談醫(yī)院科室檔案管理創(chuàng)新

摘要:針對醫(yī)院科室檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，我院在管理理念、管理組織、管理模式、管理內容以及管理手段等方面進行了研究創(chuàng)新，管理效益和經(jīng)濟效益顯著。

關鍵詞:醫(yī)院 科室檔案 管理 創(chuàng)新

醫(yī)院科室檔案是醫(yī)院各科室在醫(yī)療、護理、醫(yī)技、教學、科研以及管理活動中形成的，具有保存價值、以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。醫(yī)院科室檔案占醫(yī)院檔案的比例很大，搞好科室檔案管理對推動醫(yī)院科室管理工作具有非常重要的意義。醫(yī)院科室檔案分為兩類，一類是病歷、影像膠片等醫(yī)療類科室檔案，另一類是管理類科室檔案。近幾年，我院對醫(yī)療類科室檔案和管理類科室檔案進行了管理創(chuàng)新，取得了明顯成效。

一、科室檔案管理創(chuàng)新

2004年以來，我院集中研究新形勢下科室檔案工作的新規(guī)律、新特點，按照適應和滿足醫(yī)院改革發(fā)展的需求，對科室檔案工作進行管理創(chuàng)新研究。

1.管理理念創(chuàng)新——把科室檔案管理作為醫(yī)院文化建設的重要內容

以科室檔案價值取向為導向，重視收集和利用，將科室檔案管理真正看成是醫(yī)院文化的重要組成部分，在醫(yī)院文化管理的整體要求和規(guī)劃下，完善科室檔案管理職能，賦予醫(yī)院科室檔案更新的內容，科室檔案管理者要成為概念、知識的提供者，充分運用科室檔案中記載的知識服務于醫(yī)院文化建設①。醫(yī)院新技術、新項目的開展、特色項目的實施、特大手術的影像資料等重要資料，必須收集歸檔，并通過整理、歸納、提煉上升為一種醫(yī)院文化，長期發(fā)揮它的作用。

2.管理組織創(chuàng)新——創(chuàng)建新的科室檔案管理組織體系

設立科室檔案管理科。醫(yī)院為凸顯科室檔案管理的重要性，強化對科室檔案的管理，成立了科室檔案管理科，屬于職能科室，全面管理醫(yī)院科室檔案工作。

成立科室檔案質量專家督導小組。為確保醫(yī)院科室檔案質量的督導檢查，保證科室檔案質量持續(xù)改進提高，針對醫(yī)療、護理、醫(yī)技、教學四類科室檔案，分別對應成立了科室檔案專家督導檢查小組，每月對科室檔案質量進行督導檢查，對存在的問題及時提出整改意見，并對科室檔案工作的優(yōu)劣進行獎懲，成績記入年終總評。

設立科室檔案秘書。科主任是科室檔案管理的第一責任人，每個科室主任都必須指定一名人員擔任科室檔案秘書，管理科室檔案，科室檔案秘書對科主任負責。

3.管理模式創(chuàng)新——引入ISO9001:2000質量評價體系

長期以來由于科室檔案部門缺少統(tǒng)一的標準，醫(yī)院科室檔案管理基本沿用了達標升級的管理模式，致使醫(yī)院科室檔案工作滯后。而ISO9001:2000質量系列標準，作為一整套先進的國際質量標準，是單位同國際接軌，獲取市場準入，提升單位管理形象的一張通行證，是貫穿單位全員、全過程的質量管理體系標準。ISO9001:2000質量管理體系運用PDCA循環(huán)方式，特別強調過程控制和持續(xù)改進提高，使質量管理體系的水平達到螺旋式上升的效果。通過內外結合的監(jiān)督機制，保障了持續(xù)改進理念的落實，大大強化科室檔案管理水平，真正做到不斷提高，與時俱進。

4.管理手段創(chuàng)新——實現(xiàn)科室檔案管理數(shù)字化

醫(yī)院科室檔案信息數(shù)字化是一種新型科室檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地方的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現(xiàn)資源共享，是計算機大量應用于醫(yī)院管理的必然結果。

醫(yī)療類科室檔案。近幾年我院信息化建設走在了全省醫(yī)院的前列，LIS、PACS、CIS、EMR、NIS等以質量管理模塊為主的信息子系統(tǒng)相繼實施后，我院醫(yī)療類科室檔案已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息資料數(shù)字化、管理現(xiàn)代化和利用網(wǎng)絡化，實現(xiàn)了無紙化和無膠片化運作。

