中職畢業生人事檔案管理中存在的問題及對策

摘 要: 中職畢業生人事檔案管理中，由于畢業生對人事檔案的重視程度不夠、檔案管理不規范、檔案管理人員素質不高等問題，導致身份丟失，影響中職生的職業生涯。因此要采取相關的對策加強對中職畢業生的人事檔案管理:規范中職畢業生人事檔案管理制度，強化對畢業生的檔案觀念教育;創新管理模式，實現現代化的檔案管理;采取措施實現人事檔案的動態管理;加大人事代理工作力度，解除畢業生的后顧之憂;整合資源，一檔制管理;提高透明度，信息化管理;優化服務，“一站式”管理。

關鍵詞: 中職畢業生 人事檔案管理 問題 對策

中職畢業生檔案內容包括:學生學籍登記表、軍訓登記表、中考報名表、在校成績表、中職畢業生登記表、黨(團)材料、在校期間在校表現、體檢表、畢業生介紹信等。中職學校肩負著為國家培養技能人才的重任，面對激烈的人才市場競爭，中職學生比普通本科院校的學生面臨著更大的挑戰。中職畢業生人事檔案是學生從入學到畢業整個培養過程在德智體等方面發展狀況的真實記錄和反映。強化對中職畢業生的人事檔案管理，對深化教學改革，提高教育質量和管理水平，開拓人才信息資源，拓寬畢業生就業、擇業提供重要憑證，有著十分重要的意義。但由于種種原因，有些畢業生身份丟失，影響自己的職業生涯。

一、中職畢業生人事檔案管理中存在的問題

1.畢業生對人事檔案的重視程度不夠。一些畢業生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用不大”，另一些就業于私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。

2.檔案管理不規范。管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度;管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，導致檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業生提供優質服務了。

(3)檔案管理人員素質有待提高。目前檔案管理人員比較保守，缺乏創新意識，在用新方法、新技術管理檔案方面還缺乏新思路。當代檔案職業管理人員不僅應具備傳統技能，而且應具有信息技能，特別要加強計算機應用能力的學習，為檔案現代化管理提供準確快捷服務。

二、中職畢業生人事檔案管理的對策

為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，為廣大的畢業生提供高效、優質的服務，畢業生人事檔案管理部門應從以下幾方面入手:

1.規范中職學生人事檔案管理制度，提高中職人事檔案管理和服務質量，強化對畢業生的檔案觀念教育。中職必須對學生人事檔案的價值重新定位，重視學生人事檔案的建檔質量，加強畢業生人事檔案管理，嚴格按照相關規定及時將畢業生檔案送達學生就業單位，暫未就業的要及時向相關人才服務機構送達，杜絕隨意擱置。中職學校要加強對畢業生的檔案意識教育，樹立起重視個人檔案、保護自身利益的觀念。

2.創新管理模式，實現現代化的檔案管理。首先，要增強創新意識。在立卷制度上更新，在工作手段上改進。其次，要應用現代技術。加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前，計算機已應用于人事檔案管理工作當中，信息技術的應用使得借閱歸還檔案的速度大大提高，在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷。

3.采取措施實現中職畢業生人事檔案的動態管理。中職畢業生人事檔案動態管理，是指在檔案管理的生命周期內，注重管理活動的前后銜接和相互影響，體現全程與全方位的管理思想，強調管理過程的延續性和科學性，結合管理活動的各個環節，輔助現有信息技術，不斷進行檔案信息的挖掘與更新，從而使管理的全過程處于最佳的運行狀態，產生最佳的效果。中職畢業生人事檔案動態管理是系統論觀點和方法在檔案管理活動中的具體運用。應充分利用現有的信息技術，結合傳統的檔案管理流程，即在“收、管、用”的過程中合理靈活地運用動態管理模式，以達到目標與過程的統一。

4.加大人事代理工作力度，徹底解除畢業生的后顧之憂。隨著市場就業機制的實行，畢業生擇業時間進一步延長，根據這種情況，應加大為廣大畢業生實行人事代理的力度，使人事代理成為畢業生就業的有力保障。一是人事代理的范圍不斷擴大，在繼續做好“個人代理”的基礎上，積極向各高校聯系，宣傳人事代理政策，并制定對畢業生實行人事代理的優惠政策，對畢業生實行以學校為單位的“集體代理”;二是人事代理的內容進一步完善，對畢業生的轉正定級、落戶手續、養老保險等方面實行全方位代理，徹底解除畢業生的后顧之憂。綜上所述，在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作，既是社會主義市場經濟發展的需要，又是人事人才工作者義不容辭的責任。

5.整合資源，規范檔制管理。一個人的經歷和事件，不一定會在一時一地，所以，對大中專畢業生一生中所形成的各種材料搜集整理，要個人、有關部門和用人單位密切配合，整合資源，包括個人的學歷、技術職務、準入資格、遵紀守法、個人誠信及個人的工作經歷等方面的材料，有關部門和單位都有義務向其人事檔案管理部門提供。保證一人一檔，資源共享。

6.提高透明度，信息化管理。人事檔案管理信息化，主要就是人事信息電子化，人事信息查詢網絡化。在一定的授權范圍內，有關單位可以及時全面地了解其個人情況。同時在允許的范圍內，個人也可以了解自己的檔案信息，為檔案管理營造一個公開、公平的環境。

7.優化服務，“一站式”管理。人事檔案管理部門要提高為民服務的意識，提高服務質量;要創造方便、快捷的檔案轉遞、查詢途徑;要保證檔案的原始性、真實性和唯一性;要與其他有關部門一起拓展服務的范圍，讓這些管理對象也享受社會發展的成果。目前，應該積極尋求有關部門的支持，先期成立流動人員黨支部，搞好黨員管理;設立人才中心戶籍專戶，搞好戶籍管理。

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