文書檔案的整理

文書檔案的整理工作，就是對零亂的和需要進一步條理的檔案進行基本的分類、排列和編目，使之組成有序體系的過程。本文將向大家介紹以案卷為單位的文書檔案整理工作。

一、文書檔案整理的內容

文書檔案整理工作的內容可以概括為文書檔案的系統化和基本編目兩個部分。系統化是指對彼此間存在某種關系的案卷，按照一定的方法組合在一起，構成完整的、具有有機聯系的整體，具體包括檔案的分類、案卷的排列和檔號的編制。基本編目主要是編制案卷目錄，以反映和介紹每一卷檔案的內容、狀況和特征。

二、文書檔案整理的原則

文書檔案整理工作的原則是:充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用。

1.充分利用原有的整理基礎。在正常的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業務部門按照歸檔要求整理好的案卷。對于已經整理過的檔案，檔案部門不必打亂重整。一般情況下，只要不是零散文件或原有基礎十分不好的案卷，都應盡量保持原有的整理體系。對于某些不合理處，可以做必要的加工補救，這樣既可以節約人力物力，減輕對檔案的損毀，又可以保證整理工作的質量和效率。

2.保持文件之間的歷史聯系。文件之間的歷史聯系，是指文件在產生和處理過程中形成的內部相互關系。檔案文件之間的歷史聯系，主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等四個方面。

(1)文件在來源方面的聯系。文件是以一定的機關及其內部組織機構或一定的個人為單位形成的，形成文件的單位構成了文件在來源方面不可分割的聯系。整理檔案，必須保持文件在來源方面固有的聯系。從全部整理工作來說，文件在來源方面的聯系是首要的。

(2)文件在時間方面的聯系。形成文件的機關、組織或個人進行工作活動，都有一定的時間范疇，這使文件之間具有一定的時間聯系。整理檔案時，必須保持檔案在時間上的密切聯系。

(3)文件在內容方面的聯系。文件是一個單位在行使職權、解決問題的過程中產生的，文件形成者特定的活動，使文件之間在內容上具有密切聯系。

(4)文件在形式方面的聯系，指文件在種類、名稱、載體或記錄方式等方面的聯系。文件的形式在一定程度上反映了文件的來源、時間和內容性質，構成了文件之間一定的聯系。因此，在某些情況下，檔案整理也必須保持文件形式方面的聯系。

3.便于保管和利用。這是文書檔案整理工作的基本出發點和最終要求。要根據文件的具體情況進行恰當的組合，以便既保持文件之間的歷史聯系，又便于保管和利用。

三、文書檔案整理的方法和步驟

(一)分類

首先，文書檔案的分類應遵循必要的邏輯規則，即正確設置類目，做到類目之間界限清楚、不交叉重疊。

其次，文書檔案的分類應體系原則性與靈活性的統一。一方面，各單位的文書檔案分類應堅持統一的分類原則、分類方法，另一反面，分類標準和分類方法的選用應從本單位檔案實體的特點和狀況出發，不宜照搬其他單位的分類方法。

最后，文書檔案分類方法和分類標準的選擇運用應具有連續性。無論是對撤銷單位的檔案進行整理還是對現行機關的文書檔案進行分類，都應注意分類方法和分類標準的前后銜接，不要輕易改動。

(二)案卷的排列

文書檔案經過分類、立卷后，必須進行系統的排列。文書檔案案卷的排列就是根據一定的方法，確定每類內案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的有機聯系。

(三)檔號的編制

檔號是用來反映和固定全宗內案卷以及案卷內文件的排列順序的一組符號。文書檔案的檔號是文書檔案實體管理編號的總稱，包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號和頁(張)號。

(四)檔案檢索工具的編制

檔案檢索工具是記錄和標識檔案的特征及存放位置，為查找檔案提供指引、依據的各種文字材料的總稱。檔案室常用的檢索工具有案卷目錄、全引目錄、專題目錄(卡片)、文號目錄與索引、人名目錄等。