關于建設工程檔案收集整理標準化的思考

摘要:針對建設工程檔案收集管理工作缺乏具體標準的情況，筆者結合多年的工作經驗，總結了檔案收集和整理工作中的一些標準化做法，供參考。

關鍵詞:建設工程檔案 收集 整理 標準化

作為城建檔案的主管部門和業務管理部門，城建檔案館在實際工作中除了執行有關部門頒發的行業標準，如建設部和檢驗檢疫總局頒發的GB/T50328-2001標準，建設部頒發的JGJ/T185-2009標準外，在具體的收集整理過程中缺乏一套操作標準或規程。各部門根據實際情況自行制定方案，有的根據工作經驗來執行。根據多年的工作經驗，我認為在實際的收集整理過程中，應該有一套切實可行的標準化體系來方便執行。

一、檔案收集過程的標準化

很多建設單位移交的工程檔案是有缺陷的。城建檔案工作人員要依據有關標準對他們報送的檔案進行檢查驗收。合格之后方能發放檔案合格證書。這個過程有的要反復幾次才能達到合格標準。因此我們許多部門執行的是預驗收和正式驗收兩道程序。在預驗收中先對出現的問題進行羅列，列出存在的問題和需要整改或補充的地方。

我認為在這個過程中，通過建立一套電子軟件系統來規范化、標準化這個審查驗收過程是切實可行的。

在預驗收過程中，通過表格化將工程的資料及竣工圖按各個專業分布排列，對每一套資料逐項進行檢查，如果某一專業缺乏相關資料或資料不合格，就在表格上進行登記，并注明整改的日期，經接收人和移交人簽字認可。這樣，審查過程就會在整個電子軟件系統中留下記錄，便于以后的查證。

在電子軟件系統中，還可包含一個預驗收記錄，對所有這套檔案中存在的問題進行歸納。待整改達到預驗收標準后，通過這個軟件系統，制作打印一份工程檔案預驗收合格證書發給建設單位。

在工程檔案所有問題整改完畢，工程檔案驗收合格后，再通過這個電子軟件系統打印一張工程檔案合格證書。這兩個證明書都分別編號，便于檢查核對。

因此，在這個電子軟件系統中包含了兩張表格，兩個證書，即工程檔案移交清單、工程檔案預驗收記錄、工程檔案預驗收合格證書和工程檔案合格證書。

通過這套系統，工程檔案的收集過程就很清楚地記載下來。問題的記錄，問題的整改，可以很清楚地反映在這個系統上面，而且打印和保存都很方便。

二、檔案整理過程中的標準化

目前由于技術條件的限制和工程檔案本身的特殊性，在檔案整理過程中還基本上是手工操作。因此，工作隨意性大，缺乏標準工具。

許多建設單位向城建檔案館移交的檔案資料的排列順序是混亂的。根據建設部GB/T50328-2001標準，可將這些資料系統化，順序規范化。但這個過程往往比較復雜，因為每個項目的檔案內容都是千差萬別的。

我們可以利用一個網格狀的設備實現這一過程的標準化。我們可以設計一個容器，分成許多小格子，依據GB/T50328-2001的要求對每個格子按順序進行標注。如第一格為工程施工許可證書、第二格為圖紙會審記錄、第三格為地基驗槽記錄、第四格為技術核定單、第五格為主要原材料及構配件出廠證明及試驗單目錄……依次類推。在這些格子的顯著位置張貼這些資料名稱的標簽，整理檔案時就將檔案中歸屬于這部分內容的資料放進每個相應的格子中，最后依先后順序匯總在一起便成為了一套完整的檔案資料。這樣做可減少人為誤差和提高工作效率，減輕檔案工作人員的勞動強度。

在檔案整理過程中竣工圖折疊和壓緊是一個很吃力的環節。操作人員在折疊圖紙后需要用設備將它們壓緊以方便裝訂。在這個過程中我發明了一個非常簡單的裝置。就是利用白鐵皮加工成一個長方形深桶，它的尺寸比A4紙幅面稍大一些，以方便圖紙進出為宜。將折疊好的圖紙放進深桶內，再在它上面放上一塊木板，將壓鐵放在木板上，一定時間之后便可取出圖紙進行裝訂。這樣做簡便易行，方便了操作人員的操作，減輕了工作量。在這之前我單位的工作人員是將折疊好的圖紙放在桌子上，放上木板壓上壓鐵，這樣做會導致不平衡，壓鐵很容易滑落，砸傷人體。

總之，在檔案整理過程中需要不斷地進行探索，許多標準化的方法有待我們去發現。如果盡可能多地實現整理過程的標準化，將最大限度地減輕工作人員的勞動強度，提高工作效率。

作者單位:中國工程物理研究院計劃部