、形式、性質和特點進行分類整合，保證人事檔案的真實、完整、安全和實用以及內容與形式之間的內在聯系，做到收集完整、鑒定準確、整理有序、保管安全、利用方便、體系完整。

(2)健全檔案管理制度。新形勢下人事檔案工作有了一定的進展，在實行標準化管理方面已經取得了一定成績。但人事檔案管理制度還處在初步建立階段，各級各類人事檔案部門必須在遵循國家有關法律法規的基礎上，結合工作實際，完善檔案查借閱制度、材料收集制度、保管保密制度等，做到有章可循，有法必依。

(3)完善檔案的內容。人事檔案內容的完整性和真實性直接關系到人事檔案的利用價值，所收集的材料必須得到組織認可，還必須具有專門的形式和特定的名稱種類，在收集檔案基本情況的基礎上，建立干部工作業績檔案、能力檔案、認證檔案等，把檔案建設成為反映干部面貌的鏡子、記錄干部成長的錄像，促進干部管理和提拔的規范化。

2.加強人事檔案的信息化

人事檔案信息資源的開發，為人事工作和黨的中心工作奠定了良好的基礎。在長期實踐中，人事檔案部門積累并保存了大量的人事檔案資料，正朝著規范化、制度化的方向發展。人事檔案管理部門只有系統、有序、及時地開發人事檔案信息資源，滿足人事工作的需要，有效地為其提供利用，才能充分顯示出它的價值。

(1)建立干部人事檔案信息數據庫。人事檔案信息有無吸引力和競爭力，很大程度上取決于是否有豐富的信息儲量，只有將檔案個人各個時期、各個地方形成的有關德、才、能、績的材料都集中起來形成整體信息資源才能得到充分的開發和利用。

(2)建立干部人事檔案網絡化管理體系。及時采集和更新干部人事檔案信息數據，充分利用現代辦公設備形成干部人事檔案數據庫，使干部檔案數據化、信息化。通過局域網之間的相互聯結，在處理好使用權和管理權問題的基礎上，實行干部檔案的網絡化管理。

(3)建立干部個人電子檔案系統。可以把個人檔案中能夠公開的部分內容，比如個人的基本情況等用電子卡片的形式，制成電子檔案，便于檔案的查閱，實施干部人事檔案的自動化管理，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。

3.強化服務效能，發揮人事檔案作用

在市場經濟條件下，人事檔案應更好地發揮其歷史作用，將人力資源的開發建立在可靠、科學的基礎上，克服用人中的盲目性和隨意性，糾正以權謀私、任人唯親等不正之風，達到知人善任的目的。

(1)建立一支高素質的檔案管理人才隊伍，充分認識到檔案工作的重要性。人事檔案管理人員必須具有良好的政治素質和極強的工作責任心，這是做好人事檔案工作的必要素質。檔案管理人員還必須有很強的服務意識、創新意識和較高的業務素質，且熱愛安心此項工作。

(2)加強管理觀念的轉變，發揮干部檔案在管理上的作用。人事檔案管理屬于人事工作和檔案工作的重要組成部分，具有很強的管理性，而管理水平和管理效率的高低在很大程度上取決于管理人員。作為檔案工作的管理人員，必須做好檔案知識的宣傳，引導員工正確使用檔案?，F代人力資源管理下我們必須對人事檔案的功能進行重新的定位，應以尊重人、愛護人作為出發點，賦予人事檔案相對人的民主權利，改變傳統觀念，使檔案從被動服務變為主動。

(3)發揮干部檔案在選拔干部、任用干部時的基礎作用。在實際工作中，檔案管理部門應及時收集整理好干部各時期的檔案材料，并對最新的有效數據進行添加和更新，做好檔案信息的綜合分析，主動向人力資源管理部門提供最新且準確的信息數據，為領導準確選人用人、全面掌握干部隊伍的整體狀況提供第一手可靠的資料。

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作者單位:福建信息職業技術學院