淺析新時期我國秘書素質狀況

摘 要: 秘書是一個復雜廣泛的群體。隨著信息技術的日益發達，不論是企業還是高校，辦公手段日益先進，對外交流與合作日益密切和頻繁。秘書要適應新時期的發展，應具備更高的政治素養、更廣的業務素養、更專的公關素養。[1]因此，面臨嚴峻的形勢，秘書工作者必須全面提高自身的素質，適應知識經濟時代的要求。本文就在新時期的今天，怎樣努力提高秘書的素質為主題展開討論。

關鍵詞: 知識經濟時代 秘書 素質 提高

知識經濟時代是知識爆炸的時代，是高新科技迅猛發展、呼喚高素質人才的時代。無論是從日新月異的形勢發展和領導越來越高的工作要求來看，還是從秘書隊伍的現狀來看，當前，都迫切需要提高秘書隊伍的素質。秘書隊伍素質包括政治素質和業務素質，也就是說，秘書人員既要靠得住，又要有本事。秘書隊伍素質的提高，是各種主客觀因素綜合作用的結果，根本原因在于秘書人員的內在因素。

秘書工作的本質就是為領導服務，而充分發揮樞紐作用、參謀作用、助手作用、綜合協調作用和反饋溝通作用則是秘書工作的主旨和核心。在新的歷史時期，秘書人員要以積極態勢快速跟進，要不斷提高秘書隊伍的整體服務質量和水平，為秘書工作開辟一片新的天地。在新形勢下，不斷提高秘書隊伍的整體服務質量和水平是一項重要工作，而建立一支高素質的秘書隊伍，也是加強秘書人員自身思想政治建設亟待研究解決的一個新課題。秘書人員承擔著各種與領導活動有關的具體服務工作，要提高服務領導的水平，做到幫到點子上，謀到關鍵處，就必須具備良好的素質。[2]

一、新時期我國的秘書及秘書工作所面臨的問題

1.秘書工作人員的思想理論水平和政策水平不能適應新形勢的需要。

隨著信息技術的日益發達，一些新情況、新問題不斷出現。有些秘書對黨的現行路線、方針、政策缺乏深刻領會，對本地情況又不甚了解，因而使“上情”與“下情”難以有機結合，黨的路線、方針、政策難以及時貫徹執行;在處理下級的請示和報告時，因政策、法規知識掌握不多或理解不透，向領導提供的擬辦意見、方案就缺乏科學性和可操作性，致使領導指導工作時出現失誤，給下面的工作造成負面影響。

2.秘書的職能和角色作用發揮得不夠。

我國已進入一個新的歷史發展時期，全黨工作重點應是在本世紀頭二十年，集中力量，全面建設涉及十幾億人口的更高水平的小康社會，使經濟更加發展、民主更加健全、科教更加進步、文化更加繁榮、社會更加和諧、人民生活更加殷實。

然而，一些秘書在實際工作中未能真正履行其職能，沒能使縱向的承上啟下和橫向的聯絡協調產生較好的效能，沒能成功實現中央辦公廳在1985年1月召開了全國秘書長、辦公廳主任座談會(簡稱“85.1”座談會)上提出的“四個轉變”——工作方法由經驗性向規范性的轉變，工作形式由事務型向思考型的轉變，工作重心由熟悉局部向熟悉全局的轉變，工作思維由微觀思考向宏觀思考的轉變。①

二、秘書人員的思想品質、文化業務素質等方面的修養應與時俱進

1.深化認識，從思想上適應時代的要求。

事在人為，離開人的主觀能動性一切工作都無從談起。秘書除要增強工作的責任感、自豪感外，更要接受新事物，突破固有的思想障礙和思維模式，從觀念上大膽創新。一是增強科技意識。一方面多涉及一些現代科技知識，拓寬自己的知識領域，把握時代的脈搏，另一方面要用科技思維改造傳統的思維習慣，增強分析問題和解決問題的能力。二是倡導創新精神。在科學的基礎上，大膽突破，想前人未想，所提供的決策方案既有操作性，更要有超前性。真正樹立“無新不成文，無新不出方案”的意識，做到人無我有，人有我新，人新我特。在領導劃定的圈子里想問題辦事情固然不用承擔任何風險，但是長此以往將扼殺自己的創造性，最終不會進步。三是保持團隊意識。秘書既要強調個人素質，更要有團隊意識。靠兩個人包打天下的時代已經不復返，必須靠一支有敬業和協調能力強的隊伍才能成功。秘書工作也必須面對新形勢，迎接新挑戰，高標準，嚴要求，不斷創新，努力適應新形勢下工作快節奏、高效率、有序運轉的需要。

