制度是保障企業ERP系統運行的重要基石

[摘 要] 實施ERP是一場深刻的企業管理革命，它能夠大幅提高企業管理水平。但一些企業在實施ERP系統后并沒有達到預期的效果，而且不乏失敗的例子。本文結合本企業成功實施ERP的情況，從保障系統運行的制度建設方面，對制度的范圍、內容、執行以及制度制定時的注意事項等進行有益探討，指出制度在系統運行中不可替代的作用。為企業實施ERP在制度建設方面提供了一定的借鑒作用。

[關鍵詞] ERP;企業信息化;管理制度;管理創新

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 20 . 013

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)20- 0037 - 03

實施ERP是一場深刻的企業管理革命。是借用一種新的、科學的管理模式對企業舊的、傳統的管理模式進行改造，將企業按照職能劃分的業務管理轉變為按流程驅動的業務管理，它所代表的是先進的、行之有效的管理思想和方法。為保證實施后的ERP系統正常運行，除采取必要的強化培訓、提升執行力等措施外，建立行之有效的管理制度并貫徹執行，也是保證系統運行的最有效的手段之一。

一、必須建立系統運行維護體系

實施先進的ERP管理系統，會涉及到企業管理理念的變革，流程的新建、重組與再造及企業資源的整合。它不僅涉及企業運營的各個環節和相關的部門，而且帶來對原有企業業務流程和工作標準徹底的改變。必須通過相關管理制度的建立、修改與貫徹，才能發揮其系統管理的效果。

1.建立制度的必要性

ERP 的實施，不僅是企業管理技術和水平的提升，更是企業文化的一個組成部分，它幾乎滲透了企業管理的所有領域。要順應ERP的管理方式，就必須構建適應ERP系統管理的企業制度。

(1)構建適應業務流程的相關制度。ERP實行的是流程化的管理，打破了原來職能部門的條塊分割，實現了企業資源的統一管理和共享， ERP系統的實施在很大程度上改變了企業原有的管理流程。為此，企業的組織機構和職能也會發生改變。在ERP系統實施以前，企業管理基本都是圍繞某一業務功能或者是職能部門運行的，這些管理都不是基于跨部門的流程來設計的。實施ERP系統后，由于業務流程優化與管理細分，必然會使一些部門增減相應的職責和業務工作量。這些職責變化、業務的增減、崗位重新定位和劃分，必須用制度固定下來，在管理上形成新的習慣。

(2)構建人機協調一致的管理制度。實施ERP系統后，其系統本身需要操作人員與系統有效結合并同步運行。首要任務是改變過去人工管理的固有習慣，按照職能與崗位業務要求，在各模塊操作上，一是按系統授予的權限，各級人員嚴格按系統規程進行操作;二是按照管理細化的分工，及時準確地錄入數據;三是在系統出現問題時及時反饋主管部門解決。只有業務人員伴隨著業務的開展在系統中實時、準確操作，才能保證企業物流、信息流、資金流高度一致。另外，由于實施ERP系統建設，必須建立相應的管理單位，授予一定的管理職責與權限，以利于ERP系統維護與運行。

2.建立層級的維護制度

制度是圍繞系統運行建立的。一般來講可以將制度制定劃分為兩個層次進行:一是公司級層面，包括ERP主管單位制定的制度和部門(系統)按流程制定的制度;另一個層面是各使用單位針對具體業務變化制定的制度。即公司級與車間級制度。公司級制度是由負責公司總體運行的管理單位或負責某系統的責任單位制定。不僅要組織相關單位制定和修訂系統流程并用制度予以明確，而且要對流程和制度執行情況進行監督、檢查和考核。車間級為系統使用單位，負責制定本單位保證系統運行的相關管理辦法并對運行系統執行情況進行檢查和考核。通過兩級管理制度，明確了公司級ERP系統管理的責任部門和管理權限，也明確了車間級管理是在公司整體運行制度框架下內部細化到崗位的具體業務操作管理。通過兩級制度貫徹與執行，在系統操作手冊的指導下，才能使建設的ERP系統流程暢通，業務規范，信息流、物流、資金流空間與時間一致。

3.各層級主要制度的內容

制定或修改的制度是與企業建設時的業務再造緊密相關的，也是與企業管理水平息息相關的。公司ERP管理單位一般應建立以下相關制度:項目啟動前應發布《建設實施管理方案(制度)》，規范實施單位與參加的團隊人員;系統運行前發布的《業務人員系統操作管理制度》、《主數據管理制度》、《系統運行檢查與考核制度》、《培訓管理制度》等軟、硬件系統管理制度及操作人員規范管理制度等。這些制度包含了系統管理范圍、單位和人員職責、操作人員具體要求、固化的流程管理、應急處理與解決方案、檢查方式方法、檢查內容、獎懲細則、培訓管理，以及其他相關說明等有關規定。通過這些制度，建立起公司總體制度框架。除上述制度外，按流程驅動業務管理后，主管的業務部門相應也要建立相應制度。如生產系統針對生產管理的細化與提升，需要修訂調整生產計劃管理制度、半成品庫房管理制度、委外加工與工序外協管理制度等。另一方面，往往公司在實施ERP管理系統時，針對公司一些管理薄弱環節提出在某一方面進行管理提升，為此目標，在藍圖設計時強化了有關業務并進行了細化管理，對此也要制定專門制度予以保障。一般情況，在大企業實施系統建設往往分階段進行，不可能一下把系統所有管理模塊或管理功能全部建設完成，往往分階段建設實施。客觀上造成上線單位(先期實現ERP系統管理單位)與非上線單位(后期實現ERP系統管理單位)，一部分在系統操作，另外一部分仍按原管理方式進行。存在一些管理者不配合系統管理提升的需求，采取消極抵制的態度或做法。需要對原有制度進行局部調整、修改和強化執行，避免管理盲區和業務銜接不暢。

