關于信息管理原理問題的新思考

摘要:信息已經成為現代信息社會建設與發展的一種重要資源和資產。本文按照問題導向的邏輯思路，系統回答和闡述了信息管理原理需要回答的4個基本問題，嘗試為信息管理工作的科學、有效開展，提供基本的理論支持。作為系列論文的第二篇，我們將回答“信息管理能夠幫助用戶解決哪些基本問題”，并系統闡述信息管理的第四、第五和第六個基本原理。

關鍵詞:信息管理原理 用戶 增值 效益

在《關于信息管理原理問題的新思考——人們為什么需要信息與信息管理》一文中，我們討論了人們為什么需要信息和信息管理的問題，下面我們將討論信息管理能夠幫助用戶解決哪些基本問題，即信息管理可以使每個人和組織的生存與發展狀況變好，信息管理可以使現有資源的利用效果變好(增值等)，信息管理可以使組織的工作效率和企業經營管理效益變好。

一、有效的信息管理可以使個人和組織的生存與發展狀況變好——信息管理原理之四

在現代社會實踐中，有效的信息管理可以使每個人和組織的生存與發展狀況變好。這是因為，對于個人和組織來說，有效的信息管理可以使我們合理有效地管理時間，了解我們的長處和不足，支持我們更有效地進行決策，幫助我們反思取得良好業績或遭受失敗和損失的原因，提升我們的溝通能力和管理效率。

時間是一種獨特的資源。任何人和組織都十分重視對時間的有效管理和使用。管理大師德魯克認為，時間管理的關鍵“流程”之一就是“對時間的去處進行記錄”，即信息收集。在多數情況下，如果我們把一段時間內我們對時間的使用情況記錄下來，并做分析，就會發現其實我們是花費了大量的時間在“并不重要的事情上”了。所以，有效的信息管理可以使個人，尤其是組織的管理者或領導者充分認識到自己時間的使用情況，消除浪費時間的因素，整合“可酌情支配”的時間，并作出及時調整，提高對時間的使用效率。

了解自己的長處和不足，是個人和組織生存和發展的必要條件。有效的信息管理可以使我們及時獲得這方面的信息。譬如，我們可以利用反饋信息分析的方法來比較分析事前的預期信息和事情的結果信息，從而找出我們在進行事前決策和制定計劃方面存在的缺失及我們的優勢所在。這種有效的信息管理行為，對個人和組織的生存和發展都會帶來益處。但是我們還應當同時記住德魯克先生的忠告:“盡可能在缺乏能力的領域少浪費自己的精力，而把精力集中在自己能力強或技能高的領域。從低能力提高到一般能力需要花費的精力和努力，遠遠多于把一流的績效提高到卓越的績效的精力和努力。”①

有效的信息管理可以幫助我們“揚長避短”，選擇更有利于我們的生存和發展之路，進行可執行的正確決策，恐怕對個人和組織的生存和發展都是至關重要的事情。有效的信息管理可以幫助決策者明確決策的基本方向，提供必要的數據和信息支持(有時盡管是不全面的信息也很有幫助)，對不同的工作方案的實際價值和可執行性等做出合理判斷。在沒有任何信息之前，決策者實際上并不會搞清楚任何問題。而一個非常卓越的決策者所要堅持的“決策原則”就是:“在問題沒有弄清之前，我是不會采取行動的。”通過有效的信息管理，我們可以為決策者(個人或組織的管理者)提供信息“佐證”，并幫助決策者對“可選方案”做出明智的判斷。

在現代社會實踐中，溝通已經成為人們所關心的一個核心問題。德魯克認為“溝通”基本原理之一是:“溝通不同于信息傳遞，兩者的確在很大程度上相互對立，但又相互依存。”②“溝通離不開信息接受者。所謂溝通者，即信息發布者，自己并不能進行溝通。信息發布者只能發出信息。除非有人接收他發出的信息，否則就不存在溝通，而只存在噪聲。”③另外，我們在從事信息管理活動過程中，還應注意一點，即“信息傳遞越是能夠擺脫人的因素，也即感情、價值觀、期望和觀念等因素，那么就會變得越正確、可靠，信息含量就越大。信息傳遞是溝通的先決條件。信息總是在被編碼后才能進行傳遞。……，編碼必須為信息接收者知曉和理解。這就需要事先協調，即溝通。”④

總之，該原理告訴我們，有效的信息不僅可以幫助改善我們的生存環境，而且可以使我們的生存和發展狀況向好的有利的方面轉變，并由此提高我們在信息社會的發展能力。

二、信息管理可以使現有資源的利用效果變好——信息管理原理之五

人類社會的信息管理實踐表明，組織合理的信息管理可以有效地節約管理成本，降低能耗，增加產品的附加值。同時，信息管理也可以使信息本身增值。

信息管理的根本性目標或宗旨就是要保證人類已知信息得到充分的開發和利用，并通過這種社會管理活動，使作為信息管理主要對象的信息價值得以實現。實現信息價值的關鍵是“建設信息資源體系和信息系統網絡，開展信息活動，實現社會信息流從生產者到使用者的有序流動和有效利用。信息數量的增加(增值)主要通過對零散信息的識別、采集以及長期積累而成;信息的增值則要依賴對信息資源的篩選、組織與開發來實現。總的來說，信息管理的所有活動都是為了實現信息的價值增加，而信息管理活動的每一步驟，也都是為了實現信息增值。信息管理的效率是由信息增值的量作為衡量標準的。”⑤

林自葵對信息的“增值原理”進行了比較深入的闡述。他認為，信息增值主要是指信息內容的增值和活動效率的提高。通過對信息的收集、整合、存儲、加工、激活、傳遞和利用，我們可以實現使信息增值的管理目標。而信息管理所要實現的信息增值目標則包括:

第一，信息集成增值。它包含3個不同層次的信息增值:一是把零散的個別信息收集起來形成的信息集合。它不但增加了集合中個別信息的價值，而且增加了信息集合的整體價值。二是孤立的信息系統的集成。把相互隔絕的信息系統聯系起來，實現信息資源的有限網絡分布和在聯網范圍內的資源分享，不但增加了聯網范圍內信息資源的數量，更重要的是增加了一定范圍內的信息服務質量，大大提高了信息的存取效率與利用效率，節約了存取成本。三是社會整體的信息資源集成。把各個學科、各個地區、各個信息系統組成一個統一、協調的信息資源體系，實現社會水平的信息資源管理。協調和優化社會的信息收集、組織、傳播和利用體系。

第二，信息有序化增值。信息序化將克服混亂的信息流帶來的信息查詢和利用困難，提高查找效率，節約查詢成本。

第三，信息開發增值。有序的信息資源不僅能夠保證信息的可查詢性，而且能夠根據信息內容的關聯開發新的信息與知識資源。例如，通過傳播和內化一個組織中的信息資源，生產新的知識和信息，提高組織中的人力資源的質量。還可以從已有的信息資源和知識集合中尋找新的信息、知識和智慧資源;利用發達的交流網絡捕捉周邊環境的信息，并及時從中開發出解決問題的知識;開發人力資源，從潛在的信息資源中尋求知識與智慧等。

三、信息管理可以使組織的工作效率和企業經營管理效益變好——信息管理原理之六

在人類進入21世紀以后，幾乎沒有誰能夠否認這樣一個基本觀點:即通過有效地開展組織的信息管理可以不斷提升其工作效率;可以使一個企業的經營管理效益變好。這是因為，對任何一個組織或企業來說，能否有效地使其本身的信息流得到較好的控制和使用，都會直接影響到它們的人員流、物流、資金流的正常運作和使用效率。可以說，沒有科學有效的信息管理的支持，組織的工作效率將會受到極大的制約，企業的經營管理效益也無法得到基本的保障。

有效的信息管理往往是推動組織工作效率提升的“發動機”。如圖1所示，組織可以在有效的信息管理推動下，讓組織的各項管理職能(如決策、計劃、指揮、協調、控制、服務等)都得到及時、準確、系統、持續的信息支持，從而使組織的活動得到動態性的信息保證。有些社會組織管理之所以效率低下，主要成因之一就是這些組織的管理無法得到有效的信息支持和保障。誠然，有效的信息管理也應建立在對組織落后的管理體制、運轉機制、管理規范及管理方法的變革基礎之上。否則，有效的信息管理就會成為一句空話。具有諷刺意義的是:一些組織在沒有進行上述變革之前，就試圖通過信息技術的應用來提升組織的工作效率，結果是適得其反，反而進一步惡化了組織的內部工作環境，并造成了組織有限資源的巨大浪費。“官僚主義”橫行的組織，不適宜搞基于現代信息技術的信息管理，因為這樣做會使組織的“官僚主義”更為猖獗!所以，“基于信息的組織是一種平扁型組織。它所需要的管理層次遠遠少于傳統的組織”;“基于信息的組織實際上并不要求先進的‘信息技術’。它所要求的一切就是作出回答的意愿。何人、何時、何地需要什么信息?”⑥另外，“基于信息的組織要求進行自律，而自律反過來會使迅速決策和反映成為可能，從而實現巨大的靈活性和客觀的多樣性”;“基于信息的組織需要堅強、果斷的領導。……。基于信息的組織需要注重績效、講究自律和推行由基層向最高管理層逐級負責的制度。”⑦

對于企業來說，信息管理可以在很大程度上使企業的經營管理活動效益變好。信息管理是企業經濟活動的一個有機組成部分，尤其是在現代社會中求生存和發展的企業中，信息管理更是必不可少的重要活動。通過表1，讀者可以了解信息管理可以為企業帶來社會效益的基本情況。通過表2，我們可以了解信息管理可以為企業帶來經濟效益的基本情況。

信息管理是一種服務性的管理行為，它本身既可以直接創造價值，又可以有效地幫助組織或企業提升工作效率，增強組織和企業的生存和發展能力。這是因為，通過信息管理所獲得的信息或信息資源，可以物化在工作產品和服務產品中，也可以內化為人的智力中，從而會極大地提升組織的辦事能力，增強企業的市場競爭和生存能力，也會使組織或企業獲得更多的優秀人才，提高組織或企業的人力資源管理水平。卓有成效的信息管理所帶來的直接和間接性的實際收益包括:節省成本、節約時間、減少能耗、節省物料、減少資本閑置、提升資本收益、提高設備使用率、縮短研發周期、提高產品合格率、減少產品缺陷、避免服務瑕疵、促進信息共享和經驗交流、改善業務流程、增強風險決策能力、提升計劃的周密性、及時發現工作中存在的問題、防止矛盾激化、明確當時人的責任、促進員工成長、提升創新能力，等等。這方面的好處真是不勝枚舉。總之，不斷提升一個組織或企業的信息管理水平和管理能力，是組織或企業提高工作效率和績效水平的必由之路。

注釋:

①②③④⑥⑦德魯克著，沈國華譯.德魯克文集·個人的管理(第一卷).上海:上海財經大學出版社，2006年第2版:99，148，149，151，154~157。

⑤林自葵主編:《物流信息管理》，北京:清華大學出版社2006年第1版，第49頁。

作者單位:中國人民大學信息資源管理學院

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