管理類科室檔案。我院科室檔案實現(xiàn)了單機數(shù)字化后，又依托醫(yī)院信息系統(tǒng)與北京眾邦公司聯(lián)合開發(fā)了檔案管理子系統(tǒng)，以綜合檔案室為中心與各科室檔案聯(lián)網(wǎng)，是一個集業(yè)務信息資料收集、發(fā)布、管理和利用于一體的信息平臺，主要包括業(yè)務管理和網(wǎng)上查詢服務子系統(tǒng)。

5.管理內容創(chuàng)新——科室檔案內容完整、規(guī)范、系統(tǒng)

我院除在規(guī)范科室檔案收集范圍、歸檔、借閱、存放、保管、移交、銷毀等內容外，又重點創(chuàng)新了一下管理內容:一是建立科主任、護士長任期管理科室檔案制度。為激發(fā)科主任、護士長對科室檔案管理的積極性，建立科主任、護士長任期管理科室檔案制度。二是行政科室檔案重點強化三類科室檔案的管理。按照上級主管部門的要求，我院對“醫(yī)德醫(yī)風科室檔案”、“繼續(xù)醫(yī)學教育科室檔案”、“衛(wèi)生專業(yè)技術科室檔案”三類科室檔案進行了重點管理，分別由紀委、科教科和醫(yī)務科負責填表、督辦、收集、檢查和管理，交綜合科室檔案室集中保管。三是為規(guī)范各種會議記錄，實行特派員督導會議制度。為使科室全面貫徹落實醫(yī)院各種會議精神，并做好會議記錄，我院派特派員即職能科室中層干部到臨床、醫(yī)技科室督導各種會議，對科室會議的準備、內容、形式、記錄、落實情況等進行全面督導。

二、取得的成果

1.發(fā)揮科室檔案信息教育和傳承作用

科室檔案的內容非常豐富，包括醫(yī)療、護理、行政管理、教學、醫(yī)技、精神文明等內容，對科室發(fā)展發(fā)揮著智力引擎作用，是醫(yī)院創(chuàng)新管理思維的知識倉庫。科室檔案在利用過程中發(fā)揮了教育作用，起到“前人之鑒后世之師”的作用;科室檔案是科室信息資源最好的傳承媒介，通過科室檔案這一信息載體，可以將科室核心制度實施、新技術新項目開展等有價值的東西傳承下去。

2.有利于減少醫(yī)療糾紛

新的《醫(yī)療事故處理條理》頒布后，實行“舉證責任倒置”，醫(yī)院對醫(yī)患糾紛負有提供證據(jù)的責任。在這種情況下，只有科室檔案記錄完整規(guī)范，才能提供具有說服力的證據(jù)，對減少醫(yī)患糾紛，構建和諧醫(yī)患關系，保護醫(yī)務人員合法權益，具有重要作用。

3.有利于從容應對檢查和評審達標工作

醫(yī)院分級管理達標、醫(yī)院質量管理效益年活動以及平時各項醫(yī)院檢查活動，都需要科室提供完整、規(guī)范的文件材料。科室檔案資料健全規(guī)范了，就能從容應對一切達標評審和考核檢查，做到有備無患。

4.產生了很大的經(jīng)濟效益

直接經(jīng)濟效益。我院科室檔案網(wǎng)絡化管理產生了比較客觀的經(jīng)濟效益，節(jié)約了大量的科室檔案成本。據(jù)統(tǒng)計，我院2009年科室檔案網(wǎng)絡化可為醫(yī)院節(jié)約270余萬元。其中影像科實施PACS每年可為醫(yī)院節(jié)約費用近250萬元，其中膠片246萬元，膠片袋2.6萬元;實施電子病歷每年可為醫(yī)院節(jié)約病歷、各種申請單等印刷費用約18萬元;行政辦公區(qū)實施OA辦公自動化后，每年可節(jié)約紙張約3.2萬元。

間接經(jīng)濟效益。通過科室檔案管理創(chuàng)新，使科室檔案資料健全、完整、規(guī)范，這樣可以使科室在今后的管理中少走彎路，提高管理水平和技術質量，從而產生巨大的間接經(jīng)濟效益。

注釋:

①吳曉琪.醫(yī)院檔案與醫(yī)院文化建設[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2002，13(6):44-45

作者單位:山東省沂水中心醫(yī)院