作為領導的參謀，隨著當今領導由過去的經驗型決策向現代的科學、民主化決策的轉變，秘書的參謀作用得到更為重要的發揮。因此，秘書首先要正確地理解黨和國家的路線、方針、政策及有關精神，全面準確地了解國內外有價值的情況，自覺地使用馬列主義的觀點、方法去觀察形勢，發現和分析問題，從而提出有價值的意見和建議。其次，秘書必須解放思想，與時俱進，開拓創新，服從而不盲從，提高工作主動性。要勇于打破陳舊的、不利于工作發展的頑固思想，比如安于現狀、不思進取的自滿思想，心胸狹隘、妒賢忌能的排他思想，畏首畏尾、安穩保守的畏難思想等;要增強求真務實、開拓創新的意識。所謂“身在兵位，胸為帥謀”，秘書要有敏銳的觸覺、清晰的頭腦、長遠的目光，胸懷大局意識，立足長遠，著眼當前，要善學、善思、善寫、善言，努力提高自身政治素養，扎扎實實當好領導的參謀。

2.強化經濟理論知識。

知識經濟時代將有更多的外國跨國公司進軍中國市場，從而將強化競爭機制，激發中國企業的競爭意識。當前，現代企業迫切需要的秘書人才，應該是創造型、符合型與協作型的。管理水平的競爭便是國際競爭的實質之一，我國企業要想在競爭中取勝，當然不能單純地依靠行政手段的干預，而必須借鑒國外企業的先進管理方法和成功經驗，創建新的管理模式，使企業管理盡快與國際接軌，從而在強手如林的國際競爭環境中占有一席之地。

管理并不是領導人或企業家的專利，就企業秘書而言，雖沒有決策權、指揮權，但他們除了能輔助決策當好參謀外，還能在企業的各類大型活動中盡顯其管理才能，從而構成現代企業管理中不可缺少的重要組成部分。因此，新時期的黨政機關或企業秘書同樣需要強化經濟理論知識，不失時機地參與指導機關或企業的管理活動，使自己的管理能力不斷提高。作為中國經濟、行政管理的輔助體系——秘書機構與秘書工作者如何在競爭日益激烈的情況下，研究新的經濟理論，制定新的經濟政策，探索一套適應中國特點的新的經濟管理模式與管理方法，以適應新形勢、新時期自然成為他們在素質素養方面的新任務。[3]

因此，秘書既要學習理論知識，又要向實踐學習。知識和能力是相輔相成的，無知則無能，但有知卻未必一定有能。能力素質是在科學理論指導下經過實踐的鍛煉而成熟，并在實踐中逐步提高的，它是文秘人員干好工作的根本。

3.充實現代科技知識，提高創新能力。

不管是黨政機關的行政秘書，還是工貿領域的企業秘書，都應明確地認識到:知識經濟時代，我國應承擔相應的義務。其中包括擴大對知識產權的保護范圍，如擴大到化工產品、藥品、食品、計算機軟件等領域，這將使我國的有關企業需支付專利的許可證費用來合法地購買西方發達國家的專利;我國政府也要嚴禁任何有損國家和企業名譽的侵權行為，國家黨政秘書與工貿企業秘書都將不同程度地涉及這一工作范圍。

在信息化快速發展的今天，作為一個以知識與信息輔助的秘書，毫無疑問創新能力將是對自身的一個突出要求。新時期，領導對秘書的輔助要求越來越多，秘書的作用發揮得如何，在很大程度上取決于其創新能力，沒有創新的意識，沒有創新的頭腦，沒有創新的思維，就不可能為領導決策提供有價值、有效的服務。因此，秘書必須強化創新意識。但要想創新，就要增強解放思想、改革開放意識，同時，要強調超前服務，時刻追綜行業新動向;要培養獨立思考的能力，克服從眾心理;要不斷充實自己，提高自己，學習新的管理模式，調整知識結構，擴充知識內容，提高整體的智能水平，擺脫舊的思維定勢的影響，不斷培養自己的創新能力。