對于具體業務在系統中進行操作運行的單位，一般應建立一些保障系統運行的制度。如在生產方面，生產管理質的改變，其生產計劃由原日或旬班組計劃細化到具體時點及機臺訂單式管理。其生產訂單下達、按訂單配料、調度組織、工序交接與入庫、廢品管理等均發生巨大變化，而這些變化必須通過新的管理辦法予以明示，才能保證流程驅動業務管理。同時，隨著生產組織管理方式的改變，其他如材料管理、工時管理、成本管理、績效考核管理等內容與方式必然會發生變化，崗位與職責也會發生變化，必須重新進行相關管理制度的建立和對原有制度的修改，才能保證系統正常運作，實現公司集成與一體化管理。由于各生產單位變化內容不同，都需要對原有制度進行修訂工作。即使非上線單位，一般來講，各業務主管系統上線后，其業務管理必然發生變化，如財務系統上線后，其非上線車間成本歸集方式也必然發生變化，所以相應也要制定相關管理辦法。

4.制度的執行

為保證其系統功能最大限度的發揮，制度執行是最重要的一個方面。制度一旦下發就必須嚴肅認真執行，這樣才能保證ERP系統的穩定運行，達到預期效果。

制度執行一方面靠領導的驅動力和帶頭執行，另一方面靠業務習慣的逐漸建立。各級領導必須帶頭執行制度和檢查制度并按制度進行考核，督促本單位業務人員，按照系統設計的流程在系統中進行業務管理，避免系統操作與實際業務操作脫離，造成管理變成兩層皮，既增加人工成本又無法實現系統實時管控。同時，領導又是制度建立或修改的責任者，通過制定系統運行管理制度，了解其具體功能內容，才能在系統運行中協調并解決出現的問題。對于最終用戶(使用系統的業務人員)，開始就要完全按標準流程執行，規范系統操作，發現問題要及時上報、溝通、反饋。對于不學習新系統，不按制度辦事，經常出現業務操作錯誤，影響局部系統運行甚至造成系統癱瘓的最終用戶，應堅決調離本崗位。

二、制定制度時應注意的問題

1.新建制度與原有制度的關系

重建制度是一個企業非常困難和復雜的管理工作。在建立保障ERP系統運行制度時要打破一個誤區。企業實施ERP系統后，不可能對原有的業務管理全部推倒重來。因為系統設計的流程是在原有的基礎上按照系統功能進行局部業務的優化，是在原有基礎上建立的，不需要重建很多新制度。只是對應系統管理的特殊要求，對新增的管理要求建立新的制度，如數據管理制度等。多數是在原有的制度下進行補充和調整。對于新增的管理業務，在制定制度時，由于是剛剛建立系統，不可能制定得非常準確，可就主要職能、業務、流程等關鍵內容進行規范，不求枝節問題。其目的主要是先保證系統運轉。最好是先制定管理辦法進行試行。待運行一個階段后，再優化上升為制度或管理標準。對于業務個別局部流程或業務的修改，用管理通知明確即可。

2.制度建立的時間

一是在建設實施過程中，要考慮到業務和流程的變化而預先制定的制度。另一個是在系統運行階段內，由于業務和流程變化而反復出現的問題，為保證系統運行而制定的制度。在建設期一般要考慮在以下幾個方面建立相關制度:一是根據新系統本身運行要求，需要進行規定和明確的;二是新系統運行對其原有管理優化后在職能、流程、業務分工上有顯著變化的;三是增加新的管理內容需要開拓新的管理業務的。結合上述方面制定相關管理制度。在系統運行后，會不斷出現新情況、新問題，有些是系統功能能否滿足業務需要問題，有些是操作者操作問題，有些是業務變化帶來的相關管理問題，這需要業務主管部門、基層操作單位針對不同管理情況，結合自己管理特點，制定相應的規章制度，保證本單位在系統運行時處于受控狀態。

3.制度的持續與完善

制度制定后不可能一勞永逸，必須持續加以完善。這樣才能在執行過程中逐漸為大家接受和認可，成為企業文化的一部分。所以，制定制度有一個從點到線、從線到面，逐步積累，逐步適應、逐步完善的過程。新建與修改的制度可以從最初的部門管理通知開始，明確相關具體管理要求，逐漸以系統流程為主線，配以職責和業務操作要求，逐漸提升管理辦法，試行后上升為制度或管理標準。

總之，ERP系統是先進的，先進的系統是靠人來操作的，只有通過制度有效貫徹，才能將系統功能與人員操作有效融為一體，達到系統管理效果，提高企業管理水平。所以，制度是保證系統正常運行不可或缺的基石。

主要參考文獻

[1]葉俊.ERP環境下企業內部控制制度創新研究[J].金融經濟:理論版，2007(7).

[2]劉良惠，歐陽峰.ERP系統實施過程中的主要管理問題及其策略[J].企業經濟，2006(4).