由此可見，如何充實相關的科技知識，提高自身的創新能力，是擺在秘書工作者面前的一項緊迫任務。

4.拓寬知識領域，增強對外溝通能力。

在信息爆炸的時代，面對各種信息的“狂轟濫炸”，秘書工作者特別是基層秘書工作者，首先要增強對外溝通能力。單位要不斷把文秘人員交流出去，從而提高他們的素質，增強他們的活力，“流水不腐，戶樞不蠹”，始終保持秘書隊伍是一池活水。此外，英語已成為國際普通話，它是國際經貿交往的語言工具，各級各類秘書都要逐步掌握英語，有條件的更要精通英語，這是全球多邊貿易的基本要求。一方面，為了更快提高現代化辦公效率，秘書工作者必須盡量縮短母語和英語轉換的時間，以加快信息處理的速度。另一方面，不同行業的企業秘書，必須精通本行業的專業英語，以便成為本行業領導人參謀的行家里手。新時期對我國政府秘書尤其是基層政府秘書英語水平的提高也是一個極大的挑戰。以往的基層政府秘書由于接觸外界的機會很少，他們大都滿足于寫好公文開好會議，對于英語，大有“我是中國人何必學外文”之感慨，因而懂英語的為數極少。在信息交流頻繁的今天，基層政府的對外交往會不斷增多，用國際通用的英語進行溝通已是刻不容緩，這就要求基層政府秘書迅速提高英語水平，以排除語言溝通障礙，尋求與國外相關組織的更好合作。[4]

5.掌握電子商務②知識及其操作技巧，提高迅速反應能力。

在世界經濟全球化的大環境下，學習與借鑒國外秘書工作經驗是有必要的，我國已走向世界，同國際經濟接軌，參與國際競爭。互聯網技術的發展突破的不僅僅是人們工作的手段、操作的便捷，更多的是改變了人們的觀念。作為領先于時代的秘書必須從工作方法上改變領導的觀念，率先使用先進的工作平臺，更應學習與借鑒國外秘書的先進工作經驗，熟悉并遵守國際游戲規則。電子商務便是促使我國對外貿易順利進行的先進手段。電子商務是以計算機網絡為基礎，通過電子方式進行商業交換和行政作業的全過程。它主要包含三種形式:電子數據交換(EDI)、國際互聯網(Internet)、企業內部網(Intranet)。隨著電子商務的飛速發展，以及外國跨國公司的大量涌入，企業間的合作與競爭將更多地通過電子商務手段解決，無紙辦公、無紙貿易將成為現實。同時，每一個辦公室中的秘書面臨的都是與領導等同的網絡信息資源。因此，秘書工作者特別是企業秘書迫切需要掌握電子商務知識及其操作技巧，幫助企業更快更多地獲取利潤。如1997年，加利福尼亞的網絡組件生產商西斯科公司，利用互聯網在電子商務市場上與貿易伙伴建立了縱橫交錯的復雜聯系，并通過互聯網做成了32億美元交易，占其總銷售額的40%。不僅如此，這家公司還借助數字化的銷售渠道一年節省了4億美元。1998年，德國漢莎航空公司通過互聯網出售了大約4000萬馬克的機票。[5]

由此可見，掌握好電子商務的各種知識及其操作技巧，對于秘書工作人員來說是必不可少的。

三、結語

隨著辦公自動化和信息網絡環境的全面普及，現代秘書工作加快了與國際接軌、與時代同步的進程，呈現出與傳統秘書工作截然不同的職業特點，并朝著職業化、科學化、職能強化和任職資格化的趨勢發展。在信息技術先進的今天，高素質秘書是社會的棟梁之才。他們必須具備一定的秘書能力與素質，在此基礎之上，理論聯系實際，用于管理工作中。新的世紀為秘書工作的建設確立了新的目標，為秘書的成才、發展提供了新的機遇，也對秘書人員的素養提出了更高更新的要求，秘書只有與時俱進、不斷創新，才能適應時代的要求。

注釋:

①中央辦公廳于1985年1月召開的全國秘書長、辦公廳主任座談會(簡稱“85.1”座談會)上提出。

②是指整個貿易活動實現電子化。從涵蓋范圍方面可以定義為:交易各方以電子交易方式而不是通過當面交換或直接面談方式進行的任何形式的商業交易;從技術方面可以定義為:電子商務是一種多技術的集合體，包括交換數據(如電子數據交換、電子郵件)，獲得數據(共享數據庫、電子公告牌)，以及自動獲取數據(條碼)等。

參考文獻:

[1]張宗英.從高校秘書的角色談其素質要求[J].世紀橋，2006，(5).

[2]任群.秘書理論與實踐.重慶出版社出版，1991:3.

[3]謝世洋.淺析秘書素養技能.秘書，2005.2，總第218期.

[4]劉凡.加入WTO對中國的影響.秘書，2003.12，總第214期.

[5]王東臨.電子公文所涉及的標準化問題.秘書之友，2004.6.